- Przedsiębiorca świadczy usługi transportowe, także za granicą. W związku wykonywanymi usługami, korzysta tam z autostrad, za które wnosi się obowiązkową opłatę. Jedynym dowodem na poniesienie wydatków z tego tytułu jest otrzymywane raz w miesiącu „zestawienie opłat za autostrady". Czy takie zestawienie jest dokumentem księgowym, będącym podstawą wpisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów- pyta czytelnik?
Aby wydatek poniesiony przez podatnika był dla niego kosztem uzyskania przychodu, musi spełniać kilka warunków. Wydatek musi zostać poniesiony przez podatnika i być definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona. Konieczny jest także związek wydatku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą i określony cel jego poniesienia – zachowanie lub zabezpieczenie przychodów lub wpływ na wielkość osiągniętych przychodów. Wydatek musi być też właściwie udokumentowany i nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
Szczegółowe warunki, jakie musi spełniać dokument, aby mógł być podstawą wpisu do podatkowej księgi przychodów i rozchodów określają przepisy rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 728; dalej: rozporządzenie).
Stosownie do § 13 pkt 5 rozporządzenia, za dowody księgowe uważa się również inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia.
Z kolei, w myśl § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są także inne dowody, wymienione w § 13 i 14 rozporządzenia, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
