Technologie dla księgowych: czy CIT podda się automatyzacji

Pierwsze udokumentowane użycie komputera w księgowości miało miejsce w 1955 r. Jedna z największych spółek energetycznych zainwestowała w UNIVAC I. Był to komputer wielkości szafy, sprzedany łącznie w czterdziestu egzemplarzach, z mocą obliczeniową kilka tysięcy razy mniejszą, niż najsłabsze dzisiaj domowe komputery. Przy jego pomocy wygenerowano listę płac dla jednej z fabryk, a proces ten zajął ponad czterdzieści godzin.

Postęp technologiczny absolutnie zmienił obraz komputera, który stał się miniaturowy, ekstremalnie szybki i wydajny. Nie zmienił jednak motywacji, dla których kolejne generacje księgowych zastępują papierowe tabele programami komputerowymi. Każdy przedsiębiorca dąży do maksymalizacji efektywności powtarzalnych procesów i szybszego osiągania celów przy zachowaniu lub podwyższeniu jakości. Tak właśnie określano automatyzację w połowie XX w. i do dziś jej definicja się nie zmieniła.

Elektroniczna kolej rzeczy

Podobnie jak we wszystkich pozostałych dziedzinach funkcjonowania przedsiębiorstwa, również w podatkach automatyzacja polega na wyeliminowaniu manualnego przetwarzania informacji albo takim jego usprawnieniu, które będzie służyło zwiększeniu wydajności procesów. Ma ona za zadanie w jak największym stopniu ograniczyć udział podatnika w rozliczaniu podatków. Od komputeryzacji, która zmieniła nośnik danych z papierowego na cyfrowy, różni się wymiernym efektem w postaci oszczędności czasu i zasobów ludzkich, co następuje w wyniku zaangażowania komputera w proces przygotowywania rozliczeń podatkowych.

Automatyzacji nie można jednak postrzegać jako sztucznej inteligencji, która mogłaby zastąpić człowieka w procesie podejmowania decyzji. Żaden automat nie posiada wiedzy ani doświadczenia, które wciąż pozostają po stronie wyspecjalizowanych kadr księgowych. Proces automatyzacji rozliczeń podatkowych ma jedynie na celu identyfikację algorytmów i  reguł logicznych stosowanych w sposób schematyczny i powtarzalny wobec transakcji danego rodzaju.

Nikogo nie powinno zdziwić stwierdzenie, że VAT jest podatkiem prostszym do zautomatyzowania niż CIT. Przepisy ustawy o VAT określają kryteria rozliczania podatku w sposób bardziej szczegółowy, niż przepisy o CIT. W dużej mierze, przy zastosowaniu odpowiedniej siatki kodów podatkowych, automatyzację tego podatku można wpleść w proces księgowości. Nie należy się jednak łudzić, że jest to łatwe. Każda automatyzacja oznacza konieczność przeprowadzenia skomplikowanych analiz zmierzających do odnalezienia odpowiednich reguł.

Gdyby zapytać księgowych, czy można stworzyć program komputerowy, który wyeliminowałby długotrwałe czynności związane z cyklicznym rozliczaniem CIT, większość zdecydowanie by zaprzeczyła. Nic dziwnego - wystarczy rzut oka na ustawę, aby uświadomić sobie, że podatek ten w pewnej części opiera się na uznaniowości. Wszędzie tam, gdzie w grę wchodzi konieczność każdorazowej oceny zdarzenia gospodarczego, możliwości automatyzacji wydają się być ograniczone. Z  drugiej strony, rozliczając CIT księgowi mają do czynienia z nowymi rodzajami transakcji. W takim przypadku nie istnieją powtarzalne reguły postępowania, bo samo zdarzenie jest unikatowe albo na tyle rzadkie, że tworzenie reguł staje się bezcelowe. Nie wyklucza to jednak automatyzacji. Wręcz przeciwnie: staje się dla niej polem do popisu.

Schemat postępowania

Twórcy programów komputerowych koncentrują się w pierwszej kolejności na aspektach, które można sprowadzić do ustrukturyzowanej formy. Aby je zidentyfikować w CIT, należy przede wszystkim zrozumieć proces rozliczania tego podatku. Teoretycznie można od początku prowadzić równolegle dwa rachunki: księgowy i podatkowy. W praktyce przedsiębiorcy najczęściej sporządzają „przejście" z wyniku księgowego na wynik podatkowy. Wynik księgowy jest więc pierwotny i fundamentalny.

W wielu przedsiębiorstwach, szczególnie tych, gdzie księgowością zajmuje się cały wykwalifikowany zespół, przygotowanie kalkulacji CIT następuje poprzez przestrzeganie – bardziej lub mniej świadomie – określonych procedur. Gdyby je spisać, powstałby wyczerpujący schemat czynności materialnych i technicznych, które należy wykonać, aby otrzymać kwoty gotowe do wpisania w  odpowiednich polach deklaracji CIT.

Instrukcje opisują zwykle, jakie raporty należy wygenerować z systemu księgowego i  jakiej poddać je obróbce. Celem jest uzyskanie kilkunastu sum obliczonych za pomocą narzędzi dostępnych w  programach księgowych i  arkuszach kalkulacyjnych, często przy użyciu bardzo skomplikowanych formuł i funkcji: od prostej kwalifikacji poszczególnych kont jako mających lub niemających odzwierciedlenia w wyniku podatkowym aż do skomplikowanych filtrowań ich zawartości według rodzaju dokumentu. Budowanie sum potrzebnych do kalkulacji wyniku podatkowego może wymagać przygotowania kilku raportów, zastosowania wyrafinowanych masek filtracyjnych czy wreszcie skompilowania wyniku rozsianego w kilkunastu arkuszach w celu ujęcia go w kalkulacji.

Gdyby przyjrzeć się z boku instrukcjom stosowanym przy kalkulacji CIT, możnaby zaobserwować występowanie w nich algorytmów, czyli powtarzalnych czynności. Z punktu widzenia automatyzacji nie ma znaczenia stopień skomplikowania filtrów i działań matematycznych wykonywanych na danych źródłowych. Dopóki w grę wchodzi realizacja jakiejś predefiniowanej procedury, dopóty istnieje możliwość zastąpienia tych działań przez odpowiednio skonfigurowany program komputerowy. Dlatego właśnie rozliczenia CIT można zautomatyzować niemalże w całości.

Uznaniowość wymaga decyzji

Nawet najzdolniejsi programiści natrafiają jednak w końcu na trudną do pokonania przeszkodę, którą jest uznaniowość. Dopóki wykorzystywane w biznesie komputery nie posiądą zdolności uczenia się, zwanej popularnie inteligencją, dopóty pewne decyzje będą musiały być podejmowane przez wykwalifikowanych specjalistów. Czy to oznacza, że księgowi są skazani na przeglądanie każdego miesiąca faktury po fakturze i decydowanie o jej ujęciu bądź pominięciu w wyniku podatkowym? Nie, jeśli niezależnie od automatyzacji wprowadzi się pewne rozwiązania, które przeniosą w czasie i przestrzeni proces decyzyjny.

Przykład

Występującym w każdej spółce typowym zagadnieniem obrazującym uznaniowość w CIT są wydatki na reprezentację. W zależności od rodzaju wydarzenia i sposobu jego organizacji, mogą one stanowić koszty uzyskania przychodów lub być wydatkami nieujętymi w rozliczeniach podatkowych. W większości przypadków, każdego miesiąca albo po zakończeniu roku podatkowego księgowy analizuje każdą fakturę zaksięgowaną na kontach dotyczących tego typu wydatków. Dużym ułatwieniem jest wprowadzenie zasad odpowiedniego opisywania faktur i księgowanie ich na właściwych kontach ze względu na zaliczanie lub niezaliczanie ich do kosztów uzyskiwania przychodów. Tym samym, rozdzielenie kosztów podatkowych i niepodatkowych następuje na etapie księgowania, zgodnie z jasnymi zasadami. Nie tylko umożliwi to objęcie tych pozycji automatyzacją na etapie kalkulacji wyniku podatkowego, ale również zaoszczędzi czas, ponieważ w momencie księgowania zwykle łatwiej jest uzyskać informację, co kryje się pod daną fakturą.

Większym wyzwaniem mogą być transakcje specyficzne oraz długoterminowe kontrakty. Alokacja kosztów i przychodów projektu do okresów według specyficznego klucza (np. metoda PoC), może spowodować rozdźwięk pomiędzy księgowym a podatkowym ujęciem tego samego przychodu lub kosztu. Nie oznacza to, że w takim nieco bardziej skomplikowanym przypadku automatyzacja nie ma sensu. Podatnik musi po prostu wykazać się ostrożnością, zidentyfikować moment, w którym pojawia się nowy rodzaj transakcji i ubrać go w odpowiednią regułę.

Automatyzację można porównać do autopilota w samolocie czy coraz częściej w samochodach – jest skuteczny, działa, ale wymaga trzymania ręki na pulsie. W większości przypadków radzi sobie doskonale, ale nie można wyeliminować sytuacji, w których konieczne jest przejęcie sterów przez człowieka. Również w podatku dochodowym od osób prawnych nie da się wyeliminować zdarzeń gospodarczych, które będą wymagały aktywnego działania księgowego.

W księgach każdego przedsiębiorstwa zapisywane są zdarzenia, które utrudniają automatyzację. Jednak z doświadczeń podatników wynika, że od 75 do 95 proc. procesów podatkowych można przekazać programowi komputerowemu, czyniąc je kompletnie automatycznymi.

Im szybciej, tym bezpieczniej

Korzyścią automatyzacji rozliczeń CIT jest oszczędność czasu. Na tym jednak nie koniec. Programy komputerowe pozwalają również na sprawną archiwizację dokumentów elektronicznych (np. e-faktury, skany) i takie ich przechowywanie, aby można było łatwo odszukać je w razie kontroli. Do każdego konta można załączyć faktury, które w razie potrzeby będą łatwo dostępne, bez konieczności szukania ich w grubych segregatorach zalegających w archiwum. Do każdej operacji można również na stałe dołączyć komentarz, w sposób praktyczny objaśniający zastosowanie jakiegoś podejścia.

Do programów komputerowych można wbudować mechanizmy zabezpieczające. Skonfigurowane w zależności od potrzeb spółki, mogą pozwalać na weryfikację, czy w systemie nie pojawiły się nowe konta. Wbudowanie tego typu bezpiecznika może zablokować automatyczną kalkulację CIT do czasu potwierdzenia przez księgowego, że system odpowiednio je potraktował. Dzięki temu księgowy nie wciągnie automatycznie salda takiego konta do wyniku podatkowego, bądź też automatycznie go nie pominie. Będzie mógł ocenić jego zawartość i  zdecydować o jego przeznaczeniu – jednorazowo lub „zaprogramować" jego określone traktowanie w przyszłości.

Kolejnym mechanizmem zabezpieczającym może być konieczność osobistego zatwierdzania transakcji przekraczających daną kwotę lub przeprowadzanych z określonym podmiotem. Takie rozwiązanie szczególnie dobrze sprawdza się w przypadku konstruowania polityki zarządzania ryzykiem podatkowym, w celu ochrony przed odpowiedzialnością karną skarbową. O pomyłkę w dynamicznie zmieniającym się środowisku prawnym nie jest trudno.

Programy podatkowe oferują funkcję nazywaną w świecie nowych technologii logiem zmian. Jest to możliwość śledzenia decyzji podejmowanych przez użytkowników systemu księgowego w odniesieniu do poszczególnych pozycji. Jeżeli na przykład zmieni się kwalifikacja danego wydatku na niestanowiący kosztu uzyskania przychodu, to możliwe będzie zidentyfikowanie daty zmiany i osoby, która podjęła taką decyzję. Wszystkie zmiany mogą być również raportowane w dowolny sposób. Określając zakres raportowania można stworzyć niespotykane dotychczas zabezpieczenia chroniące osoby decyzyjne przed ryzykiem błędu i odpowiedzialności.

Przyszłość w jednym guziku

Michał Jezierski, menedżer, Tax Management Consulting, Deloitte Doradztwo Podatkowe

Odpowiedź na pytanie o  możliwość automatycznego rozliczania CIT wydaje się jasna. Kalkulację CIT można zautomatyzować, w szczególności w tych obszarach, którymi rządzą powtarzalne reguły. W pozostałych przypadkach można w znaczący sposób usprawnić proces decyzyjny.

Pół wieku temu o  automatyzacji można było myśleć tylko w kategoriach prostych kalkulacji matematycznych. Dziś w wielu dziedzinach można za pomocą jednego przycisku wykonać pracę zajmującą kiedyś setki godzin. Nawet jeżeli w CIT komputery nie mogą jeszcze wykonać za nas wszystkich kroków i podjąć kluczowych decyzji, to jednak automatyzacja jest trendem, który warto śledzić i na który warto się zdecydować.