Co zrobić z nadwyżką środka trwałego

Jeśli podczas inwentaryzacji w firmie został ujawniony składnik majątku, który nie był do tej pory wpisany do ewidencji, to w pierwszej kolejności trzeba wyjaśnić przyczyny takiego stanu rzeczy. To podstawa prawidłowego ujęcia wyników spisu w księgach.

Publikacja: 14.02.2018 05:00

Co zrobić z nadwyżką środka trwałego

Foto: Adobe Stock

- Jak wykazać w księgach rachunkowych ujawniony w trakcie inwentaryzacji środek trwały? – pyta czytelnik.

Każde przedsiębiorstwo ma obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Termin ten uważa się za dotrzymany, jeśli proces inwentaryzacji określonych w przepisach składników majątku rozpocznie się trzy miesiące przed zakończeniem roku, którego dotyczy, a zakończy się 15 dnia roku następnego. W przypadku środków trwałych, inwentaryzację można przeprowadzić raz na cztery lata, pod warunkiem, że środki trwałe znajdują się na terenie strzeżonym. Rezultatem prawidłowo przeprowadzonej inwentaryzacji jest protokół rozbieżności między stanem faktycznym stwierdzonym podczas spisu, a stanem wykazanym w księgach rachunkowych. Na rozbieżności składają się niedobory i nadwyżki, a ich przyczyny powinny zostać szczegółowo wyjaśnione. Do czasu wyjaśnienia przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych należy je ujmować na kontach „Rozliczenie niedoborów"/„Rozliczenie nadwyżek". Jednak na koniec roku konta te nie powinny wykazywać salda, ponieważ art. 27 ust. 2 uor nakazuje, aby ujawnione podczas inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. O ile w przypadku stwierdzenia niedoboru środków trwałych sytuacja jest dość prosta, o tyle ujawnienie środków trwałych przysparza wielu wątpliwości dotyczących sposobu ich ujęcia w księgach rachunkowych.

Przykład

Ewidencja niedoboru środków trwałych

Spółka A przeprowadziła inwentaryzację posiadanych środków trwałych na 31 grudnia 2017 roku. W wyniku inwentaryzacji stwierdzono niedobór kserokopiarki przyjętej do użytkowania 31 grudnia 2012 roku. Stawka amortyzacji dla kserokopiarek i niszczarek wynosi 14 proc. Niedobór uznano za niezawiniony. Wartość początkowa sprzętu to 6000 zł, dotychczasowe umorzenie 4200 zł, a wartość netto 1800 zł.

Ewidencja księgowa:

1. Zaksięgowanie niedoboru

Wn „Rozliczenie niedoborów" 6000 zł

Ma „Środki trwałe" 6000 zł

2. Wyksięgowanie dotychczasowego umorzenia

Wn „Umorzenie środków trwałych" 4200 zł

Ma „Rozliczenie niedoborów" 4200 zł

3. Uznanie niedoboru za niezawiniony

Wn „Pozostałe koszty operacyjne" 1800 zł

Ma „Rozliczenie niedoborów" 1800 zł

Trzeba ustalić przyczyny

Wprowadzenie środków trwałych do ewidencji powinno nastąpić w miesiącu przekazania do użytkowania. Każde późniejsze wprowadzenie środków trwałych do ewidencji powinno być traktowane co do zasady jako ujawnienie środka trwałego. Opóźnienia we wprowadzaniu środków trwałych do ewidencji mogą zatem wynikać z zaniedbań, przeoczeń lub z błędnych interpretacji przepisów bilansowych i podatkowych (np. gdy zakup środka trwałego uznano za koszt jednorazowy). Często zdarza się też, że spółka wytwarza środek trwały we własnym zakresie (np. zbudowanie narzędzia pomocnego przy pracy) i nie rozpoznaje go od razu jako odrębny środek trwały.

Sposób ujęcia nadwyżki środka trwałego w księgach rachunkowych, a także jego wartość, zależą od tego, w jaki sposób jednostka weszła w posiadanie tego środka trwałego (zakup, wytworzenie we własnym zakresie, darowizna itp.).

Przypomnijmy, że do ewidencji środków trwałych wprowadzane są składniki majątku, spełniające definicję środków trwałych, określoną w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości (dalej: uor), tj. gdy:

- przewidywany okres ekonomicznej użyteczności składnika majątku jest dłuższy niż rok,

- jest on kompletny i zdatny do użytku,

- przeznaczony jest na potrzeby jednostki.

Nie korygujemy amortyzacji wstecz

Odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych od środków trwałych dokonuje się drogą systematycznego, planowego rozłożenia jego wartości początkowej na ustalony okres amortyzacji. Rozpoczęcie amortyzacji następuje nie wcześniej, niż po przyjęciu środka trwałego do używania. Jakby się mogło wydawać, przy wprowadzaniu do ksiąg ujawnionych środków trwałych odruchowo można pomyśleć o wprowadzeniu skumulowanego umorzenia, jakie powinno widnieć w księgach, gdyby środek trwały był prawidłowo wprowadzony do ewidencji. Nic bardziej mylnego, ponieważ w przypadku stwierdzenia nadwyżki środków trwałych nie można skorygować umorzenia wstecz. Ani ustawa o rachunkowości, ani przepisy podatkowe nie przewidują takiego przypadku. Ponieważ momentem wprowadzenia środka trwałego do ewidencji będzie moment rozliczenia inwentaryzacji, to amortyzacja będzie liczona od tego czasu. Podstawowym parametrem wyceny nadwyżki środków trwałych ujawnionych podczas inwentaryzacji jest cena nabycia lub koszt wytworzenia, wynikające z dokumentacji posiadanej przez jednostkę. Jeśli ustalenie tych wielkości jest niemożliwe, to za wartość początkową przyjmuje się cenę sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu. Jeśli niemożliwe jest ustalenie tej wielkości, to należy w inny sposób określić wartość godziwą składnika majątku (art. 28 ust. 2 i 5 uor).

Uwaga! W każdym z przypadków ujawnienia wskazanych w tabeli należy rozpocząć amortyzację ujawnionych środków trwałych od miesiąca następującego po miesiącu wprowadzeniu ich do ewidencji środków trwałych. ?

Spółka powinna dostrzegać korzyści z inwentaryzacji

Anna Pacanowska- Stasiak

starszy menedżer w Dziale Rewizji Finansowej BDO, biuro w Poznaniu

Inwentaryzacja majątku spółki jest jednym z podstawowych narzędzi kontroli w każdym przedsiębiorstwie, a prawidłowe jej przeprowadzanie w odpowiednich terminach gwarantuje, że sprawozdanie finansowe przedstawia rzetelnie i jasno sytuację majątkową przedsiębiorstwa. Bardzo często inwentaryzację środków trwałych traktuje się po macoszemu, a należy pamiętać, że czteroletni okres pomiędzy inwentaryzacjami jest dość długi i w tym czasie mogły się wydarzyć takie sytuacje jak zniszczenia, zużycie, sprzeniewierzenie majątku. Tylko prawidłowy nadzór nad majątkiem może ustrzec przed błędami, które mogą mieć istotny wpływ na sprawozdanie. ?

- Jak wykazać w księgach rachunkowych ujawniony w trakcie inwentaryzacji środek trwały? – pyta czytelnik.

Każde przedsiębiorstwo ma obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Termin ten uważa się za dotrzymany, jeśli proces inwentaryzacji określonych w przepisach składników majątku rozpocznie się trzy miesiące przed zakończeniem roku, którego dotyczy, a zakończy się 15 dnia roku następnego. W przypadku środków trwałych, inwentaryzację można przeprowadzić raz na cztery lata, pod warunkiem, że środki trwałe znajdują się na terenie strzeżonym. Rezultatem prawidłowo przeprowadzonej inwentaryzacji jest protokół rozbieżności między stanem faktycznym stwierdzonym podczas spisu, a stanem wykazanym w księgach rachunkowych. Na rozbieżności składają się niedobory i nadwyżki, a ich przyczyny powinny zostać szczegółowo wyjaśnione. Do czasu wyjaśnienia przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych należy je ujmować na kontach „Rozliczenie niedoborów"/„Rozliczenie nadwyżek". Jednak na koniec roku konta te nie powinny wykazywać salda, ponieważ art. 27 ust. 2 uor nakazuje, aby ujawnione podczas inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. O ile w przypadku stwierdzenia niedoboru środków trwałych sytuacja jest dość prosta, o tyle ujawnienie środków trwałych przysparza wielu wątpliwości dotyczących sposobu ich ujęcia w księgach rachunkowych.

2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Kup teraz
Prawo karne
Przeszukanie u posła Mejzy. Policja znalazła nieujawniony gabinet
Prawo dla Ciebie
Nowe prawo dla dronów: znikają loty "rekreacyjne i sportowe"
Edukacja i wychowanie
Afera w Collegium Humanum. Wykładowca: w Polsce nie ma drugiej takiej „drukarni”
Edukacja i wychowanie
Rozporządzenie o likwidacji zadań domowych niezgodne z Konstytucją?
Praca, Emerytury i renty
Są nowe tablice GUS o długości trwania życia. Emerytury będą niższe