- dokonując w odpowiednim czasie załadunku, przeładunku i wyładunku towaru,
- uzyskując i/lub wypełniając wszystkie niezbędne dokumenty przewozowe.
Zdarza się, że strony kontraktu międzynarodowego dzielą się gestią transportową w ten sposób, że eksporter dostarcza je do określonego miejsca, organizując w tym zakresie transport i ponosząc koszty z tym związane, a od tego miejsca, aż do miejsca docelowego za transport odpowiada już kupujący. W przypadku wspomnianej formuły EXW taka sytuacja nie ma miejsca.
EXW oznacza obowiązek złożenia przez eksportera (sprzedającego) towaru w oznaczonym miejscu, w ustalonym dniu, przy czym miejscem tym jest z reguły magazyn sprzedającego lub miejsce wytwarzania towaru, bądź to, w którym produkt znajdował się w miejscu podpisania umowy (np. może znajdować się na polu, w fabryce). Błędem, który popełniają początkujący handlowcy, jest utożsamianie miejsca dostawy w EXW z siedzibą sprzedającego. Tymczasem siedziba firmy kontrahenta i jego magazyn, w którym składowane są towary, mogą być od siebie oddalone o setki, a nawet tysiące kilometrów.
Prawidłowo dokonana dostawa oznacza więc złożenie towaru w magazynie. Musi on być wyodrębniony na potrzeby danego kontraktu, oznakowany i opakowany, chyba że zwyczajowo towar danego rodzaju przewozi się bez opakowania. Jeżeli te warunki są spełnione, to w dniu ustalonym w kontrakcie, jako data dostawy, sprzedający prawidłowo wypełnia swoje obowiązki. I należy mu się zapłata za dostarczony towar (w terminie i w formie wynikających z umowy). Zatem istotą tej formuły jest zdjęcie ze sprzedającego jakichkolwiek obowiązków związanych z transportem.
Zgodnie z formułą EXW to kupujący posiada gestię transportową. Na jego barkach ( i jego portfelu) spoczywa obowiązek wynajęcia przewoźnika lub wykorzystania własnych środków transportu i podjechania ustalonego dnia do magazynu (na pole, do zakładu produkcyjnego) sprzedającego. Co istotne, sprzedający udostępnia magazyn, ale nie ma obowiązku dokonania załadunku na podstawiony pojazd. To także należy do obowiązków kupującego. W praktyce, zarówno ze względów logistycznych, jak i utrzymywania dobrych relacji z partnerem, przy poszanowaniu pewnych dobrych obyczajów kupieckich pracownicy eksportera często dokonują lub pomagają w dokonaniu załadunku. Jednak takie działanie wynika z dobrej woli sprzedającego, a nie z obowiązku wynikającego z wykładni formuły EXW. Warto o tym pamiętać.