Sprawozdanie finansowe - terminy i obowiązki

Dla wielu podmiotów pierwsza połowa roku jest okresem wzmożonej pracy w związku z koniecznością wypełnienia obowiązków wynikających z zamknięcia poprzedniego roku finansowego, a w szczególności z koniecznością sporządzenia sprawozdania finansowego, poddania go badaniu przez biegłego rewidenta, zatwierdzenia i złożenia. Warto zatem przypomnieć, jakie czynności się z tym wiążą, jakie są wymagane terminy i konsekwencje niewywiązania się z nich.

Sporządzenie i podpisanie...

Zgodnie z art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości (dalej: uor) kierownik jednostki (>patrz tabela) ma zapewnić sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego i przedstawić je właściwym organom. Przyjmując, że rok finansowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym i zakończył się 31 grudnia 2015 r., sprawozdanie finansowe powinno zostać sporządzone do 31 marca 2016 r.

Obowiązek podpisania sprawozdania finansowego ciąży na kierowniku jednostki oraz osobie, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych jednostki. Jeżeli organ zarządzający jest wieloosobowy, to obowiązek podpisania mają wszyscy członkowie tego organu.

Uwaga! Sprawozdanie podpisują członkowie organu zarządzającego, którzy pełnią tę funkcję na moment sporządzenia sprawozdania finansowego. Tak więc, jeżeli w okresie pomiędzy końcem roku finansowego a dniem sporządzenia sprawozdania finansowego skład organu zarządzającego uległ zmianie, to sprawozdanie powinno być podpisane przez nowych członków.

Ustawa przewiduje możliwość odmowy podpisania sprawozdania finansowego, jednak wymaga ona pisemnego uzasadnienia załączonego do sprawozdania finansowego.

...oraz zatwierdzenie

Sporządzone i podpisane przez właściwe osoby sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający. To jaki organ zatwierdza sprawozdanie finansowe uzależnione jest od formy prawnej jednostki >patrz tabela.

Termin na zatwierdzenie sprawozdania finansowego upływa z końcem szóstego miesiąca od dnia bilansowego. Zakładając, że rok finansowy jednostki zakończył się 31 grudnia 2015 r., sprawozdanie finansowe powinno być zatwierdzone do 30 czerwca 2016 r. W przypadku grupy kapitałowej roczne skonsolidowane sprawozdanie grupy kapitałowej podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający jednostki dominującej również w terminie sześciu miesięcy od dnia bilansowego.

W przypadku jednostek, których sprawozdanie podlega obowiązkowi badania (zgodnie z art. 64 ust. 1 uor), zatwierdzenie sprawozdania finansowego nie może nastąpić wcześniej niż przed wydaniem przez biegłego rewidenta opinii bez zastrzeżeń lub z zastrzeżeniami.

Nie ma kar. W praktyce się zdarza, że z różnych przyczyn sprawozdanie finansowe nie jest zatwierdzone w przewidzianym w ustawie terminie. Brak zatwierdzenia sprawozdania finansowego w terminie nie jest obarczony żadnymi karami. Zarówno uor, jak i kodeks spółek handlowych, nie przewidują sankcji za niezatwierdzenie sprawozdania w terminie. Należy jednak podkreślić, że do czasu zatwierdzenia sprawozdania nie jest możliwy podział ani pokrycie wyniku finansowego. Podział lub pokrycie wyniku przed zatwierdzeniem sprawozdania jest nieważne z mocy prawa.

Co istotne, w przypadku rocznego sprawozdania oddziału zagranicznego przedsiębiorcy, uważa się, że sprawozdanie zostało zatwierdzone, jeżeli zatwierdzone zostało sprawozdanie finansowe zagranicznego przedsiębiorcy, które obejmuje sprawozdanie finansowe tego oddziału.

W drodze uchwały. Zatwierdzenie sprawozdania finansowego następuje w drodze uchwały organu zatwierdzającego lub decyzji organu założycielskiego. W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą zatwierdzenie sprawozdania następuje w formie oświadczenia woli.

Złożenie i ogłoszenie

Dzień zatwierdzenia sprawozdania finansowego jest datą, od której liczone są terminy na złożenie sprawozdania w Krajowym Rejestrze Sądowym (dalej: KRS) oraz w urzędzie skarbowym.

Krok 1. Termin i zakres składanych dokumentów

Zgodnie z art. 69 ust. 1 uor, kierownik jednostki zobowiązany jest do złożenia sprawozdania finansowego we właściwym rejestrze sądowym w terminie 15 dni od dnia jego zatwierdzenia.

Uwaga! Jeżeli sprawozdanie finansowe nie zostanie zatwierdzone w ustawowym terminie, to kierownik jednostki zobowiązany jest złożyć sprawozdanie w KRS w terminie 15 dni po upływie sześciomiesięcznego terminu na jego zatwierdzenie. Dodatkowo, już zatwierdzone sprawozdanie także należy złożyć w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia.

Przykład

Rok finansowy spółki X zakończył się 31 grudnia 2015 r. Uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania została podjęta przez walne zgromadzenie 1 sierpnia 2016 r. W efekcie zarząd spółki zobowiązany jest złożyć w KRS niezatwierdzone sprawozdanie finansowe do 15 lipca 2016 r., a następnie zatwierdzone sprawozdanie do 16 sierpnia 2016 r.

Sprawozdanie finansowe nie jest jednak jedynym dokumentem, który musi być złożony do KRS. Co do zasady złożeniu podlegają również:

- opinia biegłego rewidenta (jeżeli sprawozdanie podlega badaniu);

- odpis uchwały lub postanowienie organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty;

- sprawozdanie z działalności jednostki (jeżeli jednostka była zobowiązana do jego sporządzania).

W przypadku oddziału przedsiębiorcy zagranicznego innego niż instytucja kredytowa lub finansowa, obowiązek złożenia dotyczy wyłącznie rocznego sprawozdania finansowego oddziału.

Jednostka dominująca sporządzająca roczne skonsolidowane sprawozdanie finansowe grupy kapitałowej zobowiązana jest w zakresie tego sprawozdania złożyć:

- roczne skonsolidowane sprawozdanie finansowe grupy kapitałowej;

- opinię biegłego rewidenta z badania skonsolidowanego sprawozdania finansowego;

- odpis uchwały lub postanowienia organu zatwierdzającego jednostki dominującej o zatwierdzeniu rocznego skonsolidowanego sprawozdania grupy i podziale zysku lub pokryciu straty;

- sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej.

Jeżeli jednostka dominująca jest zwolniona z obowiązku sporządzania rocznego skonsolidowanego sprawozdania finansowego na podstawie art. 56 ust. 2 uor, to wówczas zobowiązana jest do złożenia wyżej wymienionych dokumentów w odniesieniu do rocznego skonsolidowanego sprawozdania finansowego grupy kapitałowej sporządzonego przez jednostkę dominującą wyższego szczebla i przetłumaczonych na język polski przez tłumacza przysięgłego. Co więcej, ciąży na niej obowiązek złożenia dokumentów w zakresie swojego jednostkowego sprawozdania finansowego.

Krok 2. Procedura złożenia

W celu złożenia sprawozdania w KRS konieczne jest wypełnienie formularza KRS-Z30 oraz KRS-ZN oraz uiszczenie opłaty sądowej oraz opłaty za ogłoszenie sprawozdania w Monitorze Sądowym i Gospodarczym i wzmianki o złożeniu sprawozdania w rejestrze. Obecnie łączna kwota opłat wynosi 140 zł (40 zł to opłata sądowa od wniosku o przyjęcie dokumentów, a 100 zł to opłata za ogłoszenie w MSiG).

Krok 3. Ogłaszanie przez jednostki nieobjęte rejestrem

Zgodnie z art. 70 uor kierownik jednostki, której roczne sprawozdanie finansowe nie podlega obowiązkowi składania do KRS (m.in. osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, spółki cywilne osób fizycznych), ale podlega badaniu przez biegłego rewidenta, zobowiązany jest do ogłoszenia sprawozdania w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. W tym przypadku publikacji nie podlegają informacje dodatkowe zawierające objaśnienia do poszczególnych pozycji sprawozdania.

Krok 4. Oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia i złożenia sprawozdania

Kierownicy jednostek:

- będących spółką jawną osób fizycznych lub spółką partnerską,

- których przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wynosiły mniej niż równowartość w walucie polskiej 1 200 000 euro (przeliczone wg kursu średniego NBP ogłoszonego na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok obrotowy);