Jak ewidencjonować wydatki na użytkowanie samochodu

- Od lutego br. rozpocząłem działalność gospodarczą opodatkowaną PIT według zasad ogólnych (skala podatkowa). Jestem zwolniony podmiotowo z VAT. W prowadzonej działalności wykorzystuję samochód osobowy, który jest moją własnością, nie jest jednak wprowadzony do ewidencji środków trwałych. Wydatki związane z używaniem pojazdu (głównie paliwo) zaliczam w koszty uzyskania przychodów według tzw. kilometrówki. W której kolumnie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, którą prowadzę, powinienem ujmować te wydatki? – pyta czytelnik.

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT). Aby zatem wydatek poniesiony przez podatnika był dla niego kosztem uzyskania przychodu, musi spełniać następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których – zgodnie z art. 23 ustawy o PIT – nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Wyłączenie

Stosownie do art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Uwaga! Prawo do odliczenia niektórych wydatków związych z używaniem samochodów osobowych niebędących środkami trwałymi może podlegać ograniczeniom również na podstawie innych przepisów. Tak jest np. w przypadku wydatków na ubezpieczenie pojazdu (zob. interpretację Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 17 lutego 2016 r., ITPB1/4511-1157/15-3/WM). Na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o PIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów składek na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20 000 euro, przeliczona na złote według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia, w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia.

Zakup paliwa, przeglądy techniczne

Ustawa o PIT nie definiuje pojęcia „wydatki z tytułu używania". W praktyce przyjmuje się, że są to wszelkie wydatki, które podatnik ponosi w związku z wykorzystywaniem samochodu osobowego dla potrzeb swoich, jako podmiotu gospodarczego, np. takie jak zakup paliwa, wymiana oleju, koszty drobnych napraw i części zamiennych, przeglądów technicznych, ubezpieczenia, opłaty parkingowe oraz za przejazd autostradą, pod warunkiem ich zgodnego z przepisami udokumentowania (interpretacja Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 17 lutego 2016 r., ITPB1/4511-1157/15-3/15/WM).

Stawka zależy od pojemności silnika

Stawka za jeden kilometr przebiegu pojazdu to stawka określona dla samochodów osobowych, uwzględniająca odpowiednio pojemność silnika (zob. art. 23 ust. 4 ustawy o PIT). Stawki te są określone w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU z 2002 r., nr 27, poz. 271 ze zm.) Stosownie do § 2 ust. 1 pkt 1 lit. a i b ww. rozporządzenia, koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż dla samochodu osobowego:

a) o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,

b) o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł.

Przykład

Na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej przedsiębiorca używa własnego samochodu osobowego (o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3) niebędącego jego środkiem trwałym. Koszty związane z eksploatacją samochodu są rozliczane na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu, do której wpisywane są faktury za poniesione wydatki (paliwo, przegląd i naprawy pojazdu, polisa ubezpieczeniowa itp.) zawierające numer rejestracyjny pojazdu, do wysokości wynikającej z przemnożenia kilometrów faktycznego przebiegu wynikającego z ewidencji przebiegu oraz stawki za 1 km wynoszącej w przypadku samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł za jeden kilometr przebiegu pojazdu. W lutym 2017 r. przedsiębiorca przejechał w celach służbowych tym samochodem 1000 km, więc ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów faktycznie poniesione wydatki z tytułu używania pojazdu, jednak do wysokości nie wyżej niż iloczyn liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz „urzędowej" stawki za 1 km przebiegu wynoszącej w tym przypadku 0,8358 zł za jeden kilometr przebiegu pojazdu. Limit kosztów z tytułu używania tego samochodu osobowego wyniósł zatem w lutym 2017 r. 835,80 zł (1000 km x 0,8358 zł).

Dwa źródła do porównania

Organy podatkowe przyjmują, że wydatki z tytułu używania samochodu powinny być udokumentowane podwójnie, tj.:

- ewidencją przebiegu >patrz ramka,

- dokumentami potwierdzającymi poniesione wydatki.

Zasadą jest przy tym, że do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć kwotę niższą (zob. interpretację Izby Skarbowej w Łodzi z 22 czerwca 2011 r., IPTPB3/423-40/11-3/KJ).

Przykład

Jeżeli w lutym 2017 r. faktycznie poniesione przez podatnika znanego z poprzedniego przykładu wydatki z tytułu używania pojazdu (udokumentowane fakturami) wyniosłyby:

wariant I: 832 zł , to kosztem uzyskania przychodów byłaby suma faktycznie poniesionych wydatków

wariant II: 948 zł, to kosztem uzyskania przychodów byłaby kwota wynikająca z zastosowania kilometrówki, tj. 835,80 zł.

Na udokumentowanie wydatków poniesionych w związku z użytkowaniem samochodu niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych niezbędne jest posiadanie oryginalnych dowodów ich poniesienia, tj. faktur. Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu nie zwalnia bowiem podatnika z obowiązku posiadania dowodów ponoszonych wydatków (por. interpretację Izby Skarbowej w Warszawie z 7 kwietnia 2011 r., IPPB3/423-62/11-5/AG).

Skoro – jak wynika z listu – przedsiębiorca będzie faktycznie wykorzystywał prywatny samochód osobowy na potrzeby prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej, to wydatki na użytkowanie tego samochodu do firmowych celów (koszty zakupu: benzyny, olejów i innych materiałów eksploatacyjnych, koszty napraw, koszty ubezpieczenia OC/AC/NNW itp.) mogą stanowić koszt uzyskania przychodów w tej działalności. Podlegają one zaewidencjonowaniu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów przedsiębiorcy do wysokości ww. limitów.

Warunkiem koniecznym dla zaliczenia przez przedsiębiorcę tych wydatków związanych z eksploatacją własnego samochodu osobowego do kosztów uzyskania przychodów działalności gospodarczej jest właściwe prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów oraz prawidłowe udokumentowanie poniesionych wydatków, będących podstawą do ujęcia w ewidencji przebiegu pojazdów (interpretacja Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 17 lutego 2016 r., ITPB1/4511-1157/ 15-3/WM).

Przedsiębiorca może zatem zaliczyć wydatki związane z używaniem prywatnego samochodu osobowego na cele działalności gospodarczej do kosztów uzyskania przychodów do wysokości ww. limitów i zaewidencjonować je w prowadzonej podatkowej księdze przychodów i rozchodów po stronie kosztów uzyskania przychodów:

W kolumnie 13

Jak wynika z objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, kolumna 13 jest przeznaczona do wpisywania pozostałych kosztów (poza wymienionymi w kolumnach 10–12), z wyjątkiem kosztów, których zgodnie z art. 23 ustawy o PIT nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów. W kolumnie tej wpisuje się w szczególności takie wydatki, jak: czynsz za lokal, opłatę za energię elektryczną, gaz, wodę, c.o., opłatę za telefon, zakup paliw, wydatki dotyczące remontów, amortyzację środków trwałych, składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracowników w części finansowanej przez pracodawcę, składki na ubezpieczenie wypadkowe pracowników, wartość zakupionego wyposażenia. Wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych samochodu osobowego, w tym także będącego własnością osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej należy wpisywać w tej kolumnie po zakończeniu miesiąca na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków. Suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, w poszczególnych miesiącach, ustalona od początku roku podatkowego, nie może przekraczać kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres, czyli kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach przez właściwego ministra.

Schemat ewidencjonowania

28 lutego 2017 r. podatnik sporządził miesięczne zestawienia poniesionych wydatków z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych samochodu osobowego (nr 2/2017). Z zestawienia wynika kwota:

wariant I: 832 zł – kosztem uzyskania przychodów jest suma faktycznie poniesionych wydatków >patrz wzór

wariant II: 948 zł – kosztem uzyskania przychodów jest kwota wynikająca z zastosowania kilometrówki, tj. 835,80 zł.