Inwentaryzacja jest jednym z testów kontroli, jakim przedsiębiorstwa muszą być poddane w toku swojej działalności. Obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji wynika bowiem z ustawy o rachunkowości (uor), która w art. 4 ust. 3 wskazuje, że rachunkowość jednostki obejmuje m.in. okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Dlatego im lepiej zaplanujemy inwentaryzację, tym łatwiej poradzimy sobie z całym procesem fizycznej kontroli.
Sytuacja rzetelna i jasna
Inwentaryzacja jest jednym z elementów składających się na prowadzenie rachunkowości. Obejmuje wszystkie czynności, które pozwalają ustalić faktyczny stan majątku jednostki gospodarczej. Każda jednostka ma obowiązek rzetelnie i jasno przedstawiać swoją sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. W związku z tym, informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym mogą być uznane za wiarygodne tylko wtedy, gdy dane wynikające z ksiąg rachunkowych zostaną zweryfikowane ze stanem faktycznym, a ewentualne różnice inwentaryzacyjne zostaną ujęte w księgach rachunkowych.
Ustawa o rachunkowości zawiera informacje dotyczące terminów, metod oraz częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji, nie zawiera jednak zasad opisujących technik jej przeprowadzania. Dlatego każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe powinna posiadać własne wypracowane uregulowania w zakresie inwentaryzacji, uwzględniające jej wielkość, specyfikę oraz rodzaj posiadanych zasobów.
Obowiązki kierownika
Osobą odpowiedzialną w jednostce za wykonanie obowiązków w zakresie rachunkowości jest kierownik jednostki. Jeżeli jednak obowiązki te zostaną powierzone innej osobie za jej pisemną zgodą, kierownik jednostki odpowiada z tytułu nadzoru. Kierownik jednostki nie może natomiast scedować na osoby trzecie odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury. Świadczy to o podstawowym znaczeniu inwentaryzacji dla prawidłowego ustalenia stanu aktywów i pasywów jednostki. Zapis ustawowy dotyczy zakresu i częstotliwości inwentaryzacji, jednak praktyczna strona zagadnienia nie jest uregulowana przepisami prawa. Powoduje to, że w praktyce można spotkać różne nieprawidłowości związane z przeprowadzeniem inwentaryzacji rocznej. Przepisy nie określają procedur związanych z organizacją inwentaryzacji i w tym przypadku korzysta się z zasad utrwalonych przez powszechną praktykę i zwyczaje. W tym celu można korzystać z dokumentów dostępnych np. na stronie www.pibr.org.pl. Poza tym w lipcu 2016 r. firmy dostały wartościowe narzędzie, które może znacząco pomóc we wszystkich etapach inwentaryzacji zapasów. Chodzi o stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów, materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów, które wyjaśnia problemy merytoryczne i organizacyjne, powstające przy przeprowadzaniu spisu tych składników majątku. ?
Przygotowanie to podstawa
Prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji uzależnione jest od jej właściwego przygotowania. Proces przygotowania inwentaryzacji może obejmować m.in. następujące czynności: