Jakie dokumenty mogą być dowodem księgowym

Podstawą zapisów w ewidencji mogą być różne dokumenty. Obowiązkową zawartość poszczególnych ich rodzajów określają przepisy. Prawidłowo wystawione nie powinny zostać zakwestionowane przez organ podatkowy.

Publikacja: 23.03.2017 05:10

Jakie dokumenty mogą być dowodem księgowym

Foto: 123RF

- Prowadzę działalność gospodarczą i rozliczam się z podatków na podstawie księgi przychodów i rozchodów. W biurze rachunkowym zwrócono mi uwagę na nieprawidłowe wystawianie niektórych dowodów księgowych. Co taki dokument powinien zawierać i jak powinien być wystawiony? – pyta czytelnik.

Księgi podatkowe, w tym podatkowa księga przychodów i rozchodów, są jednym z najważniejszych dowodów w postępowaniu podatkowym. Muszą być prowadzone rzetelnie – ujmowane w nich wpisy muszą odzwierciedlać stan rzeczywisty – oraz w sposób niewadliwy.

Kwestię dotyczącą wystawiania dowodów księgowych reguluje rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie).

Zapisy w podatkowej księdze przychodów i rozchodów należy ujmować w języku polskim i w walucie polskiej. Jednocześnie ustawodawca wskazał, że zapisów należy dokonywać w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów.

Przetłumacz i przelicz na złote

Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim, a jego treść musi być pełna i zrozumiała. Dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych.

Jeśli w dowodzie księgowym podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, podatnik posiadający taki dowód musi przeliczyć walutę obcą na złote, po obowiązującym w dniu operacji kursie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do takiego dowodu.

Błędy też się zdarzają

Jeśli podatnik popełni błąd, to powinien taki zapis poprawić poprzez:

1) skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty jej naniesienia lub

2) wprowadzenie do księgi niewpisanych dowodów lub dowodów zawierających korekty błędnych zapisów. Zapisy zmniejszające przychody lub koszty mogą być księgowane ze znakiem minus (-) lub kolorem czerwonym.

Uwaga! Zasad tych nie stosuje się do dowodów księgowych, dla których odrębnymi przepisami ustalono zakaz wprowadzania jakichkolwiek poprawek, oraz do dowodów obcych. Dla przykładu faktury VAT mogą zostać skorygowane tylko fakturą korygującą lub notą korygującą. Co więcej, nie ma możliwości odręcznego poprawienia błędu na istniejącym dokumencie – fakturze VAT. Dowody obce mogą być poprawione przez wystawienie i przesłanie kontrahentowi dowodu korygującego (noty). Dowody własne zewnętrzne przesłane uprzednio kontrahentowi mogą być poprawione tylko przez wystawienie dowodu korygującego (noty).

Podstawa to faktury

Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe. Są nimi:

1) faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub

2) inne dowody, wymienione w § 13 i 14 rozporządzenia, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, to wystarcza podanie jednej daty,

c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Użyty przez ustawodawcę zwrot „zawierające co najmniej" oznacza, że elementy wskazane w rozporządzeniu muszą się znaleźć w treści dowodu księgowego. Innymi słowy, dowód księgowy musi zawierać te pozycje - bez tych elementów jest to dokument księgowy nieprawidłowo sporządzony.

Inne, czyli jakie

Innymi dowodami wskazanymi w § 13 i 14 rozporządzenia są:

1) dzienne zestawienia dowodów (faktur) dotyczących sprzedaży sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;

2) noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;

3) dowody przesunięć;

4) dowody opłat pocztowych i bankowych;

5) inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające wyżej wskazane dane;

6) dowody wewnętrzne

7) paragony, dowody kasowe.

Jedną z przyczyn nieprawidłowego wystawiania dowodów może być więc nieprawidłowy zakres operacji gospodarczych, które są dokumentowane przez przedsiębiorcę za pomocą dowodów wewnętrznych.

Niedopuszczalna jest sytuacja, kiedy przedsiębiorca – podatnik dokumentuje za pomocą dowodów wewnętrznych operacji gospodarcze, które np. powinien dokumentować poprzez wystawienie faktury VAT.

Na podstawie dowodu wewnętrznego, niespełniającego warunków wymienionych w rozporządzeniu, nie można ująć poniesionych kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (wyrok WSA w Białymstoku z 18 marca 2015 roku, I SA/Bk 594/14).

Przedsiębiorca – podatnik prowadzący działalność gospodarczą powinien prowadzić w sposób prawidłowy rozliczenia podatkowe. Rzetelne prowadzenie ksiąg, w tym podatkowej księgi przychodów i rozchodów, jest podstawą do uznania za prawidłowe zarówno ksiąg, jak i zarejestrowanych dowodów księgowych. Przedsiębiorca – strona transakcji gospodarczej powinien wystawić wspomniany zastępczy dowód, celem ujęcia w swoich księgach przeprowadzonej operacji gospodarczej. Wynika to z tego, że podstawą zapisów w księgach są dowody księgowe, które potwierdzają przeprowadzenie danej operacji gospodarczej.

Tylko w wyjątkowych sytuacjach

Katalog przypadków, w których poniesione koszty mogą być udokumentowane dowodami wewnętrznymi, jest katalogiem zamkniętym, zawartym w § 13 i 14 rozporządzenia, a więc nie może zostać rozszerzony o inne sytuacji niewymienione w tym przepisie. We wspomnianych przepisach (§ 13 i 14 rozporządzenia) mowa jest o sytuacjach dokumentowanych za pomocą dowodów wewnętrznych. Dotyczą one:

1) zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;

2) zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0);

3) wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;

4) zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;

5) kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;

6) zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;

7) wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele. ?

- Prowadzę działalność gospodarczą i rozliczam się z podatków na podstawie księgi przychodów i rozchodów. W biurze rachunkowym zwrócono mi uwagę na nieprawidłowe wystawianie niektórych dowodów księgowych. Co taki dokument powinien zawierać i jak powinien być wystawiony? – pyta czytelnik.

Księgi podatkowe, w tym podatkowa księga przychodów i rozchodów, są jednym z najważniejszych dowodów w postępowaniu podatkowym. Muszą być prowadzone rzetelnie – ujmowane w nich wpisy muszą odzwierciedlać stan rzeczywisty – oraz w sposób niewadliwy.

Pozostało 93% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Prawo karne
CBA zatrzymało znanego adwokata. Za rządów PiS reprezentował Polskę
Spadki i darowizny
Poświadczenie nabycia spadku u notariusza: koszty i zalety
Podatki
Składka zdrowotna na ryczałcie bez ograniczeń. Rząd zdradza szczegóły
Ustrój i kompetencje
Kiedy można wyłączyć grunty z produkcji rolnej
Sądy i trybunały
Sejm rozpoczął prace nad reformą TK. Dwie partie chcą odrzucenia projektów