Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów) są zobowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot należnego VAT przy wykorzystaniu kas rejestrujących. Kasy stosowane są również do ewidencji zaliczek (przedpłat). Nie ewidencjonuje się natomiast za ich pomocą zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów (usług). Do tego celu służy bowiem odrębna ewidencja.

Paragon zawsze, faktura na żądanie

Na przedsiębiorcach prowadzących ewidencję obrotu i kwot VAT należnego przy użyciu kas rejestrujących ciąży obowiązek drukowania paragonów fiskalnych lub faktur z każdej sprzedaży oraz wydawania wydrukowanych dokumentów nabywcom. Przy czym, w myśl art. 106b ust. 3 ustawy o VAT, zobligowani są oni do wystawienia faktury VAT, dokumentującej dostawę, na żądanie nabywcy (osoby fizycznej, nieprowadzącej działalności gospodarczej – konsumenta), jeżeli żądanie takie zostało zgłoszone w terminie trzech miesięcy, licząc od końca miesiąca dostawy (otrzymano całość lub część zapłaty). Gdy faktura odnosi się do sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u dostawcy dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż. Nie dotyczy to sprzedaży dokumentowanej fakturą emitowaną przy zastosowaniu kasy rejestrującej, gdy wartość sprzedaży i kwota VAT są zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy. W przypadku faktur wystawianych w formie elektronicznej należy zostawić w dokumentacji paragon dotyczący sprzedaży rejestrowanej przy pomocy kasy, z danymi identyfikującymi tę fakturę (art. 106h ust. 1-3 ustawy o VAT).

Na koniec dnia i miesiąca

Przedsiębiorcy prowadzący ewidencję obrotu i kwot VAT należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, sporządzają raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed pierwszą sprzedażą w dniu następnym, a także raport fiskalny okresowy (miesięczny), po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu. Raporty fiskalne zawierają dane sumaryczne o obrocie i kwotach podatku za daną dobę lub za wybrany okres, w ujęciu według poszczególnych stawek VAT oraz sprzedaży zwolnionej od tego podatku (§ 2 pkt 19 rozporządzenia ministra finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących). Księgi rachunkowe należy prowadzić na bieżąco. W konsekwencji, ujęcie wpłat i wypłat gotówką oraz obrotu detalicznego powinno następować w dniu ich dokonania (art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości).