Język urzędowy (urzędniczy, kancelaryjny) jest pełen skomplikowanych słów, długich zdań, terminów fachowych, pojęć specjalistycznych, kalek z języka prawniczego, dziwnych brukselizmów itd. Do tego dochodzi jeszcze zbyt często lekceważący stosunek do klienta, który objawia się tym, że urzędnik nie podejmuje nawet próby „przetłumaczenia" skomplikowanych zapisów prawnych na język zrozumiały dla petenta. Zostawia go sam na sam z tym specjalistycznym językiem.
Obawa przed interpretacją
Urzędnicy lubią się tłumaczyć, że nie są od interpretowania prawa, lecz jedynie od jego wykonywania. Nieprawda, obowiązkiem urzędnika jest wytłumaczenie klientowi wszystkiego, co dotyczy jego urzędowej sprawy, w sposób kompetentny, wyczerpujący i jasny. A to znaczy językiem dostosowanym do odbiorcy. Kto, jak nie urzędnik, ma pomóc klientowi w sprawach administracji? Nie może być tak, że urzędnik nie chce napisać pisma swoimi słowami i wybiera metodę kopiuj-wklej, ponieważ obawia się, że dokona nadinterpretacji tekstu prawniczego. Z tego powodu teksty urzędnicze bywają niezrozumiałe.
Inne przyczyny to: pisanie bardzo długimi zdaniami, używanie form bezosobowych (np. wzywa się, informuje się, przedstawiono), nienaturalne nazywanie czynności rzeczownikami (np. robienie, nieusprawiedliwienie) oraz pisanie niezgodnie z naturalnym porządkiem rzeczy i składni, choć zdanie w języku polskim zaczyna się od podmiotu, dalej jest orzeczenie i dopełnienie. Wiadomo przecież, że dużo łatwiej się czyta, gdy występują zdania krótkie, nie wielokrotnie złożone, ze zwykłą chronologią, bez wtrąceń, oraz gdy piszący unika strony biernej i form bezosobowych (mówi się o potrzebie tak zwanego zaludniania tekstu, czyli stosowania formy Pan/Pani).
Mierzenie zrozumiałości tekstu
Jak ocenić, czy napisany tekst jest skomplikowany i z tego powodu jego zrozumienie może być trudne? Czy istnieje narzędzie do badania skomplikowania tekstu?
Tak, najsłynniejszy jest wskaźnik o nazwie FOG (ang. mgła), który służy do mierzenia mglistości języka. Jego autorem jest amerykański przedsiębiorca Robert Gunning, który w latach 50. XX wieku opracował tzw. współczynnik mglistości (Gunning Fog Index), czyli algorytm sprawdzania trudności odbioru tekstu. W skrócie jest to wynik przeliczeń stosunku liczby słów do liczby zdań oraz liczby słów długich do liczby słów w całym tekście.