Regulacje dotyczące inwentaryzacji zostały opisane w rozdziale 4 ustawy o rachunkowości (dalej: uor). Regulacje te nakładają na spółki obowiązek inwentaryzacji swoich aktywów na dzień bilansowy w określonym terminie. W przypadku jednostek zajmujących się handlem detalicznym, najtrudniejszym organizacyjnie zadaniem jest przeprowadzenie inwentaryzacji środków pieniężnych oraz zapasów magazynowych. Trudność ta polega na umieszczeniu tych składników aktywów w licznych rozproszonych sklepach oraz konieczność zapewnienia niezależnych zespołów spisowych. Poszczególne przedsiębiorstwa, w zależności od wewnętrznej oceny ryzyka, przyjmują różnorodne sposoby zapewniające spełnienie tych wymogów.
Outsorcing – niezależność
Jednym z możliwych rozwiązań jest wynajęcie zewnętrznej firmy, która za pomocą swoich pracowników, często zatrudnionych na potrzeby wykonania konkretnego spisu z natury, zliczy stany magazynowe. Zaletami tego rozwiązania jest zapewnienie rzetelności spisu oraz możliwość skorzystania z większego doświadczenia usługodawców, którzy często specjalizują się w tego typu działalności. Rozwiązanie to jest na pewno korzystne dla takich firm, które nie posiadają licznych sklepów w tych samych miastach, przewóz pracowników pomiędzy nimi wiązałby się więc ze znacznymi kosztami. Wynajęcie firmy zewnętrznej ma także sens w przypadku towarów, które nie przedstawiają istotnej wartości jednostkowej i nie wymagają specjalistycznej wiedzy (takich jak ubrania, produkty spożywcze itp.). Firma zewnętrzna jest także w stanie obsłużyć wszystkie sklepy w jednym terminie, co byłoby trudne do wykonania siłami własnymi.
Uwaga! Rozwiązanie to nie powinno być jednak stosowane do inwentaryzacji kasy.
Kontroler spisowy – oko właściciela
Niektóre firmy wydzielają w centrali stanowisko kontrolera spisowego, który ma za zadanie uczestniczyć w pracach podczas inwentaryzacji poszczególnych sklepów. W tym przypadku inwentaryzacje poszczególnych sklepów odbywają się w różnych terminach, co jest możliwe dzięki specjalnemu ułatwieniu opisanemu w art. 26 ust 3 pkt 4 uor. Ułatwienie to polega na umożliwieniu przeprowadzenia inwentaryzacji w dowolnym momencie w roku. Wciąż należy jednak zachować odstęp czasowy pomiędzy spisami w tym samym sklepie równy albo krótszy niż rok.
Przykład