VAT: co można wyczytać z JPK

25 sierpnia 2016 r. ok. 6000 dużych przedsiębiorstw po raz pierwszy wysłało elektroniczną ewidencję zakupów i sprzedaży VAT w formie pliku JPK_VAT. Szacuje się, że 25 lutego 2017 r. JPK_VAT złoży kilkadziesiąt tysięcy małych i średnich przedsiębiorstw. Od 1 stycznia 2018 r. obowiązek ten będzie już powszechny i obejmie wszystkich podatników VAT.

Uszczelnienie systemu podatkowego poprzez usprawnienie kontroli to główny cel wprowadzenia obowiązku raportowania danych w formie JPK. VAT, będący głównym źródłem dochodów podatkowych, ze względu na skalę obserwowanych nadużyć jest przedmiotem szczególnego zainteresowania władz skarbowych. Nic dziwnego, że to właśnie ten podatek stał się przedmiotem comiesięcznego raportowania danych w formacie JPK.

Dwie cechy wyróżniają pliki JPK_VAT od pozostałych struktur JPK: czysto podatkowy charakter (poprzez bezpośrednie powiązanie z deklaracjami VAT) i cykliczne raportowanie, bez wezwania organów. Łącznie cechy te czynią plik JPK_VAT bytem konstrukcyjnie zbliżonym raczej do deklaracji, niż do dowodu w postępowaniu skarbowym.

Dostarczając regularnie fiskusowi pełny obraz swoich rozliczeń VAT, podatnicy mogą się zastanawiać, czego organy będą szukały w plikach JPK_VAT i, co ważniejsze, w jaki sposób wykryć potencjalne nieprawidłowości, zanim zrobi to kontrola. Nie jest to łatwe – wszak plik w formacie XML jest mało czytelny – niemniej jednak, wykorzystując pewne narzędzia, można wykonać proste testy, które pozwolą wytypować potencjalne błędy i obszary ryzyka przed złożeniem pliku JPK.

1. Uzgodnienie z deklaracjami

Dane zawarte w deklaracjach VAT-7 i w pliku JPK_VAT powinny być ze sobą ściśle skorelowane. W związku z tym, kluczowym testem wykonywanym na plikach JPK_VAT jest porównanie obydwu sprawozdań podatkowych za tożsamy okres – sumy w plikach JPK dla danego pola (np. K10, K 11, K 12 itd.), po zaokrągleniu, powinny odpowiadać kwotom z odpowiednich pól deklaracji VAT-7. Brak zgodności jest pierwszym sygnałem, że w rozliczeniach VAT występują błędy. To samo dotyczy korekt plików JPK_VAT i powiązanych korekt deklaracji VAT.

W przypadku deklaracji VAT-UE, można sprawdzić zgodność kwot netto transakcji wewnątrzwspólnotowych z kwotami wykazanymi w pliku JPK_VAT dla pól K 12, K 21 i K 23. Podstawą do identyfikacji kontrahentów jest występujący zarówno w deklaracji VAT-UE, jak i w pliku JPK_VAT nr VAT-UE.

Niemal identyczny test zgodności można wykonać pomiędzy JPK_VAT a deklaracją VAT-27, w której wykazywany jest obrót objęty mechanizmem tzw. odwrotnego obciążenia. Oczywiście w tym przypadku kluczem jest nr NIP nabywcy oraz kwoty wykazywane w polu K 31 pliku JPK_VAT

Co istotne, w przypadku składania korekty deklaracji VAT-7 i korekty pliku JPK_VAT, można w okamgnieniu zidentyfikować transakcje, które były powodem korekty rozliczeń VAT. Wystarczy zastosować proste narzędzie do porównywania transakcji wykazanych w pliku pierwotnym i korekcie. Mając na tacy różnice, można przygotować się do złożenia rzetelnego uzasadnienia przyczyn korekty.

2. Weryfikacja rejestracji kontrahentów

W sekcji dotyczącej podatku naliczonego – a od stycznia 2017 r. również podatku należnego – podatnicy zobowiązani są do pokazywania szczegółowych danych dostawców i odbiorców, w tym nr NIP lub nr VAT-UE krajowego bądź zagranicznego partnera biznesowego.

Na tej podstawie możliwe jest badanie statusu rejestracji dostawców jako podatników VAT. Samodzielna (pojedyncza, tj. numer po numerze) analiza jest możliwa dzięki narzędziom udostępnionym przez Ministerstwo Finansów (serwis: Sprawdź status VAT podmiotu) oraz Komisję Europejską (Baza VIES). Ale możliwe jest również przeprowadzenie masowej weryfikacji kontrahentów za pomocą dostępnego na rynku oprogramowania.

W tym zakresie, organy podatkowe, wykonując masowo ww. test, mogą wykorzystać pliki JPK_VAT do swoistego polowania na tzw. oszustów, tj. aktywnych uczestników działań przestępczych mających na celu wyłudzenie VAT. Ale niestety, podczas tego polowania, rykoszetem może oberwać również badany podatnik.

I tak, kontrolujący mogą zakwestionować prawo do odliczenia VAT z faktury zakupowej, jeżeli okaże się, że dostawca posługuje się błędnym NIP lub nie jest zarejestrowany na VAT. To dla nabywcy spore ryzyko, zwłaszcza od stycznia 2017 r., wraz z wprowadzeniem dodatkowej sankcji w wysokości 100 proc. zawyżenia odliczenia podatku naliczonego w przypadku, gdy okaże się, że faktura dokumentuje np. czynność fikcyjną czy pozorną!

Przy sprzedaży warto również sprawdzić status kontrahenta unijnego lub krajowego. Negatywna walidacja kontrahenta w bazie VIES może skutkować zakwestionowaniem prawa do zastosowania stawki VAT w wysokości zero proc. przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów. Z kolei w przypadku sprzedaży krajowej np. złomu, odpadów, elektroniki itp., podatnik może wystawić fakturę bez VAT (tj. zastosować odwrotne obciążenie), tylko jeśli nabywca okaże się podatnikiem VAT czynnym. Gdy jego status rejestracji jest inny, sprzedawca musi liczyć się z koniecznością zapłaty VAT według stawki krajowej oraz dodatkowych sankcji.

W przypadku użycia narzędzi do masowej weryfikacji statusu rejestracji na VAT krajowych i unijnych kontrahentów, podatnicy mogą łatwo prześwietlić swoich partnerów biznesowych i uchronić się przed uczestnictwem w oszustwie podatkowym lub po prostu uniknąć ryzyka zakwestionowania prawidłowości rozliczeń.

3. Potencjalne błędy w klasyfikacji transakcji

Alokacja danej transakcji do odpowiedniego pola JPK informuje o jej klasyfikacji na potrzeby VAT. Na tej podstawie, w połączeniu z informacją o kontrahentach, możliwa jest identyfikacja potencjalnych błędów.

Przykład

Jeżeli transakcje sklasyfikowane jako eksport towarów są przypisane do kontrahenta z numerem VAT-UE, potencjalnie może to być w istocie błędnie sklasyfikowana wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.

Jeżeli kontrahent nie jest zarejestrowany jako podatnik VAT-UE, a transakcja alokowana jest do pola JPK odpowiadającego importowi usług z UE, może to oznaczać błędną klasyfikację tej transakcji, która powinna stanowić np. import usług spoza UE.

Jeżeli w przypadku transakcji sprzedaży w ramach odwrotnego obciążenia nabywca nie jest podatnikiem VAT czynnym, występuje błąd klasyfikacji transakcji, która powinna być potraktowana jako typowy obrót opodatkowany u sprzedawcy.

4. Numery faktur: multiplikacje oraz luki w sekwencji

W pliku JPK_VAT należy wskazać numery dowodów sprzedaży i zakupu (najczęściej faktur). W strukturze JPK_VAT każda faktura sprzedaży powinna być wykazana tylko w jednej linii, nawet jeżeli dokumentuje różne typy transakcji z perspektywy rozliczeń VAT. Brak ciągłości numeracji faktur sprzedaży lub wielokrotne ujawnienie tego samego numeru faktury w pliku JPK_VAT mogą być sygnałem o nieprawidłowościach rozliczeń. Szczególnie wielokrotne pojawienie się faktur korygujących in minus może być sygnałem zaniżenia podatku należnego.

W przypadku faktur zakupowych unikalność numerów faktur VAT należy weryfikować w powiązaniu z danymi dostawcy. Może się zdarzyć, że wielu dostawców stosuje tożsamą logikę numeracji. Przykładowo, w styczniu podatnik może otrzymać więcej niż jedną fakturę o numerze 2017/01. Alarmować powinna jednak tylko sytuacja wielokrotnego wystąpienia wpisów o tożsamym numerze dowodu i danych kontrahenta.

5. „Opcjonalna" data sprzedaży

Zgodnie ze specyfikacją pliku JPK_VAT, w sekcji dla podatku należnego istnieje konieczność podania daty sprzedaży (w rozumieniu przepisów o VAT), ale tylko wtedy, jeżeli jest ona różna od daty wystawienia dowodu sprzedaży.

Przedsiębiorstwa często dążą do zautomatyzowanego powiązania procesu sprzedaży i wystawiania faktury oraz ujednolicenia obydwu momentów, aby uniknąć m.in. problemów z właściwym ujęciem transakcji dla celów podatkowych. Należy jednak mieć się na baczności, szczególnie w przypadku raportowania faktur korygujących, które odnoszą się zazwyczaj do zdarzeń przeszłych (daty pierwotnej sprzedaży). Dla takich przypadków, z uwagi na różnice pomiędzy datą dowodu sprzedaży a datą sprzedaży, tę drugą należy obligatoryjnie pokazywać w plikach JPK_VAT. Korekty (zwłaszcza in minus) są łatwe do zidentyfikowania w pliku JPK_VAT. Brak uwidocznienia przy nich daty sprzedaży może wzbudzić uzasadnione wątpliwości organów podatkowych.

6. Kalkulacja podatku należnego

Struktura pliku JPK_VAT umożliwia masowe sprawdzenie poprawności kalkulacji VAT należnego, ale tylko dla tych typów transakcji, które z perspektywy deklaracji VAT-7 są wykazywane w tzw. polach jednorodnych pod względem stosowanej stawki VAT. W praktyce dotyczy to wyłącznie sprzedaży krajowej opodatkowanej stawką: 23 proc. (K_19 i K_20), 8 proc. (K_17 i K_18) oraz 5 proc. (K_15 i K_16). Proste porównanie kwot przypisanych do ww. pól pliku JPK_VAT umożliwia ocenę, czy kwota VAT należnego została prawidłowo obliczona dla każdej z ewidencjonowanych faktur, np. X = K20-(K19 X 0,23). Przypadki rozbieżności mogą wynikać z błędów w systemach księgowych, ale również np. ze stosowania tzw. starych stawek VAT (np. 22 proc. przy fakturach korygujących) lub metody obliczania podatku na poziomie poszczególnych pozycji na fakturze.

7. Zakupy przy odwrotnym obciążeniu

Zakupy rozliczane metodą tzw. odwrotnego obciążenia podlegają, co do zasady, podwójnemu wykazaniu w pliku JPK_VAT, tj. po stronie podatku naliczonego i należnego, jeżeli podatek naliczony i należny podlegają rozliczeniu w tym samym miesiącu.

W tym obszarze można przeprowadzić prosty test, polegający na sprawdzeniu czy dla linii o niezerowych kwotach w polach K 23, K 25, K 27, K 29, K 31, K 32, K 34 wszystkie numery dowodu sprzedaży mają swój jednoznaczny odpowiednik po stronie podatku naliczonego (nr dowodu zakupu). Jeżeli wystąpi pełna zbieżność danych i kwot w pliku, wynik testu jest poprawny. Jeżeli natomiast po stronie podatku należnego zidentyfikujemy dokumenty, które nie posiadają bliźniaczego zapisu po stronie podatku naliczonego, może to być sygnał, że podatnik ma błędy w rozliczeniach tego typu transakcji lub zastosował tzw. szyk rozstawny, obowiązujący od stycznia 2017 r. dla faktur zakupowych otrzymanych z opóźnieniem.

Niestety, wykonanie tego testu od drugiej strony (tj. szukanie linii po stronie podatku należnego, na podstawie linii uwidocznionych po stronie podatku naliczonego), choć ma zdecydowanie większy sens, jest technicznie utrudnione.

8. Poprawność okresu ujęcia transakcji

Stosując pewne uproszczenia, analizując JPK_VAT można sprawdzić prawidłowość rozpoznania obowiązku podatkowego lub momentu odliczenia VAT naliczonego. Jeżeli w podatku należnym istnieją wiersze, gdzie data wystawienia faktury lub data sprzedaży przypada poza zakresem z nagłówka pliku („OD – DO") albo w podatku naliczonym data dowodu zakupu przypadnie później, niż zakres dat z nagłówka, może to oznaczać, że podatek należny lub naliczony został rozliczony w niewłaściwym momencie.