Czy z kasy założonej przez pomyłkę wolno zrezygnować w każdej chwili

Od 2014 r. realizuję sprzedaż na rzecz osób fizycznych. W kolejnych latach korzystałem ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania przy użyciu kasy rejestrującej z uwagi na osiągane obroty. W 2016 r. zainstalowałem kasę rejestrującą, gdyż – jak się okazało – błędnie określiłem (zawyżyłem) obrót za poprzedni rok podatkowy. Faktycznie obrót ze sprzedaży na rzecz ww. podmiotów wyniósł u mnie w 2015 r. poniżej 20 tys. zł. Limitu tego nie przekroczyłem również w 2016 r. W 2017 r., jak i w latach następnych planuję ograniczyć liczbę świadczeń na rzecz osób fizycznych (a docelowo nawet zrezygnować z takiej działalności). Nigdy nie wykonywałem czynności podlegających bezwzględnemu obowiązkowi zaewidencjonowania. Czy mogę zrezygnować obecnie z kasy rejestrującej założonej przez pomyłkę? –pyta czytelnik.

Dla większości podatników, którzy sprzedają towary lub usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, istnieje obowiązek prowadzenia ewidencji przy użyciu kasy rejestrującej (art. 111 ust. 1 ustawy o VAT). Ustawodawca przewidział jednak w niektórych przypadkach możliwość zwolnienia podatników od konieczności ewidencjonowania takiej sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Zgodnie z § 2 ust. 1 rozporządzenia ministra rozwoju i finansów z 16 grudnia 2016 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (dalej: rozporządzenie z 2016 r.), ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania (nie później jednak niż do 31 grudnia 2017 r.) mogą skorzystać podatnicy, którzy wykonują wyłącznie czynności określone w załączniku do rozporządzenia. W załączniku wymieniono czynności zwolnione przedmiotowo z tego obowiązku. W § 3 ust. 1 rozporządzenia z 2016 r. wskazane zostały również inne podstawy zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania.

Do 20 tys. zł rocznie

I tak, zgodnie z § 3 ust. 1 pkt 1, zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania podatników, u których obrót zrealizowany na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym kwoty 20 tys. zł, a w przypadku podatników, którzy rozpoczęli sprzedaż na rzecz ww. osób fizycznych w trakcie poprzedniego roku podatkowego (czyli krócej niż 12 miesięcy), limit ten zmniejsza się proporcjonalnie do okresu wykonywanej działalności w poprzednim roku podatkowym.

Co warte odnotowania, analogiczne przepisy znajdowały się również w rozporządzeniu ministra finansów z 4 listopada 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (por. § 2 ust. 1 w zw. z § 3 ust. 1 pkt 1 ww. rozporządzenia), jak i w poprzednio obowiązujących rozporządzeniach dotyczących zwolnień z obowiązku ewidencjonowania.

Dopuszczalne w dowolnym czasie

Co jednak w przypadku, gdy podatnik podlegający zwolnieniu z obowiązku ewidencjonowania w poprzednich latach zainstalował kasę rejestrującą i rozpoczął za jej pomocą ewidencjonowanie sprzedaży przez pomyłkę, wynikającą np. z nieznajomości przepisów lub – jak w analizowanej sprawie – z nieprawidłowego określenia limitu sprzedaży uprawniającego do stosowania zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania? Czy taki podatnik ma prawo obecnie zrezygnować z kasy rejestrującej?

Odpowiedź na to pytanie jest twierdząca. Podatnik może zrezygnować z kasy rejestrującej, pod warunkiem że spełniał i w dalszym ciągu spełnia wszystkie kryteria niezbędne do zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, tak na podstawie poprzednio obowiązujących przepisów, jak i na mocy rozporządzenia z 2016 r. Jeżeli zatem wobec takiego podatnika do chwili obecnej nie powstał obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży na rzecz osób fizycznych oraz rolników ryczałtowych przy użyciu kasy rejestrującej, to brak jest jakichkolwiek przeciwwskazań do zaprzestania ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej. Podatnik ten ma prawo do rezygnacji ze stosowania kasy rejestrującej w dowolnym czasie (ani ustawa o VAT, ani rozporządzenie z 2016 r. nie wskazują konkretnego terminu w tym zakresie). Dotyczy to podatników, którzy założyli kasę pomyłkowo lub dobrowolnie, choć korzystali i w dalszym ciągu korzystają ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania.

Aż do powstania obowiązku

Podatnik ma prawo do zwolnienia z prowadzenia ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej do momentu powstania takiego obowiązku. Rozporządzenie z 2016 r. w § 4 ust. 1 określa katalog dostaw towarów i usług, których sprzedaż wiąże się z bezwzględnym obowiązkiem ewidencji przy użyciu kasy rejestrującej i to od początku prowadzenia działalności. Dotyczy to m.in. sprzedaży perfum i wód toaletowych, świadczenia usług przewozów pasażerskich i taksówkowych, a także usług fryzjerskich i kosmetycznych. Jeżeli zatem np. podatnik wykona którąkolwiek z czynności wymienionych w § 4 ust. 1 i 2 rozporządzenia z 2016 r., to nie będzie mógł zrezygnować z prowadzenia ewidencji za pomocą kasy rejestrującej.

Uwaga na konsekwencje

Nawet jeśli podatnikowi przysługuje prawo zaprzestania ewidencjonowania przy użyciu kasy rejestrującej, to powinien on dokładnie przemyśleć konsekwencje takiego działania.

W analizowanej sytuacji czytelnik przez pomyłkę rozpoczął ewidencjonowanie sprzedaży na rzecz osób fizycznych w 2016 r. (pomimo, że podlega faktycznie zwolnieniu z obowiązku ewidencjonowania). Podmiot ten korzysta ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania również na podstawie obowiązujących przepisów (§ 3 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia z 2016 r.), gdyż w poprzednim roku podatkowym nie przekroczył limitu 20 tys. zł w zakresie sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Tym samym, jest on uprawniony do zrezygnowania z kasy rejestrującej (zwłaszcza, że nie wykonuje czynności podlegających bezwzględnemu obowiązkowi zaewidencjonowania). Jest to tym bardziej uzasadnione z uwagi na to, że czytelnik planuje ograniczyć jeszcze skalę sprzedaży na rzecz osób fizycznych, a w przyszłości być może całkiem się z wycofa z tego rodzaju działalności.

Po pierwsze, w rozpatrywanej sytuacji rezygnacja z kasy rejestrującej jest obwarowana koniecznością spełnienia obowiązków wymienionych w § 15 ust. 1 rozporządzenia ministra finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących. Stosownie do tego przepisu, w przypadku zakończenia przez kasę pracy w trybie fiskalnym podatnik musi wykonać raport fiskalny dobowy i raport fiskalny okresowy (miesięczny).

Po drugie, podmiot ten musi złożyć do właściwego naczelnika urzędu skarbowego wnioski: o odczyt pamięci fiskalnej kasy (w terminie siedmiu dniu od dnia zakończenia pracy kasy w trybie fiskalnym) oraz o wyrejestrowanie kasy z ewidencji prowadzonej przez tego naczelnika.

Kolejno, podatnik rezygnujący z kasy powinien odczytać zawartość pamięci fiskalnej przez wykonanie raportu rozliczeniowego za cały okres pracy kasy przy pomocy serwisanta i w obecności pracownika urzędu skarbowego (odczyt taki kończy się co do zasady spisaniem protokołu z odczytu przez ww. pracownika urzędu).

Co więcej, jeśli czytelnik zrezygnuje z kasy w 2017 r., to będzie musiał zwrócić kwotę ulgi przyznanej na zakup kasy rejestrującej, gdyż rezygnacja nastąpi przed upływem trzech lat od rozpoczęcia ewidencjonowania (art. 111 ust. 6 ustawy o VAT).

—Katarzyna Bartniak jest młodszą konsultantką podatkową w ECDDP Sp. z o.o.

—Ewelina Kalita jest kierownikiem Zespołu ds. Podatków Pośrednich w ECDDP Sp. z o.o.

podstawa prawna: § 2 ust. 1 i § 3 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia ministra rozwoju i finansów z 16 grudnia 2016 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (tekst jedn. DzU z 2016 r. poz. 2177)