Jak dokumentować przerzuty towarów pomiędzy zakładami podatnika

Prowadzę przedsiębiorstwo wielozakładowe (sklepy spożywczo – przemysłowe). Zdarzenia gospodarcze ewidencjonuję w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (odrębne księgi dla każdego zakładu). Zdarza się, że robię przesunięcia towarów, w szczególności towarów handlowych pomiędzy poszczególnymi zakładami (sklepami). W jaki sposób powinnam dokumentować przerzuty towarów pomiędzy zakładami wchodzącymi w skład mojego przedsiębiorstwa? – pyta czytelniczka.

Zasady dokumentowania przesunięć towarów pomiędzy zakładami przez podatnika prowadzącego podatkową księgę przychodów i rozchodów są określone przez przepisy rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie).

W przypadku prowadzenia przedsiębiorstwa wielozakładowego księgi muszą znajdować się w każdym zakładzie. Podatnik może jednak prowadzić jedną księgę w miejscu wskazanym jako jego siedziba, pod warunkiem że w poszczególnych zakładach jest prowadzona co najmniej ewidencja sprzedaży, o której mowa w § 8 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia (§ 9 ust. 3 in principio rozporządzenia).

W przypadku przesunięć (przerzutów) towarów handlowych oraz materiałów podstawowych między zakładami należącymi do tego samego podatnika, podatnik dokumentuje te zdarzenia dowodami wewnętrznymi. Są to dowody przesunięć. Dowody te sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden przechowywany jest w zakładzie, z którego przesunięto towar lub materiał, a drugi – w zakładzie, w którym przyjęto te towary lub materiały (§ 9 ust. 4 rozporządzenia).

Na udokumentowanie przesunięcia towarów pomiędzy poszczególnymi sklepami (zakładami) czytelniczka powinna sporządzić dowody przesunięć. Sporządza się je w dwóch egzemplarzach. W każdym ze sklepów, między którymi miało miejsce przesunięcie, powinien być przechowywany jeden egzemplarz.

Dowody przesunięć powinny zawierać co najmniej następujące dane: numer kolejny wpisu, datę przesunięcia, nazwę towarów lub materiałów oraz ich ilość i wartość obliczoną według cen zakupu (§ 9 ust. 4 zdanie pierwsze rozporządzenia).

Uwaga! Jeżeli podatnik prowadzi jedną księgę dla przedsiębiorstwa wielozakładowego, a zakupione towary przekazuje tylko do jednego zakładu (oddziału), to nie ma obowiązku sporządzania dowodu przesunięć, pod warunkiem że na dowodzie zakupu poda nazwę zakładu, do którego przekazał te towary (§ 9 ust. 4 zdanie drugie rozporządzenia).

—Marcin Szymankiewicz, doradca podatkowy

Definicje z rozporządzenia

Siedziba przedsiębiorstwa – miejsce położenia przedsiębiorstwa wskazane w koncesji, zezwoleniu lub zaświadczeniu o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej albo w rejestrze przedsiębiorców, a w razie niedopełnienia tych obowiązków albo gdy działalność jest wykonywana bez posiadania zorganizowanego zakładu – miejsce zamieszkania osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą. W przypadku spółek cywilnych osób fizycznych jest to siedziba spółki, a jeśli nie można ustalić siedziby spółki – miejsce zamieszkania jednego ze wspólników(zob. § 3 pkt 11 rozporządzenia).

Przedsiębiorstwo wielozakładowe – działalność prowadzona w oparciu o kilka zespołów składników materialnych i niematerialnych, jakimi są w szczególności sklepy, zakłady, punkty usługowe, przeznaczone do realizacji określonych zadań gospodarczych (zob. § 3 pkt 10 rozporządzenia).

Towary – towary handlowe, materiały podstawowe i pomocnicze, półwyroby (półfabrykaty), wyroby gotowe, braki i odpady oraz materiały przyjęte od zamawiających do przerobu lub obróbki, z tym że:

a) towarami handlowymi są wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym; towarami handlowymi są również produkty uboczne uzyskiwane przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej,

b) materiałami (surowcami) podstawowymi są materiały, które w procesie produkcji lub przy świadczeniu usług stają się główną substancją gotowego wyrobu; do materiałów podstawowych zalicza się również materiały stanowiące część składową (montażową) wyrobu lub ściśle z wyrobem złączone (np. opakowania - puszki, butelki) oraz opakowania wysyłkowe wielokrotnego użytku (np. transportery, palety), jeżeli opakowania te nie są środkami trwałymi,

c) materiałami pomocniczymi są materiały niebędące materiałami podstawowymi, które są zużywane w związku z działalnością gospodarczą i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości,

d) wyrobami gotowymi są wyroby własnej produkcji, których proces przerobu został całkowicie zakończony, wykonane usługi, prace naukowo-badawcze, prace projektowe, geodezyjno-kartograficzne, zakończone roboty, w tym także budowlane,

e) produkcją niezakończoną jest produkcja w toku oraz półwyroby (półfabrykaty), to jest niegotowe jeszcze produkty własnej produkcji, a także wykonywane roboty, usługi przed ich ukończeniem,

f) brakami są nieodpowiadające wymaganiom technicznym wyroby własnej produkcji, całkowicie wykończone bądź też doprowadzone do określonej fazy produkcji; brakami są również towary handlowe, które na skutek uszkodzenia lub zniszczenia w czasie transportu bądź magazynowania utraciły częściowo swą pierwotną wartość,