Prenumerata 2018 już w sprzedaży - SPRAWDŹ!

Rachunkowość

Księgi rachunkowe: jak rozliczać w czasie prenumeratę, ubezpieczenie, opiekę serwisową

Fotorzepa, Jerzy Dudek
Jeżeli ujęte w księgach rachunkowych wydatki na prenumeratę czy ubezpieczenia majątkowe dotyczą wielu okresów sprawozdawczych, to zasada współmierności wymaga ich odpowiedniego rozliczenia w czasie.

Jednostki gospodarcze w toku swojej działalności ponoszą różnego rodzaju nakłady, a część z nich dotyczy okresu dłuższego niż jeden miesiąc. Przykładem takich wydatków mogą być:

- prenumerata,

- opłacone z góry ubezpieczenie,

- opieka serwisowa (tj. opłata za tzw. gotowość),

- opłata za zawarcie umowy leasingu,

- opłata wstępna za udzielenie kredytu,

- dostęp online do serwisu internetowego,

- opłacony z góry czynsz za wynajem powierzchni biurowej,

- itp.

Ustawa o rachunkowości (dalej: uor) określa takie nakłady mianem rozliczeń międzyokresowych czynnych i definiuje je w art. 39 ust. 1. Zgodnie z tym przepisem jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych. Z kolei okres sprawozdawczy zdefiniowany jest w art. 3 ust. 1 pkt 8 uor jako okres, za który sporządza się sprawozdanie finansowe w trybie przewidzianym ustawą lub inne sprawozdania sporządzone na podstawie ksiąg rachunkowych. Jeśli dana jednostka gospodarcza nie sporządza środrocznych sprawozdań finansowych (np. kwartalnych albo półrocznych), okres sprawozdaczy będzie pokrywał się z rokiem obrotowym, który został doprecyzowany w art. 3 ust. 1 pkt 9 uor jako rok kalendarzowy lub inny okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych (stosowany również do celów podatkowych). Rok obrotowy określa statut lub umowa, na podstawie której utworzono jednostkę.

Czemu służy szczególne ujęcie

Jaki jest cel rozpoznawania i ujawniania czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów? Sprawozdanie finansowe powinno rzetelnie i jasno przedstawiać sytuację majątkowo-finansową jednostki oraz jej wynik finansowy. Ujęcie kosztów opłaconych z góry w całości w momencie ich poniesienia obniżyłoby wynik finansowy tego okresu oraz w pośredni sposób zniekształciło go w okresach kolejnych. Ustawa o rachunkowości nakazuje stosowanie zasad, a wśród nich można wyróżnić między innymi zasadę memoriału oraz współmierności przychodów i kosztów >patrz tabela.

Uwzględnienie kosztów we właściwych okresach, czyli odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, następuje stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Czas i sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności. Rozliczanie w odpowiedniej proporcji do okresu, który obejmują koszty, wydaje się najpopularniejszą metodą. W praktyce zatem ewidencja czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów polega na ujęciu na odpowiednich kontach bilansowych, a następnie ich stopniowym przeksięgowywaniu na właściwe konta wynikowe.

Przykład

W październiku 2017 roku spółka ABC opłaciła dostęp online do jednej z baz wiedzy w Internecie w kwocie 12 000 zł (VAT pominięto dla potrzeb przykładu) za okres od 1 października 2017 r. do 30 września 2018 r. Miesięczny odpis rozliczeń międzyokresowych czynnych wynosi:

12 000 zł / 12 miesięcy = 1 000 zł.

Ewidencja księgowa w roku 2017 może przebiegać następująco:

1. Zaksięgowanie faktury VAT za dostęp on-line

Wn „Rozliczenia międzyokresowe czynne" 12 000 zł

Ma „Rozrachunki z dostawcami" 12 000 zł

2. Odpis rozliczeń międzyokresowych czynnych za październik 2017 r.

Wn „ Koszty wg rodzajów" 1000 zł

Ma „Rozliczenia międzyokresowe czynne" 1000 zł

3. Odpis rozliczeń międzyokresowych czynnych za listopad 2017

Wn „ Koszty wg rodzajów" 1000 zł

Ma „Rozliczenia międzyokresowe czynne" 1000 zł

4. Odpis rozliczeń międzyokresowych czynnych za grudzień 2017 r.

Wn „ Koszty wg rodzajów" 1000 zł

Ma „Rozliczenia międzyokresowe czynne" 1000 zł

Przykład

W listopadzie 2017 roku spółka XYZ zawarła umowę na wynajem hali produkcyjnej na pięć lat. Zapłaciła czynsz za okres 1 listopada 2017 r. – 31 października 2022 r. w kwocie 60 000 zł (VAT pominięto dla potrzeb przykładu). Miesięczny odpis rozliczeń międzyokresowych czynnych wynosi:

60 000 zł / 5 lat / 12 miesięcy = 1 000 zł.

Ewidencja księgowa w roku 2017 może przebiegać następująco:

1. Zaksięgowanie zapłaty za czynsz

Wn „Rozliczenia międzyokresowe kosztów" 60 000 zł

Ma „Rozrachunki z dostawcami" 60 000 zł

2. Odpis rozliczeń międzyokresowych czynnych za listopad 2017 r.

Wn „Koszty wg rodzajów" 1000 zł

Ma „Rozliczenia międzyokresowe czynne" 1000 zł

3. Odpis rozliczeń międzyokresowych czynnych za grudzień 2017 r.

Wn „Koszty wg rodzajów" 1000 zł

Ma „Rozliczenia międzyokresowe kosztów" 1000 zł

podstawa prawna: ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. DzU z 2016 r. poz. 1047 ze zm.)

Warto zadbać o przejrzystą ewidencję pomocniczą

Magdalena Kraszewska-Szuba

Warto pamiętać, że oprócz ujęcia czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów w księgach rachunkowych równie istotna jest kontrola prawidłowości rozliczeń. Nie wystarczy tylko zaksięgować odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych. Właściwa rekonsyliacja danych w bilansie oraz rachunku zysków i strat umożliwi sprawdzenie, czy są one kompletne oraz spójne. Posiadanie zestawienia pomocniczego, które umożliwi uzgodnienie poprawności wykazywanego na kontach rozliczeń międzyokresowych czynnych salda jest wskazane. Może to być zarówno podsumowanie z odpowiedniego modułu zaawansowanego systemu informatycznego do prowadzenia ksiąg rachunkowych, jak i przygotowany odrębnie arkusz kalkulacyjny. Ważne, aby służby księgowo-finansowe miały pewność i będą mogły wykazać, że liczby prezentowane w księgach rachunkowych danej jednostki gospodarczej są prawidłowe. ?

Źródło: Rzeczpospolita

WIDEO KOMENTARZ

REDAKCJA POLECA

NAJNOWSZE Z RP.PL