Zakup materiałów pomocniczych z dowodem wewnętrznym

- Przedsiębiorca (podatnik VAT czynny) prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Zdarzenia gospodarcze ewidencjonuje w prowadzonej metodą kasową podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Okazjonalnie zdarza się, że na zakup materiałów pomocniczych w sklepach detalicznych bierze wyłącznie paragon fiskalny. Czy zakup materiałów pomocniczych może być udokumentowany dowodem wewnętrznym i na podstawie tego dokumentu wprowadzony do podatkowej księgi przychodów i rozchodów po stronie kosztów uzyskania przychodów? – pyta czytelnik.

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT).

Aby wydatek poniesiony przez podatnika był dla niego kosztem uzyskania przychodu, musi spełniać następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie są kosztem uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż on sam),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Wymagane formalności

Ustawa o PIT nie określa sposobu dokumentowania poniesionych wydatków, odsyłając w tym zakresie do odrębnych przepisów.

Przedsiębiorca prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. Szczegółowe zasady prowadzenia tej ewidencji określają przepisy rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 728; dalej: rozporządzenie).

Stosownie do § 12 ust. 3 rozporządzenia, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, czyli:

1) faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami", wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub

1c) dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o PIT, zawierające co najmniej:

a) datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym zmniejszane są koszty uzyskania przychodów lub zwiększane są przychody,

b) wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie umowy albo innego dokumentu, będących podstawą do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów związanych z płatnościami dotyczącymi transakcji określonych w art. 22 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej przeprowadzonych bez pośrednictwa rachunku płatniczego,

c) wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody,

d) podpis osoby sporządzającej dokument, lub

2) inne dowody, wymienione w § 13 i 14 rozporządzenia, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

Dokumenty te muszą być oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi ujętymi na jego podstawie.

Dopuszczalne są inne kwity

Stosownie do § 13 rozporządzenia, za dowody księgowe uważa się również:

1) dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;

2) noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;

3) dowody przesunięć;

4) dowody opłat pocztowych i bankowych;

5) inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia.

Tylko w określonych przypadkach

Z kolei, zgodnie z § 14 ust. 1 rozporządzenia, na udokumentowanie zapisów w księdze dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające:

- przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość,

- w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Dowody wewnętrzne, stosownie do § 14 ust. 2 rozporządzenia, mogą dotyczyć wyłącznie:

1) zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;

2) zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0);

3) wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;

4) zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;

5) kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;

6) zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;

7) wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;

8) opłat sądowych i notarialnych;

8a) opłaty skarbowej uiszczanej znakami tej opłaty do 31 grudnia 2008 r.;

9) wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

Warunek jest spełniony

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że czytelnik okazjonalnie nabywa materiały pomocnicze w jednostkach handlu detalicznego, który to zakup udokumentowany jest wyłącznie paragonem fiskalnym. Wątpliwości sprawdzają się tu do wyjaśnienia, czy zakup materiałów pomocniczych może być udokumentowany dowodem wewnętrznym i na podstawie tego dokumentu wprowadzony do podatkowej księgi przychodów i rozchodów po stronie kosztów uzyskania przychodów.

Sporządzanie dowodów wewnętrznych jest dopuszczalne m.in. na udokumentowanie zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych >patrz ramka.

Jeżeli wystawiane przez czytelnika dowody wewnętrzne potwierdzające transakcje zakupu materiałów pomocniczych w jednostkach handlu detalicznego spełniają wymagania określone przepisami rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, to dokumentowanie wydatków związanych z zakupem ww. towarów dowodami wewnętrznymi jest dopuszczalne, stosownie do § 14 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia.

Uwaga! Dowód wewnętrzny musi jednak zawierać dane wskazane w § 14 ust. 1 rozporządzenia, tj. datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków oraz przy zakupie: nazwę towaru, a także jego ilość, cenę jednostkową i wartość, aby możliwe było ujęcie takiego wydatku w kosztach uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o PIT.

Czasem wystarczy paragon

Zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych może być, z zastrzeżeniem § 14 ust. 2 pkt 4 rozporządzenia, dokumentowany paragonami zaopatrzonymi w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon – określającymi ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru (§ 14 ust. 4 rozporządzenia). Wydaje się zatem, że zamiast wystawiać dowód wewnętrzny czytelnik może wprowadzić do podatkowej księgi przychodów i rozchodów posiadany paragon, jeśli spełnia ww. wymogi.

Autor jest doradcą podatkowym

Jak powinien wyglądać dowód

Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała. Dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, to podatnik posiadający ten dowód musi przeliczyć walutę obcą na złote, po obowiązującym w dniu operacji kursie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej (§ 12 ust. 4 rozporządzenia).

Definicja zmieści wiele produktów

Materiałami pomocniczymi są materiały niebędące materiałami podstawowymi, które są zużywane w związku z działalnością gospodarczą i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości (§ 3 pkt 1 lit. c rozporządzenia).

Koszty VAT Dowody Wewnętrzne

Pozostało 95% artykułu

2 / 3

artykułów

Czytaj dalej. Subskrybuj