Jak księgować firmowe zakupy regulowane kartą płatniczą

Do księgowania transakcji, które pracownicy regulują służbowymi kartami płatniczymi, służą konta rozrachunkowe. Zapewnia to kontrolę nad wydatkami. Niespłacone salda kart kredytowych wykazuje się jako zobowiązanie wobec banku.

Publikacja: 15.07.2015 07:00

Foto: Fotorzepa, Seweryn Sołtys

- Coraz częściej spółki, które obsługuje nasze biuro rachunkowe, regulują niewielkie zobowiązania kartami płatniczymi powiązanymi z ich rachunkami bankowymi. Zdarza się, że nie informują nas o tym. Dopiero w trakcie księgowania dokumentów okazuje się, że pojawiły się nowe operacje. Jak zorganizować księgowania operacji zakupów opłacanych firmową kartą płatniczą, żeby uniknąć problemów z uzgadnianiem rozliczeń? – pyta czytelnik.

Transakcje bezgotówkowe są powszechne w obrocie gospodarczym. Ta forma płatności jest wybierana także przez przedsiębiorców. Właściwie chyba trudno już sobie wyobrazić przedsiębiorstwo niekorzystające z kart płatniczych. Firmowe karty płatnicze zyskują na popularności z kilku powodów. Są to mianowicie:

- wygoda w realizowaniu płatności kartą płatniczą;

- szybkość – nie ma potrzeby pobierania gotówki z bankomatu, czy też kasy spółki;

- bezpieczeństwo – nawet w przypadku kradzieży bądź zgubienia karty można ją zablokować (ponadto do wykonania transakcji na wyższe kwoty konieczny jest PIN);

- ograniczenie kosztów – nie ma potrzeby prowadzenia kasy (do czego musiałby być oddelegowany co najmniej jeden pracownik), która musiałby być zabezpieczona (sejf, kasetka), wyeliminowane jest pobieranie zaliczek i wprowadzenie odpowiedzialności majątkowej;

- łatwy sposób kontroli wydatków pracowników – wszystkie transakcje zapłacone kartą są ujęte na wyciągu bankowym, nie ma możliwości manipulowania przez pracownika informacją na temat przeprowadzonych transakcji.

Karta kredytowa powoduje inne zapisy na rachunku

Karta płatnicza to karta uprawniająca do wypłaty gotówki lub umożliwiająca złożenie zlecenia płatniczego. Karta umożliwia podejmowanie gotówki z bankomatu oraz dokonywanie bezgotówkowych płatności za towary i usługi. Można wyróżnić karty debetowe i karty kredytowe.

Karta debetowa jest powiązana z konkretnym rachunkiem bankowym. Możliwość płacenia za towary i usługi lub pobierania gotówki z bankomatu taką kartą uwarunkowana jest wcześniejszym zasileniem konta.

Karta kredytowa – tak samo jak karta debetowa umożliwia realizowanie płatności za towary i usługi oraz wypłatę gotówki z bankomatu. Różnica między nimi polega na tym, że transakcje przeprowadzone przy użyciu takiej karty są zapisywane na rachunku karty jako udzielony kredyt. Kredyt ten przez czas określony w umowie nie jest oprocentowany. Oznacza to, że jeśli tylko zostanie spłacony w terminie, to bank nie naliczy odsetek. Posiadacz karty kredytowej może wykonywać transakcje tylko do wysokości przyznanego limitu.

W ustawie brak szczegółów

Ustawa o rachunkowości nie określa precyzyjnie sposobu ewidencjonowania operacji bezgotówkowych ani nie podaje, na jakich kontach operacje te należałoby księgować. Jednostki, które korzystają z kart płatniczych i kart kredytowych, powinny samodzielnie ustalić i opisać w polityce rachunkowości przyjęte zasady ewidencji.

Ewidencja w księgach rachunkowych w celu zachowania kontroli płatności przy użyciu kart płatniczych może się odbywać za pomocą konta „Środki pieniężne w drodze". Można w nim wyodrębnić konta analityczne, odpowiadające każdej z wykorzystywanych w firmie kart. Pozwala to wychwycić zdarzające się rozbieżności pomiędzy obciążeniem rachunku bankowego a zapłatą za fakturę (lub kwotą pieniędzy przekazaną do kasy jednostki).

W przypadku karty kredytowej mamy do czynienia z przyznaniem przez bank limitu kredytowego. Dlatego ewidencja księgowa operacji gospodarczych przy użyciu karty kredytowej może przebiegać podobnie jak ewidencja otrzymanego kredytu obrotowego, czyli na koncie „Kredyty bankowe" >patrz tabela.

W sytuacji, gdy kartą kredytową płaci wspólnik, księgowania z tym związane mogą być rejestrowane na koncie „Rozrachunki ze wspólnikami", w analityce: płatności kartami.

Podsumowując, w zależności od tego, kto jest użytkownikiem karty, i od zasad przyjętych w jednostce możliwe jest używanie następujących kont rozrachunkowych:

1. „Pozostałe rozrachunki" w analityce: płatności kartami,

2. „Pozostałe rozrachunki z pracownikami" w analityce: płatności kartami,

3. „Pozostałe rozrachunki ze wspólnikami" w analityce: płatności kartami.

Przykład

Pracownik zakupił artykuły biurowe do firmy o wartości netto 200 zł plus 46 zł VAT. Zapłacił za zakupy firmową kartą kredytową.

Ewidencja księgowa:

1. Ujęcie w kosztach zakupionych materiałów w korespondencji z rozrachunkami z dostawcą

Wn „Zużycie materiałów i energii" 200 zł

Wn „VAT naliczony" 46 zł

Ma „Rozrachunki z dostawcami" 246 zł

2. Rozliczenie zobowiązania wobec dostawcy – zapłata przy użyciu karty kredytowej

Wn „Rozrachunki z dostawcami" 246 zł

Ma „Pozostałe rozrachunki z pracownikami" w analityce: płatności kartami kredytowymi 246 zł

3. Ujęcie spłaty zadłużenia na karcie na podstawie wyciągu bankowego

a) kredyt do spłaty – przeksięgowanie uregulowanego zobowiązania wobec dostawcy na zobowiązanie wobec banku

Wn „Pozostałe rozrachunki z pracownikami" 246 zł

Ma „Kredyty bankowe – karty kredytowe" 246 zł

b) zaksięgowanie rozchodu środków z rachunku bieżącego

Wn „Środki pieniężne w drodze" 246 zł

Ma „Rachunek bieżący" 246 zł

c) spłata karty kredytowej

Wn „Kredyty bankowe – karty kredytowe" 246 zł

Ma „Środki pieniężne w drodze" 246 zł

Przykład

Wspólnik spółki korzysta z karty kredytowej przy transakcjach zakupu. Ponoszone przez niego wydatki dotyczą spotkań z kontrahentami i są związane z reprezentacją. Wspólnik przedstawił do rozliczenia za maj faktury na kwotę 1000 zł.

15 czerwca 2015 r. spółka otrzymała zestawienie transakcji kartą kredytową dotyczących ostatniego okresu rozliczeniowego.

Ewidencja księgowa:

1. Ujęcie faktur/rachunków w kosztach

Wn „Koszty reprezentacji" 1000 zł

Ma „Rozrachunki z dostawcami" 1000 zł

2. Ujęcie zapłaty kartą kredytową

Wn „Rozrachunki z dostawcami" 1000 zł

Ma „ Pozostałe rozrachunki ze wspólnikami"

w analityce: płatności kartami kredytowymi 1000 zł

3. Ujęcie spłaty zadłużenia na karcie na podstawie wyciągu bankowego

a) kredyt do spłaty – przeksięgowanie zobowiązania wobec dostawcy na zobowiązanie wobec banku

Wn „Pozostałe rozrachunki ze wspólnikami w analityce: płatności karta kredytowymi 1000 zł

Ma „Kredyty bankowe – karta kredytowa" 1000 zł

b) zaksięgowanie rozchodu środków z rachunku bieżącego

Wn „Środki pieniężne w drodze" 1000 zł

Ma „Rachunek bieżący" 1000 zł

c) spłata karty kredytowej

Wn „Kredyty bankowe – karty kredytowe" 1000 zł

Ma „ Środki pieniężne w drodze" 1000 zł

Uwaga! Możliwe jest pominięcie księgowania na koncie „Środki pieniężne w drodze". Spełnia ono swoją funkcję w sytuacji, gdy jednostka otrzymuje zestawienie transakcji dokonanych za pomocą karty kredytowej z dużym opóźnieniem. Ale z drugiej strony ewidencja z wykorzystaniem tego konta ułatwia sprawdzanie poprawności rozliczeń, nawet kiedy dokumenty spływają regularnie.

Może się zdarzyć, że wspólnik czy pracownik pokryje prywatne wydatki firmową kartą kredytową. Wtedy taki wydatek należy przeksięgować na rozrachunki ze wspólnikiem lub pracownikiem. Powinni oni rozliczyć się z tej kwoty z firmą.

Nierozliczone płatności na dzień bilansowy

Realizowanie płatności kartą kredytową odbywa się na zasadzie przydzielonego limitu kredytowego. Dlatego jeśli na dzień bilansowy występuje saldo karty (niespłacone zobowiązanie), to należałoby wykazać je na ten dzień po stronie pasywów bilansu w pozycji B.III.2 lit. a „Zobowiązania krótkoterminowe wobec pozostałych jednostek – kredyty i pożyczki". Możliwa jest też prezentacja w pozycji „Inne zobowiązania".

Bank pobiera prowizję

Wszelkie prowizje pobierane przez bank związane z kartą kredytową (opłata za kartę, opłata za przelew) widniejące na wyciągu bankowym powinny być księgowane jako koszty usług obcych. Dokumentem źródłowym bezpośrednio potwierdzającym ten koszt jest właśnie wyciąg bankowy.

Przykład

Jednostka otrzymała wyciąg bankowy do karty kredytowej obejmujący następującą pozycję:

5 zł – prowizja za kartę kredytową

Ewidencja księgowa:

1. Prowizja za kartę

Wn „Usługi obce" 5 zł

Ma „Rachunek bieżący" 5 zł

Przyjęte zasady trzeba opisać w polityce rachunkowości

Beata Dzierżanowska, biegły rewident

Nie ma jednego, uniwersalnego schematu ujmowania transakcji regulowanych kartą debetową lub kredytową. Zaproponowane w artykule rozwiązania wynikają z wypracowanej praktyki. Na podjęcie decyzji o stosowaniu w firmie określonego sposobu księgowania może wpływać liczba i rodzaj kart funkcjonujących w firmie oraz liczba i wartość regulowanych w ten sposób płatności. Jednak bez względu na przyjęte rozwiązanie przede wszystkim trzeba pamiętać o zamieszczeniu w polityce rachunkowości opisu przyjętych przez jednostkę zasad regulujących tę kwestię. -

Przyjęte zasady trzeba opisać w polityce rachunkowości

- Coraz częściej spółki, które obsługuje nasze biuro rachunkowe, regulują niewielkie zobowiązania kartami płatniczymi powiązanymi z ich rachunkami bankowymi. Zdarza się, że nie informują nas o tym. Dopiero w trakcie księgowania dokumentów okazuje się, że pojawiły się nowe operacje. Jak zorganizować księgowania operacji zakupów opłacanych firmową kartą płatniczą, żeby uniknąć problemów z uzgadnianiem rozliczeń? – pyta czytelnik.

Transakcje bezgotówkowe są powszechne w obrocie gospodarczym. Ta forma płatności jest wybierana także przez przedsiębiorców. Właściwie chyba trudno już sobie wyobrazić przedsiębiorstwo niekorzystające z kart płatniczych. Firmowe karty płatnicze zyskują na popularności z kilku powodów. Są to mianowicie:

Pozostało 91% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Prawo karne
CBA zatrzymało znanego adwokata. Za rządów PiS reprezentował Polskę
Spadki i darowizny
Poświadczenie nabycia spadku u notariusza: koszty i zalety
Podatki
Składka zdrowotna na ryczałcie bez ograniczeń. Rząd zdradza szczegóły
Ustrój i kompetencje
Kiedy można wyłączyć grunty z produkcji rolnej
Sądy i trybunały
Sejm rozpoczął prace nad reformą TK. Dwie partie chcą odrzucenia projektów