Jak zaksięgować wydatki na naprawę samochodu ciężarowego

- Przedsiębiorca (podatnik VAT czynny) świadczy usługi transportowe. W czerwcu 2017 r. przedsiębiorca nabył usługę remontu jednego z posiadanych samochodów ciężarowych o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 3,5 tony. Remont związany był z normalnym zużyciem pojazdu, tzn. nie był to remont powypadkowy. Przedsiębiorca jest właścicielem remontowanego samochodu ciężarowego. Samochód ten został nabyty we wrześniu 2015 r. i wprowadzony do ewidencji środków trwałych. Samochód ten jest amortyzowany metodą liniową z ustawową 20-proc. roczną stawką amortyzacyjną. Wartości początkowa samochodu wynosi 762 000 zł. Na udokumentowanie wykonanych prac remontowanych warsztat samochodowy (podatnik VAT czynny) wystawił 19 czerwca 2017 r. fakturę nr 245/2017 r. na kwotę 19 680 zł, w tym VAT: 3680 zł. Przedsiębiorca uregulował fakturę 20 czerwca 2017 r. przelewem na rachunek bankowy warsztatu. Jak przedsiębiorca powinien rozliczyć tę usługę remontową? Czy o jej wartość netto, a więc 16 000 zł (podatek naliczony w kwocie 3680 zł zostanie przez przedsiębiorcę odliczony w deklaracji VAT-7 za czerwiec 2017 r.) powinien zwiększyć wartość początkową posiadanego środka trwałego, tj. remontowanego samochodu ciężarowego? A może powinien zaliczyć wydatki remontowe wprost do kosztów uzyskania przychodów? W jakiej kolumnie podatkowej księgi przychodów i rozchodów powinien wpisać te wydatki jako koszty uzyskania przychodów (przedsiębiorca prowadzi podatkową księgę metodą kasową)? – pyta czytelnik.

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT).

Aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, musi spełniać następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik, nie są kosztem uzyskania przychodu podatnika),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Stosownie do art. 23 ust. 1 pkt 1 lit. c in principio ustawy o PIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków na ulepszenie środków trwałych, które zgodnie z art. 22g ust. 17 tej ustawy powiększają wartość środków trwałych, stanowiącą podstawę naliczania odpisów amortyzacyjnych.

Przywrócenie pierwotnego stanu...

Wartość początkową środków trwałych powiększają jedynie wydatki o charakterze ulepszeniowym. Remont środka trwałego nie zwiększa jego wartości i wydatki poniesione na jego przeprowadzenie mogą być wprost zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, nawet jeżeli przekraczają wartość 3500 zł.

Ustawa o PIT nie definiuje pojęcia remontu. Przyjmuje się, że istotą remontu są wszystkie działania przywracające pierwotny stan techniczny i użytkowy środka trwałego, niezwiększające jego wartości początkowej. Remont przeprowadzany jest w toku eksploatacji środka trwałego przez podatnika i jest wynikiem eksploatacji (zużycia) tego środka.

...czy ulepszenie

Natomiast do wydatków poniesionych na ulepszenie kwalifikują się takie, które zostały poniesione w wyniku przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji danego środka trwałego, prowadzących do wzrostu jego wartości użytkowej. Wzrost wartości użytkowej środka trwałego mierzony jest w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych i kosztami jego eksploatacji. Różnica między nakładami poniesionymi na remont a nakładami na ulepszenie środków trwałych polega na tym, że pierwsze z nich zmierzają do odtworzenia wartości użytkowej poprzez wymianę i naprawę, natomiast drugie dotyczą budowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji, które w konsekwencji powodują istotną zmianę cech użytkowych. Z remontem mamy do czynienia nawet wtedy, gdy wymienia się określone elementy na bardziej nowoczesne od dotychczas używanych, co należy uznać za naturalne i racjonalne, gdyż urządzenia i materiały podlegają postępowi technicznemu.

Nie było wypadku

Rozumiem, że w przedstawionym stanie faktycznym poniesione wydatki miały charakter remontowy, a nie ulepszeniowy. Przedsiębiorca nie zwiększa zatem o te wydatki wartości początkowej środka trwałego (samochodu ciężarowego), lecz może je zaliczyć wprost do kosztów uzyskania przychodów.

Jak bowiem wynika z pytania, remont był skutkiem normalnego zużycia pojazdu. Nie był to remont powypadkowy, a zatem do wydatków poniesionych na remont nie znajdzie zastosowania art. 23 ust. 1 pkt 48 ustawy o PIT, niezależnie do tego czy pojazdy objęty był ubezpieczeniem dobrowolnym (co nie wynika z przedstawionego stanu faktycznego). Stosownie do art. 23 ust. 1 pkt 48 ustawy o PIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów strat powstałych w wyniku utraty lub likwidacji samochodów oraz kosztów ich remontów powypadkowych, jeżeli samochody nie były objęte ubezpieczeniem dobrowolnym.

Przelewem na rachunek bankowy

Za wykonane usługi remontowe przedsiębiorca zapłacił przelewem na rachunek bankowy warsztatu samochodowego świadczącego usługę. Zaliczeniu tego wydatku do kosztów nie sprzeciwia się więc art. 22p ustawy o PIT, uzależniający zaliczenie poniesionych wydatków do kosztów podatkowych od zapłaty za pośrednictwem rachunku bankowego. Zgodnie z art. 22p ust. 1 ustawy o PIT, podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą nie zaliczają do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 22 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego.

W kwocie netto

Przedsiębiorca jest podatnikiem VAT czynnym i wynikający z faktury otrzymanej od warsztatu samochodowego podatek naliczony w kwocie 3680 zł ma zostać przez niego odliczony w deklaracji VAT-7 za czerwiec 2017 r. Kosztem zyskania przychodu będzie więc wyłącznie poniesiony wydatek w kwocie netto (16 000 zł), natomiast podatek naliczony (3680 zł), stosownie do art. 16 ust. 1 pkt 43 lit. a ustawy o PIT, nie będzie stanowił dla przedsiębiorcy kosztu uzyskania przychodów.

Potrącenie w dniu wystawienia faktury

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że przedsiębiorca prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą kasową. Zatem stosownie do art. 22 ust. 4 ustawy o PIT, wydatki na remont środka trwałego powinien potrącić w roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów, stosownie do art. 22 ust. 6b ustawy o PIT, uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

Stosownie do § 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie), podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, czyli faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami. Podstawą do ujęcia poniesionych wydatków jako kosztów uzyskania przychodów będzie zatem otrzymana od warsztatu samochodowego faktura z 19 czerwca 2017 r. nr 245/2017 r. na kwotę 19 680 zł, w tym VAT: 3680 zł.

Schemat ewidencjonowania

Jak wynika z objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, kolumna 13 jest przeznaczona do wpisywania pozostałych kosztów (poza wymienionymi w kolumnach 10–12), z wyjątkiem kosztów, których zgodnie z art. 23 ustawy o PIT nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów. W kolumnie tej wpisuje się w szczególności takie wydatki, jak: czynsz za lokal, opłatę za energię elektryczną, gaz, wodę, c.o., opłatę za telefon, zakup paliw, wydatki dotyczące remontów, amortyzację środków trwałych, składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracowników w części finansowanej przez pracodawcę, składki na ubezpieczenie wypadkowe pracowników, wartość zakupionego wyposażenia.

Przedmiotowe wydatki na remont środka trwałego (samochodu ciężarowego), udokumentowane wystawioną przez warsztat samochodowy fakturą z 19 czerwca 2017 r. nr 245/2017 r. na kwotę 19 680 zł, w tym VAT: 3680 zł, podatnik ujmie zatem w kol. 13 podatkowej księgi.?

Autor jest doradcą podatkowym

Kiedy środek trwały jest ulepszony

W myśl art. 22g ust. 17 ustawy o PIT, jeżeli środki trwałe uległy ulepszeniu w wyniku przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji, to wartość początkową tych środków, ustaloną zgodnie z art. 22g ust. 1, 3–9 i 11–15 ustawy o PIT, powiększa się o sumę wydatków na ich ulepszenie, w tym także o wydatki na nabycie części składowych lub peryferyjnych, których jednostkowa cena nabycia przekracza 3500 zł. Środki trwałe uważa się za ulepszone, gdy suma wydatków poniesionych na ich przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza 3500 zł i wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania, mierzonej w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych i kosztami ich eksploatacji.

Ulepszenie środka trwałego polega na jego unowocześnieniu, poprzez zwiększenie sprawności technicznej, a także poprawie parametrów. Ulepszenie nie ma na celu przywrócenia pierwotnych, utraconych cech użytkowych, ale zwiększenie wartości użytkowej. Do wydatków na ulepszenie środków trwałych zalicza się m.in. wydatki na:

- przebudowę, czyli zmianę (poprawienie) istniejącego stanu na inny, powodującą dostosowanie do pełnienia innych funkcji, zmianę warunków technicznych lub właściwości użytkowych,

- rozbudowę, czyli powiększenie (rozszerzenie) składnika majątkowego,

- rekonstrukcję, czyli odbudowanie (odtworzenie) zużytego całkowicie lub częściowo składnika majątkowego, ale wyłącznie wówczas, gdy zwiększa się jego wartość użytkowa,