Technologia a rola księgowego w firmie

Większość nowych koncepcji i wynalazków było najpierw rewolucją, która z czasem przekształcała się w ewolucję. Rewolucję stanowił z pewnością traktat Luca Pacioli „Tractatus XI Summa de Arithmetica, Geometria, Proportioni et Proportionalita" z 1494 r., i, co do zasady, przedstawione w nim reguły (zwłaszcza zapis dwustronny) obowiązują do dziś.

Outsourcing to odpowiedź na potrzeby małych firm

Jeśli popatrzeć całościowo na rachunkowość i przyjrzeć się trzem jej aspektom: finansowemu, zarządczemu i podatkowemu, to obszar podatkowy – jako związany z raportami przekazywanymi fiskusowi – pierwszy uległ przeobrażeniom na fali outsourcingu usług. Jest to bardzo naturalne, zwłaszcza w przypadku mniejszych podmiotów, gdyż ma na celu zmniejszenie kosztów związanych z prowadzeniem firmy. W efekcie bardzo zyskały na popularności biura rachunkowe, przez lata specjalizujące się przede wszystkim w ewidencji dla celów podatkowych (książki przychodów i rozchodów).

System w biurze...

Nieodzowny element w prowadzeniu efektywnej rachunkowości wielu podmiotów przez stosunkowo niewielką liczbę księgowych stanowią systemy informatyczne. To wykwalifikowani księgowi, będący często doradcami przedsiębiorcy, decydują o wyborze systemu, z którego będą w pracy korzystały działy finansowo-księgowe, a także pozwalającemu na bezpieczne łączenie się z dowolnego miejsca na ziemi i pracę z danymi klienta. Decyzja o zainstalowaniu określonego oprogramowania, zmieniającego sposób i zakres dostępu do zasobów firmy, może całkowicie przeobrazić metodę prowadzenia biznesu.

... a dane w chmurze

Z technologią przechowywania danych ściśle związane jest obecnie pojęcie tzw. chmury obliczeniowej – zjawisko, z którym mamy do czynienia na co dzień, korzystając z poczty elektronicznej czy bankowości elektronicznej. Chcąc nie chcąc, część danych każdego z nas znajduje się już w chmurze. I świadomie czy też nie, okazujemy jej ogromne zaufanie już dziś.

Oprogramowanie jako usługa

Oddelegowanie nie tylko opieki nad infrastrukturą sprzętową do zewnętrznego podmiotu, ale wręcz zakup oprogramowania jako usługi (Software as a Service) jest kolejnym trendem, mającym na celu optymalizację kosztów oraz minimalizację niebezpieczeństw związanych z zarządzaniem licencjami, awarią systemów, sprzętu czy atakami hakerskimi. Kupujący płaci wyłącznie za usługę, jak za prąd czy wodę, nie przejmując się aspektami technicznymi, itp. Jest to o tyle interesujące, że przepisy pozwalają na przechowanie danych księgowych w krajach na terenie Unii Europejskiej z zachowaniem m.in. dostępu do danych dla organów kontrolnych, co zapewnia większość dostawców tego typu usług.

W konkurencyjnym i permanentnie turbulentnym środowisku biznesowym wygrywa ten, kto potrafi taniej dostarczyć usługi lepszej jakości. Coraz częściej biura rachunkowe, ale i działy finansowo-księgowe przedsiębiorstw, optymalizują procesy swojej działalności poprzez udostępnienie wszelkiego rodzaju kiosków i pulpitów samoobsługowych – specjalnych stron internetowych, użytkownikom i klientom. Dzięki temu dokumenty mogą zostać wprowadzone przez pracowników i dzięki zdefiniowanym procesom workflow trafiają do księgowości szybciej i w lepszej jakości niż dotychczas, umożliwiając błyskawiczne przetworzenie i uniknięcie pomyłek czy opóźnień, np. w płatności. Dodatkowo, proces przetwarzania dokumentów może być wspierany przez, obecną od kilkunastu już lat, technologię OCR (Optical Character Recognition), pozwalającą z dużą dokładnością dostarczyć konkretne wartości pól z dokumentu, trafiającego do systemu księgowego firmy, na potrzeby automatycznego lub półautomatycznego rozliczenia dokumentu.

JPK już, split payment lada chwila

Niezwykle często przyczyną zmiany kierunku ewolucji jest legislatura. Szczególnie w ostatnim czasie aktywność ustawodawcy wymusza działania, które bezpośrednio dotyczą lub dotykają księgowych. Tym, z czym już mamy do czynienia, jest Jednolity Plik Kontrolny, nakładający na przedsiębiorców obowiązek raportowania dokumentów handlowych bezpośrednio do urzędu (dokumenty te w pierwszej kolejności trafiają do chmury obliczeniowej, a następnie na serwery Ministerstwa Finansów). Nietrudno więc wyobrazić sobie sytuację, w której przedsiębiorca nie będzie składał deklaracji – bo wszelkie dokumenty, potrzebne do jej przygotowania, będą już w posiadaniu urzędu. Można sobie również wyobrazić, że w przyszłości przedsiębiorca złoży wniosek, a to urząd przygotuje taki raport i mu go dostarczy. To sprawiłoby, że księgowy przestałby być „delegaturą fiskusa u przedsiębiorcy".

Jednak nie oznacza to malejącej roli księgowego. Wręcz przeciwnie – będzie jeszcze większa i istotniejsza niż dotychczas. Przedsiębiorcy zaczną szukać wsparcia i informacji w zakresie zaawansowanej rachunkowości finansowej i zarządczej. Szczególnie w obszarze finansowym przedsiębiorca będzie wymagał większej niż dotychczas pomocy, choćby z powodu przepisów dotyczących split payment. Dotychczas przedsiębiorca mógł swobodnie dysponować własnymi środkami pieniężnymi, płacąc za zobowiązania pieniędzmi przeznaczonymi na podatki. Natomiast po wejściu w życie przepisów o podzielonej płatności część środków zostanie zamrożona na osobnym rachunku celowym przedsiębiorcy na potrzeby zabezpieczenia w pierwszej kolejności zobowiązań podatkowych. Pole manewru w zakresie przepływów finansowych będzie więc mniejsze niż dotychczas.

Dostawca z certyfikatem to mniejsze ryzyko

Jeszcze mniejsza swoboda dotyczy ochrony danych osobowych. Przepisy związane z sankcjami wynikającymi z rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO) wchodzą w życie 25 maja br. Nakładają one na przedsiębiorcę wiele obowiązków, m.in. związanych z zapewnieniem środków, mających na celu ochronę przechowywanych danych osobowych oraz zgłaszanie incydentów związanych z jej naruszeniem lub utratą danych. Stosowne środki to zastosowanie odpowiednich procedur oraz rozwiązań sprzętowych i programowych zapewniających ochronę danych. Tutaj z pomocą przychodzi, m.in. możliwość zakupu oprogramowania jako usługi od dostawcy, który posiada najwyższe certyfikaty bezpieczeństwa, co poszczególnym podmiotom trudno byłoby uzyskać we własnych serwerowniach. Dzięki temu w razie kontroli, po wystąpieniu incydentu wycieku danych osobowych, trudniej będzie organom kontrolnym podważyć adekwatność użytych środków zapobiegawczych w zakresie oprogramowania.

Ewolucja przyspiesza

Przyglądając się trendom i rewolucjom technologicznym, zachodzącym w innych sektorach, można śmiało powiedzieć, że to nie koniec przyspieszającej ewolucji w księgowości.

W gospodarce opartej na wiedzy podejmowanie decyzji biznesowych wymaga szerokiego i wnikliwego spojrzenia na dostępne dane. Często firmy poprawiają swoją sytuację, wdrażając rozwiązania analityczne z obszaru Business Intelligence, które dzięki rozbudowanym mechanizmom i zestawom raportów efektywnie wspierają zarządy w organizowaniu pracy przedsiębiorstwa. Niejednokrotnie przychodzi jednak wnioskować na podstawie dziesiątków, jeśli nie setek, przesłanek. Przy takiej liczbie danych o dużej różnorodności trudno mówić o czymś innym niż intuicja – ludzka percepcja i doświadczenie ma jednak swoje granice. Mogą one jednak zostać niebywale rozszerzone dzięki analizom i sugestiom sztucznej inteligencji (AI). Technologia ta karmi się dużymi zbiorami danych (Big Data) i dzięki zbudowaniu odpowiednich modeli analitycznych sama szuka powiązań między danymi oraz określa prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzeń lub wskazuje te, którym należy się szczególnie przyjrzeć. Nieco upraszczając, AI pozwala obecnie na analizę wyjątków, regresji, klasyfikację i podział danych na klastry. Na potrzeby pracy z AI powstał zawód Data Scientist. Z nimi właśnie w nieodległej przyszłości przyjdzie współpracować księgowym.

Przykład

Już teraz, dzięki profilowaniu, sklepy internetowe sugerują produkty jakimi może być zainteresowany klient. W przyszłości systemy księgowe, na podstawie analizy historycznych opisów analitycznych, kontrahenta oraz czasu same zarekomendują odpowiednie dane do dekretu. System HR, analizując dane płacowe, wydajność pracy pracownika, obecność, udział w projektach i oceny pracownicze, dokona rekomendacji dotyczącej podwyżki. Decyzje będą wynikały z faktów, a nie jedynie odczuć czy intuicji managera.

—Grzegorz Jurczak

Już jutro rozpoczyna się III edycja konkursu Księgowi Przyszłości!

Nowa kategoria – eksperci ds. płac i kadr

Księgowi Przyszłości to ogólnopolski, drużynowy konkurs wiedzy o rachunkowości. W czerwcu tego roku poznamy laureatów trzeciej jego edycji i nie będą to tylko księgowi. Kadry i płace, podobnie jak księgowość, stanowią nieodłączne elementy rozwoju przedsiębiorstw – małych i dużych, dlatego organizatorzy konkursu stworzyli nową kategorię właśnie dla specjalistów z tego obszaru. Organizatorami konkursu są Stowarzyszenie Księgowych w Polsce oraz Soneta sp. z o.o., producent oprogramowania enova365.

Rejestracja drużyn konkursowych rozpoczyna się 1 marca 2018 r. i potrwa do 11 kwietnia 2018 r. – ostatniego dnia I etapu konkursu. Uczestników konkursu czeka przejście kolejnych etapów testów online oraz przygotowanie pracy półfinałowej.

Pytania dotyczące konkursu należy kierować na adres kontakt@ksiegowiprzyszlosci.pl lub pod numer telefonu 12 349 28 80. Szczegóły dostępne na stronie http://www.ksiegowiprzyszlosci.pl

Stowarzyszenie Księgowych w Polsce od dziesięcioleci kształci księgowych na różnych poziomach – od księgowego do dyplomowanego księgowego. Edukacja to jeden z najważniejszych obszarów działalności Stowarzyszenia – organizacji o dużym dorobku i znaczeniu w środowisku księgowych, cieszącej się również zasłużonym uznaniem wśród przedsiębiorców.

Zapraszamy na www.skwp.pl

Grzegorz Jurczak

Kierownik Projektów DMS / BI / CRM enova365 w Soneta sp. z o.o.