W celu optymalizacji procesu obiegu dokumentów, ograniczenia powierzchni biurowej niezbędnej dla przechowywania dokumentacji oraz redukcji kosztów z tym związanych, podatnicy coraz częściej decydują się na wdrożenie systemu archiwizowania i obiegu dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej. Jednak w praktyce większość dokumentów wystawiana jest i otrzymywana w formie papierowej. Wówczas dokumenty w formie papierowej są skanowane, archiwizowane w formie elektronicznej, a następnie fizycznie niszczone. Wdrożenie takiego rozwiązania powinno być przeanalizowane pod kątem ewentualnych ryzyk przewidzianych w przepisach o podatku od towarów i usług, podatku dochodowego oraz o rachunkowości.
W przypadku VAT nie ma to znaczenia
Podatnik zobowiązany jest do zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury (por. art. 106m ustawy o VAT), jednak żaden przepis ustawy o VAT nie nakłada na podatników obowiązku przechowywania dokumentów w takiej samej formie w jakiej zostały wystawione bądź otrzymane. Warto zwrócić uwagę na art. 247 ust. 2 Dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej, zgodnie z którym państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Ponadto, w przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, państwo członkowskie może także wymagać, aby za pomocą środków elektronicznych przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur. Do tej pory Polska nie skorzystała z takiej możliwości, jednak nie jest wykluczone, że w przyszłości rozwiązanie takie może zostać wdrożone.
Analiza interpretacji indywidualnych wydanych w ostatnich miesiącach prowadzi do wniosku, że podatnicy uprawnieni są do przechowywania w formie elektronicznej (w postaci skanów) dokumentów, których zasady wystawiania reguluje ustawa o VAT (np. faktury, faktury korygujące) mających pierwotnie formę papierową i zaprzestania archiwizowania dokumentów w formie papierowej. Zdaniem organów podatkowych przechowywanie dokumentów w takiej formie nie wpływa na skorzystanie z prawa do odliczenia VAT (por. interpretację indywidualną dyrektora KIS z 13 czerwca 2017 r., 0114-KDIP1-3.4012.103.2017. 1.ISZ).
Inaczej jest dla celów rachunkowych
Departament Rachunkowości i Rewizji Finansowej Ministerstwa Finansów potwierdził, że jeśli wszelkie wymogi wynikające z ustawy o rachunkowości są spełnione, to dokumentację można przechowywać wyłącznie z wersji elektronicznej, z wyłączeniem przypadków wskazanych w art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości, tj. z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki. Zgodnie z powołanym przepisem treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować zawartość dowodów w trwałej i niezmienionej postaci. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.
Zgodnie z przepisami, które weszły w życie 26 stycznia 2017 r., dowody księgowe mogą być przenoszone na informatyczne nośniki danych w dowolnym terminie. W poprzednim stanie prawnym było to dopuszczalne dopiero po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego.