Rachunkowość

Świadczenia pracownicze to nie tylko odzież i napoje

123RF
Oprócz wynagrodzeń pracowników, w związku z ich zatrudnieniem spółka może być zobowiązana do księgowania operacji związanych np. z odprowadzaniem składek na fundusze celowe, zapewnieniem urlopu, ochrony zdrowia i bhp.

Świadczenia pracownicze o charakterze pieniężnym lub rzeczowym dotyczą wydatków ponoszonych przez przedsiębiorców będących pracodawcami, w związku z:

- wypłatą wynagrodzeń za pracę,

- dokonywaniem odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (w celu np. zakupu paczek świątecznych, dofinansowania wycieczek i wypoczynku zatrudnionych pracowników),

- odprowadzaniem obowiązkowych składek na fundusze celowe (fundusz gwarantowanych świadczeń pracowniczych, fundusz pracy) oraz ubezpieczenia społeczne,

- zapewnieniem ochrony zdrowia, bezpieczeństwa i higieny pracy (udostępnienie odzieży i obuwia roboczego lub wypłacenie ekwiwalentu pieniężnego za nie, wykupienie pracowniczych pakietów medycznych, pokrycie kosztów badań lekarskich i okularów korekcyjnych, zapewnienie napojów i posiłków regeneracyjnych),

- innymi obciążeniami sfinansowanymi ze środków obrotowych jednostki (np. bony towarowe, świadczenia urlopowe, zapomogi losowe, koszty szkoleń i dokształcania pracowników oraz dojazdu pracowników do pracy, ekwiwalenty pieniężne z tytułu używania przez pracowników przy świadczeniu pracy prywatnego sprzętu).

Układ bądź regulamin

Warunki wynagradzania za pracę powinny zostać ustalone w zakładowym układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania (art. 771 oraz art. 772 § 1 k.p.). Wynagrodzenie z reguły ma charakter świadczenia pieniężnego. Może ono jednak – za zgodą pracownika – przybrać formę świadczenia w naturze (tzw. deputatu).

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (zfśs) tworzony jest przez pracodawców z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w relacji do średniej liczby zatrudnionych pracowników. Układ zbiorowy pracy (względnie regulamin wynagradzania) może dowolnie kształtować wysokość odpisu na zfśs (może on również postanawiać, że zfśs nie będzie tworzony). Środki zgromadzone na tym funduszu przeznaczone są na finansowanie działalności socjalnej przedsiębiorstwa, obejmującej różne formy wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekre- acyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, w przedszkolach oraz udzielanie finansowego lub rzeczowego wsparcia materialnego, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe. Wartość przyznawanych świadczeń ze środków zfśs uwarunkowana jest sytuacją życiową, rodzinną i materialną pracownika uprawnionego do korzystania z tego funduszu.

Gdy urlop trwa 14 dni

Świadczenia urlopowe są świadczeniami, które pracodawca wypłaca (w przypadku, gdy nie tworzy zfśs) raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Odpisy na zfśs oraz kwoty wypłaconych świadczeń urlopowych obciążają koszty działalności pracodawcy. Równowartość dokonanych odpisów na zfśs, naliczonych za dany rok kalendarzowy powinna zostać przekazywana w ustawowym terminie na wyodrębniony rachunek bankowy.

Fundusze celowe

Wśród funduszy celowych wyróżnia się fundusz gwarantowanych świadczeń pracowniczych (FGŚP) oraz fundusz pracy (FP). FGŚP tworzą składki opłacane za pracowników w całości ze środków przedsiębiorców. ZUS pobiera je w okresach miesięcznych, łącznie ze składkami na ubezpieczenia społeczne. Fundusz zapewnia zaspokojenie roszczeń pracowników w przypadku niewypłacalności pracodawcy. FP obejmuje składki opłacane również w całości ze środków pracodawcy, z przeznaczeniem na realizację działań związanych z promocją zatrudnienia i aktywizacją zawodową bezrobotnych. Składki na FP opłacane są za okres trwania obowiązkowych ubezpieczeń: emerytalnego i rentowego, w  rybie i na zasadach przewidzianych dla składek na ubezpieczenia społeczne. Składki na FP trafiają na wyodrębniony rachunek bankowy ZUS, prowadzony dla składek na FGŚP i FP. Pracodawcy finansują z własnych środków składki na ubezpieczenia społeczne pracowników: w części składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe oraz w całości na ubezpieczenie wypadkowe.

Odzież...

W związku z zagwarantowaniem pracownikom ochrony zdrowia, bezpieczeństwa i higieny pracy, pracodawców mogą obciążać określone koszty dotyczące:

- zapewnienia odzieży i obuwia roboczego (względnie wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego za nie),

- fakultatywnego wykupienia pracowniczych pakietów medycznych,

- sfinansowania obowiązkowych badań profilaktycznych i okularów korekcyjnych,

- zapewnienia napojów i posiłków regeneracyjnych).

Pracodawca jest zobowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach, jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu albo ze względu na wymagania bhp, technologiczne lub sanitarne. Pracownikowi używającemu własnej odzieży i obuwia roboczego, pracodawca powinien wypłacić ekwiwalent pieniężny – w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny (art. 2377 § 1 i § 4 k.p.). Zgodnie z § 8 pkt 3 rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, na pracodawcach ciąży obowiązek założenia i prowadzenia – odrębnie dla każdego pracownika – kart ewidencyjnych przydziału odzieży i obuwia roboczego, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Pakiety świadczeń medycznych często stanowią pozapłacowy (niepieniężny) komponent wynagradzania pracow- ników. Mogą one również obejmować obowiązkowe badania profilaktyczne (wstępne, okresowe i kontrolne), realizowane na koszt pracodawcy (art. 229 § 6 k.p.). Okresowe i kontrolne badania lekarskie powinny być – w miarę możliwości – przeprowadzane w godzinach pracy. Za czas niewykonywania pracy, w związku z przeprowadzanymi badaniami, pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, a w razie przejazdu na te badania do innej miejscowości przysługują mu należności na pokrycie kosztów przejazdu według zasad obowiązujących przy podróżach służbowych.

Zgodnie z § 8 ust. 2 rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, pracodawca jest zobowiązany zagwarantować pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania w trakcie pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

... posiłki i napoje...

Na pracodawcach ciąży obowiązek nieodpłatnego zapewnienia pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych odpowiednich napojów i posiłków, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych (art. 232 kp). Zgodnie z §8 rozporządzenia w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów, pracownikom nie przysługuje ekwiwalent pieniężny za napoje i posiłki.

... oraz inne wydatki

Przedsiębiorcy-pracodawcy mogą także ponosić dodatkowe koszty pracownicze, pokrywane ze środków obrotowych. Do tego typu wydatków można zaliczyć: zakup bonów towarowych, wypłatę zapomóg losowych czy sfinansowanie szkoleń i dokształcania oraz dojazdu pracowników do pracy, a także ekwiwalenty pieniężne za używanie przez pracowników przy wykonywaniu pracy prywatnych materiałów i narzędzi.

Bony towarowe (wydawane pracownikom np. z okazji świąt) mogą być opłacane zarówno ze środków obrotowych, jak i ze środków zfśs. Zapomogi losowe stanowią jednorazowe, bezzwrotne wsparcie finansowe udzielane pracownikom, którzy znaleźli się w trudnej sytuacji życiowej. Podobnie jak w przypadku bonów, źródłem finansowania zapomóg mogą być środki obrotowe lub środki zfśs. Pracodawca może dobrowolnie opłacić pracownikowi koszty szkoleń, obejmujące cenę szkolenia oraz związane z nim ewentualne koszty delegacji (podróży służbowej), czyli przejazd, diety, nocleg. Może on również przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie (art. 1033 k.p.). Pracodawca może przyznać swoim pracownikom świadczenie dodatkowe w postaci zwrotu wydatków związanych z dojazdem do pracy (zarówno przy wykorzystaniu publicznych, jak i prywatnych środków transportu). Ponadto, może on także wypłacać pracownikom ekwiwalent pieniężny za używanie przez nich w toku realizacji czynności służbowych – własnych narzędzi, materiałów i sprzętu (np. drukarek, komputerów, telefonów). Sytuacja taka może mieć miejsce w przypadku wykonywania przez pracowników pracy na rzecz firmy częściowo w miejscu ich zamieszkania (tzw. zatrudnienie na zasadzie „home office"). Reguły refundacji dodatkowych kosztów finansowanych przez pracodawcę ze środków obrotowych powinny zostać przez niego unormowane przepisami wewnętrznymi, obowiązującymi w firmie (np. w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania).

Źródło: Rzeczpospolita

WIDEO KOMENTARZ

REDAKCJA POLECA

NAJNOWSZE Z RP.PL