Przedsiębiorca powinien zadbać o staranne dokumentowanie wydatków. Jeśli tego nie zrobi, to skarbówka może zakwestionować jego rozliczenie. Takie wnioski można wyciągnąć z wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 1 czerwca 2016 r. (II FSK 1399/14).
Spór dotyczył rozliczenia wydatków na usługi doradztwa. Urząd kontroli skarbowej uznał, że przedsiębiorca bezpodstawnie zaliczył je do kosztów uzyskania przychodów. Zgodnie z zawartą z kontrahentem umową, doradztwo miało polegać na wyszukiwaniu powierzchni pod działalność i doprowadzeniu do podpisania umowy najmu. Przedsiębiorca zapłacił za to prawie 1 mln zł, ale nie potrafił wykazać, jakie konkretnie działania podjął kontrahent i jakie lokale zostały przez niego znalezione. Zdaniem fiskusa, ze zgromadzonych w postępowaniu informacji nie wynika, gdzie znajdowały się te lokale i czy była w nich prowadzona działalność. Dlatego faktury za usługi nie mogą być podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
Przedsiębiorca złożył skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, a po przegranej w I instancji – kasację do NSA. Ten jednak także przyznał rację fiskusowi i potwierdził, że zaksięgowane faktury nie odzwierciedlały rzeczywiście zrealizowanych transakcji. Sąd podkreślił, że przedsiębiorca powinien posiadać dowody wykonania opisanych w nich usług. Nie może oczekiwać, że skarbówka będzie ich szukać za niego. To w interesie przedsiębiorcy leży zachowanie staranności w dokumentowaniu zdarzeń wpływających na wysokość opodatkowania. Jeśli o to nie zadba, to musi się liczyć z tym, że skutki jego zaniedbań będą negatywne.
Zdaniem sądu, przedsiębiorca nie przestrzegał zasad rzetelnego prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Za podstawę wpisów przyjął bowiem faktury, które nie przedstawiały rzeczywistych transakcji gospodarczych. Nie budzi przy tym wątpliwości, że o nierzetelności księgi można mówić również wtedy, gdy podatnik ewidencjonuje zakupy usług na podstawie dowodów wystawionych przez podmiot nieprzeprowadzający dokumentowanych czynności (tzw. puste faktury). Dokonując wpisów na podstawie takich dokumentów podatnik uniemożliwia określenie dochodu z uwzględnieniem dowodu, jakim jest księga.
NSA przypomniał, że nie ma znaczenia to, czy przedsiębiorca w sposób zawiniony (np. na skutek braku dbałości o własne interesy gospodarcze bądź w sposób zamierzony) czy niezawiniony rozliczał koszty na podstawie tzw. pustych faktur. Istotne jest jedynie to, że faktury te nie odzwierciedlają faktycznych transakcji (ich wystawca nie był dostawcą wymienionych w nich usług). Dla oceny nierzetelności ksiąg podatkowych nieważne są przyczyny tego stanu rzeczy. Reasumując, do uznania wydatku za koszt uzyskania przychodów niezbędne jest nie tylko zaistnienie konkretnego zdarzenia gospodarczego polegającego na zakupie u konkretnego sprzedawcy i za konkretną cenę, ale i odpowiednie udokumentowanie tej operacji.
