Sprawozdania finansowe a raport wiekowania należności

System rachunkowości, poza zapewnieniem prawidłowych rozliczeń podatkowych, powinien spełniać o wiele ważniejsza rolę: dostarczać użytecznych informacji, które wpływają na podejmowanie decyzji, a w konsekwencji na sukces lub porażkę spółki. Jednym z istotnych zagadnień jest zapewnienie wiarygodnej informacji zakresie płatności należności przez kontrahentów. Sytuacja, w której otrzymywanie w zapłaty za wykonane usługi lub dostarczone dobra nie jest kontrolowane, może doprowadzić do zbudowania przeświadczenia u klientów, że nie muszą oni uregulować swojego zobowiązania wcale lub że wierzyciel akceptuje dowolne opóźnienia w płatnościach. Takie zachowania stają się problemem, i to istotnym, dla dostawcy. Dział finansowy powinien planować przepływy finansowe spółki na podstawie spodziewanych terminów wpływów środków pieniężnych oraz terminy spodziewanych wydatków z tytułu zapłat za zakupione materiały, wynagrodzeń itp. W sytuacji, w której klienci nie regulują swoich zobowiązań na czas, spółka będzie musiała posiłkować się kredytem obrotowym, co wiąże się z oprocentowaniem, lub alternatywnie będzie zmuszona naruszyć swoje rezerwy gotówki. W konsekwencji, niestosowanie się przez odbiorców do ustalonych terminów płatności jest dla spółki realnym i wymiernym kosztem.

Narzędzie kontroli

W celu zminimalizowania powyższego ryzyka konieczna jest okresowa kontrola realizacji zobowiązań przez klientów, tj. kontrola spływu należności. Najczęściej stosowanym w tym celu raportem jest raport wiekowania należności. Taki raport jest możliwy do wygenerowania w większości powszechnie stosowanych programów księgowych. Wiekowanie należności przyporządkowuje poszczególne faktury do okresów przeterminowania, w zależności od tego czy upłynął już termin płatności, czy nie.

Typowymi przedziałami wiekowania są:

- należności nieprzeterminowane,

- należności przeterminowane:

Rzeczpospolita

– do 1 miesiąca,

– 1–3 miesięcy,

– 3–6 miesięcy,

– 6–12 miesięcy i

– ponad rok.

Dodatkowo, dane powinny być wykazywane w podziale na kontrahentów, dzięki czemu można łatwo ustalić, którzy z nich spóźniają się z zapłatą. Okresowa weryfikacja zmian w raporcie w dobrze funkcjonującej firmie powinna być obowiązkiem działu windykacji lub działu handlowego. Dobrą praktyką jest np. cotygodniowa kontrola spływu należności i kontakt z klientem, jeżeli sytuacja tego wymaga. Należy oczywiście wziąć pod uwagę także wpływ takich działań na dobre relacje handlowe. Nie można jednak zapominać, że celem tych relacji jest ostatecznie otrzymanie zapłaty.

Wespół w zespół

Aby raport był użyteczny, konieczne jest jednak zadbanie o prawidłowość wprowadzanych danych i ich obróbki przez niektóre działy. Dział informatyczny powinien zadbać o takie sparametryzowanie raportu, aby zapewniał on maksymalną użyteczność dla spółki. Konieczne minimum to wykazywanie w raportcie nazw klientów i okresów zalegania oraz zadbanie, aby raport nie zawierał błędów (tj. aby dane były prawidłowo przetwarzane). Niezbędne jest także zadbanie o to, aby dział handlowy wprowadzał do systemu poprawne terminy płatności, szczególnie jeżeli dokumenty sprzedaży wprowadzane są ręcznie lub importowane z innych systemów. Bez wprowadzonej daty płatności nie będzie możliwe ustalenie przez system stopnia przeterminowania płatności faktury. Dział księgowości także ma na tym etapie ważne zadanie, ponieważ musi zadbać o prawidłowe „parowanie" przychodzących płatności z wystawionymi fakturami. Jeżeli płatności nie będą rozliczane w ogóle lub nieprawidłowo, to raport wiekowania nie wykaże niezapłaconych faktur, a jedynie ciąg dodatnich i ujemnych wartości w różnych przedziałach (otrzymane a nierozliczone z fakturą zapłaty zostaną bowiem wykazane z kwotą ujemną), które niewiele mówią. Wyciągnięcie sensownych wniosków w takiej sytuacji jest niemożliwe. Dobrze wprowadzane dane znacznie ułatwią dochodzenie należności, ponieważ możliwe będzie sprawne wskazanie konkretnych faktur, które nie zostały zapłacone.

Dbanie o prawidłowość wiekowania jest także istotne z punktu widzenia sprawozdawczości finansowej. Zgodnie z art. 28 ust. 1 pkt 7 ustawy o rachunkowości (uor) należności wycenia się w kwocie wymaganej zapłaty, z uwzględnieniem zasady ostrożności. Zasada ostrożności w tym przypadku wymaga, aby należności, których uregulowanie jest mało prawdopodobne, zostały objęte odpisem aktualizującym z uwagi na utratę wartości tych aktywów.

Jak to wpływa na bilans

Zasady ustalania odpisów nie zostały sformalizowane w żadnych przepisach, dlatego spółka może ustalić je w dowolny sposób, który odzwierciedli utratę wartości należności. Zgodnie z art. 35b ust. 1 pkt 5 (uor), odpis aktualizujący w odniesieniu do należności przeterminowanych lub nieprzeterminowanych o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności, w przypadkach uzasadnionych rodzajem prowadzonej działalności lub strukturą odbiorców ustala się w wysokości wiarygodnie oszacowanej kwoty odpisu, w tym także ogólnego, na nieściągalne należności. Artykuł 35b ust. 1 w pkt. 1–4 wskazuje także wysokość odpisów w określonych szczególnych sytuacjach >patrz tabela.

Przykład

Praktyka stosowana w wielu podmiotach wypracowała zasadę, że należności zalegające ponad pół roku obejmuje się odpisem w wysokości 50 proc., natomiast należności przeterminowane ponad rok odpisuje się w całości.