E-sprawozdania kłopotliwe dla oddziału firm zagranicznych

15 marca 2018 r. wchodzi w życie art. 19e ustawy z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 700 ze zm.; dalej: ustawa o KRS), zgodnie z którym roczne sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z badania (jeżeli sprawozdanie finansowe podlegało badaniu), odpis uchwały organu o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty, a także sprawozdanie z działalności mają być składane wyłącznie drogą elektroniczną za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (art. 19e ust. 1 ustawy o KRS). Brzmienie nowych przepisów budzi jednak poważne wątpliwości w zakresie elektronicznego składania rocznych sprawozdań finansowych oddziału przedsiębiorcy zagranicznego przez osoby upoważnione do jego reprezentowania.

Kim jest osoba reprezentująca

Zgodnie z art. 87 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 2168 ze zm.), przedsiębiorca zagraniczny tworzący oddział jest zobowiązany ustanowić osobę upoważnioną w oddziale do reprezentowania tego przedsiębiorcy. Dane tej osoby ujawniane są w Dziale II Rejestru Przedsiębiorców KRS, obok informacji dotyczących organu uprawnionego do reprezentowania zagranicznego przedsiębiorcy, organu nadzoru oraz prokurenta.

Jest to efekt implementacji art. 2 ust. 1 lit. e Jedenastej Dyrektywy Rady z 21 grudnia 1989 r., nakładającej obowiązek m.in. ogłaszania danych osób, które mają prawo reprezentowania przedsiębiorcy zagranicznego w charakterze stałych przedstawicieli w zakresie działalności oddziału.

Oceniając charakter prawny osoby reprezentującej zagranicznego przedsiębiorcę w oddziale, orzecznictwo Sądu Najwyższego wykluczyło możliwość utożsamienia jej z organem przedsiębiorcy zagranicznego. Raczej próbuje się ją określać mianem szczególnego rodzaju przedstawiciela – do którego mogą mieć zastosowanie przez analogię art. 95 i następne kodeksu cywilnego – upoważnionego do dokonywania czynności faktycznych (Sąd Najwyższy w uchwale z 26 lutego 2014 r., III CZP 103/13) albo jako pełnomocnika (Sąd Najwyższy w postanowieniu z 11 kwietnia 2014 r., I CZ 21/14).

Abstrahując od tego, czy osoba reprezentująca zagranicznego przedsiębiorcę w oddziale będzie postrzegana jako szczególny rodzaj przedstawiciela czy pełnomocnik, wydaje się, że nie można przypisać jej funkcji ani organu przedsiębiorcy zagranicznego ani członka tego organu. Taki wniosek znajduje bowiem oparcie, po pierwsze, w art. 2 ust. 1 lit. e Jedenastej Dyrektywy Rady, który wyraźnie odróżnia stałego przedstawiciela od organów spółki albo członków takich organów. Po drugie, da się on wyprowadzić z ogólnej systematyki Działu II Rejestru Przedsiębiorców KRS.

Składanie rocznych dokumentów do KRS

Czy zatem od 15 marca 2018 r. osoba reprezentująca zagranicznego przedsiębiorcę będzie legitymowana do złożenia rocznego sprawozdania finansowego oddziału do Rejestru Przedsiębiorców KRS? Dokument ten jest wymieniony w art. 69 ustawy o rachunkowości (dalej: uor). Będzie więc miał do niego zastosowanie nowy art. 19e ustawy o KRS. Szkopuł jednak w tym, że przepis ten wyznacza do złożenia tego dokumentu jedynie osobę fizyczną – której numer PESEL jest ujawniony w rejestrze – wpisaną jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator (art. 19e ust. 2 ustawy o KRS). ?

Ani organ, ani członek

Skoro zatem osoba reprezentująca zagranicznego przedsiębiorcę w oddziale nie jest ani organem, ani członkiem organu przedsiębiorcy zagranicznego wpisanego do Rejestru Przedsiębiorców KRS wydaje się, że – począwszy od 15 marca 2018 r. – osobami legitymowanymi do składania dokumentów rocznych dotyczących przedsiębiorcy zagranicznego będą członkowie jego organu uprawnionego do reprezentacji, których dane (w tym numer PESEL) ujawnione są Dziale II Rejestru Przedsiębiorców. Przy założeniu poprawności takiej interpretacji, nowe przepisy istotnie skomplikują wypełnianie ustawowych obowiązków sprawozdawczych przez przedsiębiorcę zagranicznego w Polsce, chociażby ze względu na barierę językową oraz brak znajomości krajowych procedur. Przede wszystkim jednak nowy art. 19e ust. 2 ustawy o KRS stać będzie w sprzeczności z art. 69 ust. 1b uor, zgodnie z którym kierownik oddziału przedsiębiorcy zagranicznego składa we właściwym rejestrze sądowym roczne sprawozdanie finansowe oddziału.

—Marek Sporny —Łukasz Drożdżowski

Konieczna jest interwencja ustawodawcy

Marek Sporny

W celu usunięcia wątpliwości interpretacyjnych pomiędzy nowym art. 19e ust. 2 ustawy o KRS oraz art. 69 ust. 1b uor, niezbędna jest więc niezwłoczna interwencja ustawodawcy. Natomiast ze względów prakseologicznych uzasadnione wydaje się być rozszerzenie katalogu osób uprawnionych do składania dokumentów, o których mowa w art. 69 uor, o odrębną kategorię osób upoważnionych w oddziale do reprezentowania przedsiębiorcy zagranicznego, o których mowa w art. 87 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej. Takie sformułowanie pozwoli nie tylko uniknąć wątpliwości interpretacyjnych w stosowaniu nowych przepisów, ale też odpowiednio przygotować się do nowych e-rozwiązań w składaniu rocznych sprawozdań finansowych.

Ustawa nowelizująca dotyczy też przepisów o rachunkowości

Ustawa z 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (DzU poz. 398) wprowadza także zmiany w ustawie o rachunkowości (uor).

- W art. 45 uor dodaje się ust. 1f-1h w brzmieniu:

1f) Sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

1g) Sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

1h) Sprawozdania finansowe sporządzane zgodnie z MSR sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie, jeżeli zostaną udostępnione w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

- W art. 49 uor dodaje się ust. 7 w brzmieniu:

W przypadku podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sprawozdanie z działalności jednostki sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

- W art. 55 uor ust. 2a otrzymuje brzmienie:

Do rocznego skonsolidowanego sprawozdania finansowego dołącza się sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej, sporządzone odpowiednio według wymogów, o których mowa w art. 49 ust. 2-3a i 7, z tym że w przypadku informacji określonych w art. 49 ust. 2 pkt 5 należy podać informacje o udziałach własnych posiadanych przez jednostkę dominującą, jednostki wchodzące w skład grupy kapitałowej oraz osoby działające w ich imieniu. Sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej można sporządzić łącznie ze sprawozdaniem z działalności jednostki dominującej jako jedno sprawozdanie.

- W art. 63c uor dodaje się ust. 2a i 2b w brzmieniu:

2a) Skonsolidowane sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

2b) Skonsolidowane sprawozdanie finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Nie dotyczy to sprawozdań finansowych sporządzanych zgodnie z MSR.