Podstawowym celem stawianym sobie przez każdą organizację w odniesieniu do księgowości jest zapewnienie zgodności własnych procedur z wymogami prawa oraz standardami księgowymi. Każde działanie w obszarze rachunkowości podlega mniej lub bardziej szczegółowym regulacjom, narzucającym pewien schemat działania i wyznaczającym obszar bezpiecznych zachowań. Tradycyjna księgowość wykształciła pewne rozwiązania, których celem było zagwarantowanie autentyczności zapisów księgowych, ich integralności oraz zapobieganie nadużyciom.
Innymi słowy, rachunkowość to nie tylko zbiór zasad dotyczących księgowania (ujmowania) operacji gospodarczych, lecz również reguły gwarantujące autentyczność poszczególnych zapisów. Wynika to z faktu, że punktem wyjścia do obliczania zarówno wyniku księgowego, jak i podatkowego, jest właśnie pojedynczy zapis, którego zmiana mogłaby bezpośrednio wpłynąć na sporządzane kalkulacje. Dlatego niezbędne było stworzenie takich metod, które prowadziłyby do maksymalizacji bezpieczeństwa danych, przy jednoczesnej minimalizacji dodatkowych nakładów pracy.
Istota dziennika
Jednym ze sposobów kontrolowania rozliczeń księgowych przedsiębiorcy jest dziennik. W ustawie o rachunkowości pojawia się on dwanaście razy, łącznie w pięciu artykułach, z czego siedem razy jest przywołany w art. 14, traktującym właśnie o dzienniku. To stosunkowo rzadko, zwłaszcza biorąc pod uwagę jak wiele problemów powoduje dziennik w obrębie Jednolitego Pliku Kontrolnego.
Dziennik jest niczym innym jak zestawieniem wszystkich zapisów księgowych. Za jego powstaniem stoi bardzo prosty cel: zagwarantowanie, że przedsiębiorca nie będzie dowolnie wprowadzał i następnie wykreślał poszczególne zapisy. W związku z tym ustanowiono zasadę, zgodnie z którą w dzienniku należy ujmować wszystkie zdarzenia gospodarcze, przy czym każde następne powinno być numerowane w kolejności, bez pomijania żadnego z numerów. Tym samym, w przypadku wykreślenia zapisu z dziennika powstaje prosta do identyfikacji luka. Jeżeli księgowań są tysiące, ukrycie (czyli de facto wykreślenie) jednego z nich wymagałoby poprawienia każdego kolejnego księgowania.
Oprócz dziennika wprowadzono też inne rozwiązania, jak chociażby storno, które umożliwia oficjalne wykreślenie zapisu. Niemniej, zastosowanie któregokolwiek z tych rozwiązań wymaga odnotowania w dzienniku. Pozostaje więc ślad, który umożliwia identyfikację zapisu, i jego datę, pokazuje chronologię zdarzeń i umożliwia powiązanie zapisu z odpowiednim dokumentem. W informatycznym żargonie dziennik nazwalibyśmy „logiem zmian" o niezwykle istotnej roli.