Inwentaryzacja w handlu detalicznym

W spółkach obrotu detalicznego spis jest nie tylko obowiązkiem, ale także dużym wyzwaniem organizacyjnym. Warto je podjąć, bo to doskonała procedura kontroli wewnętrznej rozproszonych placówek.

Publikacja: 19.10.2016 06:30

Inwentaryzacja w handlu detalicznym

Foto: 123RF

Regulacje dotyczące inwentaryzacji zostały opisane w rozdziale 4 ustawy o rachunkowości (dalej: uor). Regulacje te nakładają na spółki obowiązek inwentaryzacji swoich aktywów na dzień bilansowy w określonym terminie. W przypadku jednostek zajmujących się handlem detalicznym, najtrudniejszym organizacyjnie zadaniem jest przeprowadzenie inwentaryzacji środków pieniężnych oraz zapasów magazynowych. Trudność ta polega na umieszczeniu tych składników aktywów w licznych rozproszonych sklepach oraz konieczność zapewnienia niezależnych zespołów spisowych. Poszczególne przedsiębiorstwa, w zależności od wewnętrznej oceny ryzyka, przyjmują różnorodne sposoby zapewniające spełnienie tych wymogów.

Outsorcing – niezależność

Jednym z możliwych rozwiązań jest wynajęcie zewnętrznej firmy, która za pomocą swoich pracowników, często zatrudnionych na potrzeby wykonania konkretnego spisu z natury, zliczy stany magazynowe. Zaletami tego rozwiązania jest zapewnienie rzetelności spisu oraz możliwość skorzystania z większego doświadczenia usługodawców, którzy często specjalizują się w tego typu działalności. Rozwiązanie to jest na pewno korzystne dla takich firm, które nie posiadają licznych sklepów w tych samych miastach, przewóz pracowników pomiędzy nimi wiązałby się więc ze znacznymi kosztami. Wynajęcie firmy zewnętrznej ma także sens w przypadku towarów, które nie przedstawiają istotnej wartości jednostkowej i nie wymagają specjalistycznej wiedzy (takich jak ubrania, produkty spożywcze itp.). Firma zewnętrzna jest także w stanie obsłużyć wszystkie sklepy w jednym terminie, co byłoby trudne do wykonania siłami własnymi.

Uwaga! Rozwiązanie to nie powinno być jednak stosowane do inwentaryzacji kasy.

Kontroler spisowy – oko właściciela

Niektóre firmy wydzielają w centrali stanowisko kontrolera spisowego, który ma za zadanie uczestniczyć w pracach podczas inwentaryzacji poszczególnych sklepów. W tym przypadku inwentaryzacje poszczególnych sklepów odbywają się w różnych terminach, co jest możliwe dzięki specjalnemu ułatwieniu opisanemu w art. 26 ust 3 pkt 4 uor. Ułatwienie to polega na umożliwieniu przeprowadzenia inwentaryzacji w dowolnym momencie w roku. Wciąż należy jednak zachować odstęp czasowy pomiędzy spisami w tym samym sklepie równy albo krótszy niż rok.

Przykład

Jeżeli w sklepie A w poprzednim roku inwentaryzacja odbyła się 30 czerwca, to w bieżącym roku inwentaryzacja powinna być przeprowadzona najpóźniej 30 czerwca. Spis przeprowadzony w lipcu nie spełnia zatem wymagań uor.

Kontroler spisowy sporządza terminarz inwentaryzacji oraz udaje się do tych sklepów lub ich części w celu obserwacji spisu. Dzięki temu zapewniona jest obecność osoby niezależnej. Obowiązki tego typu można także wkomponować w istniejące już struktury audytu wewnętrznego bądź controlingu. Rozwiązanie takie może być tańsze niż wynajęcie firmy zewnętrznej, lecz nadal niemożliwe jest uczestniczenie przez taką osobę w inwentaryzacji kasy ze względu na to, że zgodnie z regulacjami uor kasa powinna być zinwentaryzowana na ostatni dzień roku obrotowego.

Środki pieniężne

W całym procesie inwentaryzacyjnym w jednostkach handlu detalicznego najważniejszym elementem jest kontrola spływu gotówki ze sklepów. Środki te są zazwyczaj inwentaryzowane przez kierownika sklepu i pracowników (z uwagi na późną godzinę przeliczania, po zamknięciu lokalu ostatniego dnia roku). Z uwagi na to, że praktycznie niemożliwe jest bieżące kontrolowanie przez centralę stanu gotówki w sklepach, najlepszym rozwiązaniem wydaje się zatrudnienie specjalnego pracownika, który zajmuje się rozliczaniem sklepów pod kątem wygenerowanych utargów, sposobów płatności i środków wpłacanych na konto centrali. Dzięki temu, w okresach (np. miesięcznych) spółka może na bieżąco sprawdzać czy sklep przekazuje właściwe kwoty, a inwentaryzacja roczna staje się formalnością. Z uwagi na specyfikę, sklepy zazwyczaj posiadają gotówkę w sejfie, jako rezerwę, oraz gotówkę w kasie, która jest zazwyczaj niewielka. Dodatkowo sklepy powinny okresowo wpłacać utarg do banku – bezpośrednio lub za pośrednictwem konwojów gotówkowych. Dlatego z każdym sklepem związane są dwie różne kategorie środków pieniężnych. Aby możliwe było wyodrębnienie w bilansie środków zaliczanych do poszczególnych kategorii – w kasie lub w drodze – sklepy powinny zachować potwierdzenie przekazania pieniędzy konwojowi i przesłać je do centrali, ponieważ pieniądze te powinny być ujęte jako środki pieniężne w drodze.

Raz w roku to za mało

Inwentaryzacja w sklepach nie powinna być procedurą jednorazową. Inwentaryzacja środków pieniężnych na potrzeby wewnętrzne sklepu powinna być przeprowadzana codziennie po zamknięciu lokalu, natomiast inwentaryzacja towarów powinna być przeprowadzana częściej, np. kwartalnie, oraz jeżeli to możliwe, wyrywkowo w sposób niezapowiedziany. Dzięki temu w znacznym stopniu eliminuje się ryzyko niewłaściwego obrotu towarami (np. zabierania ich przez pracowników do domu). Dodatkowo, w sklepach może także występować podwyższona rotacja pracowników, dlatego dobrym rozwiązaniem jest przeprowadzanie inwentaryzacji przy każdorazowej zmianie kadry. Wszelkie nieprawidłowości mogą bowiem być wykryte od razu i łatwiejsze jest ustalenie osób odpowiedzialnych za nie.

Zdaniem autora

Jakub Młyński, konsultant w Dziale Rewizji Finansowej BDO, biuro w Katowicach

Prawidłowe zaplanowanie procedur i kontroli związanych ze stanami magazynowymi może oszczędzić przedsiębiorstwu wielu strat. W praktyce stosowanych jest wiele różnych wariantów rozwiązań. Najważniejsze jest jednak to, aby centrala firmy miała pewność, że dane przedstawiane jako wyniki spisu odpowiadają rzeczywistości. Dzięki temu możliwe będzie podejmowanie prawidłowych decyzji w zakresie położenia lokali, wynagrodzeń i premii.

Regulacje dotyczące inwentaryzacji zostały opisane w rozdziale 4 ustawy o rachunkowości (dalej: uor). Regulacje te nakładają na spółki obowiązek inwentaryzacji swoich aktywów na dzień bilansowy w określonym terminie. W przypadku jednostek zajmujących się handlem detalicznym, najtrudniejszym organizacyjnie zadaniem jest przeprowadzenie inwentaryzacji środków pieniężnych oraz zapasów magazynowych. Trudność ta polega na umieszczeniu tych składników aktywów w licznych rozproszonych sklepach oraz konieczność zapewnienia niezależnych zespołów spisowych. Poszczególne przedsiębiorstwa, w zależności od wewnętrznej oceny ryzyka, przyjmują różnorodne sposoby zapewniające spełnienie tych wymogów.

Pozostało 89% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Kup teraz
Prawo karne
Przeszukanie u posła Mejzy. Policja znalazła nieujawniony gabinet
Prawo dla Ciebie
Nowe prawo dla dronów: znikają loty "rekreacyjne i sportowe"
Edukacja i wychowanie
Afera w Collegium Humanum. Wykładowca: w Polsce nie ma drugiej takiej „drukarni”
Edukacja i wychowanie
Rozporządzenie o likwidacji zadań domowych niezgodne z Konstytucją?
Praca, Emerytury i renty
Są nowe tablice GUS o długości trwania życia. Emerytury będą niższe