Wszystkie jednostki prowadzące księgi rachunkowe na podstawie ustawy o rachunkowości (uor) są zobowiązane do prowadzenia ich w sposób rzetelny i bezbłędny. Księgi rachunkowe powinny przedstawiać obraz rzeczywistych zdarzeń mających miejsce w spółce. Sprawozdanie finansowe spółki uznaje się za wiarygodne jedynie w przypadku, gdy dane wynikające z ksiąg rachunkowych podlegają weryfikacji ze stanem faktycznym, a ewentualne różnice inwentaryzacyjne zostaną ujęte w księgach rachunkowych.
Obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji wynika z art. 4 ust. 3 uor wskazującego, że rachunkowość jednostki powinna obejmować również okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów.
Rozdział 3 uor „Inwentaryzacja" określa terminy, metody oraz częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji, nie reguluje jednak standardów opisujących techniki jej przeprowadzania. Inwentaryzację przeprowadza się na dzień bilansowy. W spółkach, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, inwentaryzacja powinna więc być przeprowadzona na 31 grudnia 2016 r. Ponieważ wszystkich czynności inwentaryzacyjnych nie da się przeprowadzić jednego dnia, jej termin uważa się za zachowany, jeśli rozpocznie się nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończy 15 stycznia następnego roku.
Nawet te firmy, które mogą sobie pozwolić na realizację obowiązku wynikającego z ustawy o rachunkowości w ostatniej chwili, muszą zadbać o rzetelne przeprowadzenie spisu, które powinno być poprzedzone odpowiednim przygotowaniem. Powinno ono obejmować następujące czynności:
Krok 1.