Kto powinien prowadzić księgi rachunkowe

Wielu przedsiębiorców deklaruje, że prowadzona przez nich działalność gospodarcza to efekt pasji czyli tego, co lubią albo kochają robić i są w tym bardzo skuteczni. Dlatego zdecydowali się przekuć swoją pasję czy hobby w sukces finansowy. Często rozwijali biznes obok pracy na etacie, wieczorami i w weekendy, kosztem czasu prywatnego, ponieważ pasja nie zawsze wystarczy, aby taka działalność przynosiła odpowiednie zyski i zagwarantowała stabilność finansową. Przed początkującym przedsiębiorcą jest jednak wiele trudnych decyzji i odpowiedzi na różne pytania. Należy się dobrze zastanowić, czy jest się gotowym na poszukiwanie klientów i zajmowanie formalnymi aspektami, takimi jak finanse, księgowość, marketing itp.

Jednym z pierwszych kroków do własnego biznesu jest podjęcie decyzji, w jakiej formie go prowadzić. Co do zasady przyszły przedsiębiorca ma do wyboru:

- spółki handlowe,

- spółkę cywilną,

- indywidualną działalność gospodarczą.

Warto spojrzeć w przyszłość, przeanalizować dokładnie swoje plany oraz strategie, aby wybrać optymalnie i uniknąć na przykład zmiany przyjętej formy prawnej w krótkim okresie po rozpoczęciu działalności gospodarczej. Każda z wymienionych powyżej form prowadzenia działalności gospodarczej ma swoje zalety i wady, które należy dokładnie rozważyć w kontekście zakresu, skali i rodzaju planowanych działań biznesowych. W zależności od podjętej decyzji co do formy prowadzenia działalności gospodarczej trzeba sięgnąć po konkretne ustawy i akty prawne.

Indywidualna działalność...

Indywidualna działalność gospodarcza jest podstawową i najpopularniejszą formą prowadzenia działalności gospodarczej. Początkujący przedsiębiorcy często decydują się na nią z powodu niskich kosztów oraz prostego i dość szybkiego sposobu założenia. Głównym aktem prawnym regulującym prowadzenie działalności w tej postaci jest ustawa o swobodzie działalności gospodarczej. Zgodnie z jej  art. 2 jako działalność gospodarczą należy rozumieć zarobkową działalność wytwórczą, budowlaną, handlową, usługową oraz poszukiwanie, rozpoznawanie i wydobywanie kopalin ze złóż, a także działalność zawodową, wykonywaną w sposób zorganizowany i ciągły.

... lub spółka

Następną w kolejności popularną oraz prostą formą prowadzenia działalności jest spółka cywilna, przy czym dotyczy to przypadków, gdy działalność prowadzana jest przez więcej niż jedną osobę fizyczną. Ten podmiot nie posiada osobowości prawnej, ponieważ stanowi rodzaj umowy pomiędzy wspólnikami. Stąd też zasady jej funkcjonowania określa kodeks cywilny w art. 860–875.

Działalność spółek handlowych określa natomiast szczegółowo kodeks spó- łek handlowych. W tym akcie prawnym można znaleźć obszerne regulacje dotyczące tworzenia, organizacji i funkcjonowania spółek handlowych, a także zasady ich łączenia, podziału i przekształcenia.

Po podjęciu decyzji, w jakiej formie potencjalny przedsiębiorca rozpocznie prowadzenie swojej działalności gospodarczej, kolejnym krokiem jest sprawdzenie, czy powinien prowadzić księgi rachunkowe zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości (uor). Regulacje tego aktu prawnego na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 i 2 dotyczą między innymi:

- spółek handlowych (osobowych i kapitałowych, w tym również w organizacji) oraz innych osób prawnych, z wyjątkiem Skarbu Państwa i Narodowego Banku Polskiego;

- osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2 mln euro.

Kwotę wyrażoną w euro przelicza się na walutę polską po średnim kursie ogłoszonym przez Narodowy Bank Polski, na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok obrotowy (art. 3 ust. 3 uor). Oznacza to, że po ogłoszeniu przez NBP średniego kursu euro na 1 października (przy założeniu, że w danym roku nie jest to dzień wolny od pracy) i obliczeniu limitu można sprawdzić, czy nastąpiło przekroczenie progu przychodów netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych lub oszacować, czy przekroczenie progu nie nastąpi do końca roku. Ponieważ z limitem określonym w uor należy porównać przychody osiągnięte za cały rok, to ostateczne ustalenie obowiązku powinno nastąpić na ostatni dzień roku obrotowego. Dla roku obrotowego zgodnego z rokiem kalendarzowym będzie to 31 grudnia.

Warto zaznaczyć, że podmioty wymienione w punkcie drugim powyżej dobrowolnie mogą zdecydować się na prowadzenie ksiąg rachunkowych na podstawie uor. Taką możliwość daje art. 2 ust 2 uor.

Zgodnie z tym przepisem osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie mogą stosować zasady rachunkowości określone w uor od początku następnego roku obrotowego, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy są niższe niż równowartość w walucie polskiej 2 mln euro. W tym przypadku osoby te lub wspólnicy przed rozpoczęciem roku obrotowego są obowiązani do zawiadomienia o swojej decyzji urzędu skarbowego, właściwego w sprawach opodatkowania podatkiem dochodowym. Osoby fizyczne lub wspólnicy spółek cywilnych osób fizycznych mogą złożyć zawiadomienie na podstawie przepisów o swobodzie działalności gospodarczej.

Ewidencje podatkowe

Ustawa o PIT nakłada na osoby wykonujące działalność gospodarczą obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zgodnie z wymogami art. 24a ustawy o PIT. Jeśli taki przedsiębiorca nie zdecyduje się na założenie ksiąg rachunkowych (lub uproszczoną ewidencję, np. ryczałt), to ustawa o PIT odsyła do odrębnych przepisów, czyli rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, które określa sposób prowadzenia księgi, szczegółowe warunki, jakim powinna ona odpowiadać, aby stanowiła dowód pozwalający na określenie zobowiązań podatkowych, oraz zakres obowiązków związanych z jej prowadzeniem.

Pozostałe formy rozliczania i opodatkowania działalności gospodarczej (pozarolniczej) to ryczałt od przychodów ewidencjonowanych oraz karta podatkowa, regulowane przepisami ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym. Określa ona szczegółowo kto przy spełnieniu jakich warunków może korzystać tych form opodatkowania oraz jakie stawki podatkowe powinien zastosować.

Pierwsze zdarzenie

Po stwierdzeniu, czy nowoutworzony podmiot ma obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z wymogami uor albo po podjęciu dobrowolnej decyzji o prowadzeniu tego rodzaju ewidencji, przedsiębiorca staje przed kolejnym pytaniem: kiedy otworzyć księgi rachunkowe? Zgodnie z art. 12 ust. 1 pkt 1 uor księgi rachunkowe otwiera się na dzień rozpoczęcia działalności, a jest nim dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym. Księgi powinny zostać otwarte nie później niż w terminie 15 dni od zaistnienia tego zdarzenia. Warto podkreślić, że z punktu widzenia uor zdarzenia wywołujące skutki o charakterze majątkowym lub finansowym oznaczają takie zdarzenia, które wpływają na stan aktywów i pasywów danego podmiotu. W praktyce bardzo często pierwszym tego typu zdarzeniem jest wniesienie przez wspólników wkładów na pokrycie określonego w umowie jednostki kapitału założycielskiego. Może to być również zakup wyposażenia niezbędnego do funkcjonowania podmiotu, wydatki poniesione na rejestrację i inne koszty powiązane z utworzeniem jednostki (np. wyrobienie pieczątek firmowych, opłaty poniesione na założenie konta bankowego lub zaciągnięcie zobowiązania w związku z wynajmem powierzchni biurowej).

Przykład

Ustalenie momentu otwarcia ksiąg nowopowstałej jednostki:

- akt założycielski ABC sp. z o.o. przewiduje, że firma ma dwóch wspólników, z których każdy wniesie wkład pieniężny na pokrycie kapitału zakładowego w kwocie 50 000 zł;

- akt notarialny podpisano 1 marca 2018 r. i tego samego dnia obaj wspólnicy wpłacili wyżej wymienioną kwotę do kasy spółki.

Wniosek: ABC sp. z o.o. ma obowiązek otwarcia ksiąg rachunkowych do 16 marca, a pierwsze zdarzenia do ujęcia w księgach rachunkowych pod datą 1 marca to operacje związane z wniesieniem wkładu przez wspólników. Operacje związane z ewidencją wniesienia wkładów przez każdego ze wspólników mogą przebiegać następująco: 1. Wpłata wkładu na pokrycie kapitału:

Wn „Kasa" 50 000 zł

Ma „Pozostałe rozrachunki" 50 000 zł

2. Kapitał zakładowy:

Wn „Pozostałe rozrachunki" 50 000 zł

Ma „Kapitał zakładowy" 50 000 zł

Zdaniem autorki

Magdalena Kraszewska-Szuba

Podjęcie decyzji o zarabianiu na swojej pasji lub hobby wymaga od potencjalnego przedsiębiorcy podjęcia wielu różnorodnych decyzji i stanowi duże wyzwanie organizacyjne. Warto dokonać między innymi dokładnej analizy rynku usług i dóbr, które będą w ramach prowadzonej działalności świadczone albo oferowane, a także prognozowanych przychodów, aby mieć, że wybrany sposób rozliczenia będzie odpowiedni. Gruntowne zbadanie wszystkich okoliczności faktycznych, zarówno aktualnych, jak i przyszłych towarzyszących wykonywanej aktywności jest zatem bardzo istotne, aby podjąć decyzję np. dotyczącą prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą o rachunkowości już od momentu rozpoczęcia działalności gospodarczej, a nie dopiero wtedy, kiedy taki wymóg stawiają przepisy.

podstawa prawna: ustawa z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 2168 ze zm.)