Na przedsiębiorstwach ciąży obowiązek przeprowadzania na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzacji m.in. rzeczowych składników aktywów obrotowych, w tym także zaliczanych do nich materiałów, drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic (art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości; dalej: uor). Termin i częstotliwość inwentaryzacji zapasów materiałów (wyjątek stanowią materiały odpisane w koszty na dzień ich zakupu i wymagające ustalania ich stanu, jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy) uważa się za dotrzymane, jeżeli ich inwentaryzację rozpoczęto nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, a ustalenie stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda – przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych.
Uwaga! Stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.
Trzeba także pamiętać, że materiały znajdujące się w strzeżonych składowiskach i objęte ewidencją ilościowo-wartościową mogą być inwentaryzowane raz w ciągu dwóch lat (spisywane sukcesywnie lub jednorazowo na określony dzień), natomiast zapasy materiałów (opakowań) objęte ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki – raz w roku (niekoniecznie na dzień bilansowy).
Co ustalono podczas spisu
Rzeczowe składniki aktywów obrotowych podlegają wycenie na dzień bilansowy. Wycena ta powinna uwzględniać – zgodnie z wyrażoną w art. 7 ust. 1 pkt 1 uor zasadą ostrożności – ich ewentualną, trwałą utratę wartości użytkowej lub handlowej, uzasadniającą dokonanie (nie rzadziej niż na dzień bilansowy) odpisu aktualizującego, doprowadzającego ich wartość wynikającą z ksiąg rachunkowych do ceny sprzedaży netto, względnie wartości godziwej (art. 28 ust. 1 pkt 6 i ust. 7 uor). Odpisy aktualizujące wartość materiałów, dokonane w związku z utratą ich wartości oraz wynikające z wyceny według cen sprzedaży netto zamiast według cen nabycia (zakupu), zalicza się do pozostałych kosztów operacyjnych. Zgodnie z pkt 1.5 KSR nr 4 „Utrata wartości aktywów", jeżeli na dzień bilansowy wynikająca z ewidencji księgowej wartość wycenianego składnika aktywów (np. materiałów) jest wyższa od korzyści ekonomicznych, jakie on przyniesie, oznacza to wówczas, że taki składnik aktywów utracił – w zależności od sytuacji – całkowicie lub częściowo zdolność do generowania na rzecz podmiotu korzyści ekonomicznych, czego konsekwencją jest konieczność dokonania odpisu aktualizującego, obniżającego jego wartość na dzień bilansowy.
Na tworzenie odpisów aktualizujących wartość rzeczowych aktywów obrotowych, w tym materiałów, mają wpływ przesłanki, uzasadniające potrzebę dokonywania takich odpisów, np.:
