– zawinione, sporne (w przypadku odmowy przez pracownika pokrycia niedoboru i skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego)
Wn „Pozostałe rozrachunki" (należności dochodzone na drodze sądowej)
Ma „Rozliczenie niedoborów"
– niezawinione (ubytki naturalne w granicach tolerancji)
Wn „Koszty według rodzajów" lub odpowiednie konto zespołu 5 lub „Koszt sprzedanych produktów" lub konto „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)" lub „Wartość sprzedanych materiałów"
Ma konto „Rozliczenie niedoborów"
– niezawinione (szkody, powstałe wskutek wypadków losowych)
Wn „Pozostałe koszty operacyjne"
Ma „Rozliczenie niedoborów"
b) pozorne
Wn „Koszty według rodzajów" lub odpowiednie konto zespołu 5 lub „Koszt sprzedanych produktów" lub „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)" lub konto „Wartość sprzedanych materiałów"
Ma „Rozliczenie niedoborów"
2. Ujawnione nadwyżki
a) faktyczne
– objęte kompensatą z niedoborem (o ustalonej przyczynie powstania)
Wn „Rozliczenie nadwyżek"
Ma „Rozliczenie niedoborów"
– nieobjęte kompensatą z niedoborem (o nieustalonej przyczynie powstania)
Wn „Rozliczenie nadwyżek"
Ma „Pozostałe przychody operacyjne"
b) pozorne
Wn „Rozliczenie nadwyżek"
Ma „Koszty według rodzajów" lub odpowiednie konto zespołu 5 lub „Koszt sprzedanych produktów" lub „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)" lub „Wartość sprzedanych materiałów".
Potrącenie z wynagrodzenia...
Należy pamiętać, że dopiero w momencie odrzucenia różnic pozornych powstaną różnice faktyczne, wymagające księgowego rozliczenia (np. w drodze kompensaty).
Gdy strony uzgodnią, że uregulowanie zawinionego przez pracownika niedoboru nastąpi w drodze potrącenia z wynagrodzenia, wówczas zdarzenie to należy ująć w ewidencji, zapisem:
Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń"
Ma „Pozostałe rozrachunki z pracownikami".
W przypadku wierzytelności z tytułu zawinionych niedoborów, dochodzonych na drodze sądowej, jeżeli istnieje wysokie prawdopodobieństwo przegrania sprawy w sądzie lub wątpliwa jest późniejsza egzekucja należności, wskazane jest ujęcie odpisów aktualizujących te należności:
Wn „Pozostałe koszty operacyjne"
Ma „Odpisy aktualizujące wartość należności".
... lub z udziałem sądu
W chwili uprawomocnienia się wyroku sądowego, orzekającego zobowiązanie dłużnika (pracownika) do zapłaty należnego świadczenia na rzecz wierzyciela (pracodawcy), wierzytelności ujęte dotychczas na koncie pozostałych rozrachunków dochodzonych na drodze sądowej przestają być sporne i wskazane jest ich przeksięgowanie na konto rozrachunków z pracownikami, zapisem:
Wn „Rozrachunki z pracownikami"
Ma „Pozostałe rozrachunki" (należności dochodzone na drodze sądowej).
Uregulowanie należności przez pracownika z tytułu niedoboru należy zaksięgować zapisem:
Wn „Kasa" lub „Rachunki bankowe"
Ma „Rozrachunki z pracownikami".
Równolegle do ww. ewidencji należy rozwiązać odpis aktualizujący wartość należności, jeżeli odpis taki został uprzednio dokonany (art. 35c uor):
Wn „Odpisy aktualizujące wartość należności"
Ma „Pozostałe przychody operacyjne"
Jeżeli sąd oddali roszczenia wierzyciela (pracodawcy), wówczas należność ujętą uprzednio na koncie pozostałych rozrachunków dochodzonych na drodze sądowej należy przenieść na konto rozrachunków z pracownikami:
Wn „Rozrachunki z pracownikami"
Ma „Pozostałe rozrachunki" (należności dochodzone na drodze sądowej).
Należność taką, wykazaną na koncie rozrachunków z pracownikami, wskazane jest odpisać jako należność nieściągalną w ciężar utworzonego odpisu aktualizującego lub – w razie, gdy jednostka uprzednio nie utworzyła takiego odpisu – w ciężar kosztów:
1. Spisanie należności w ciężar utworzonego uprzednio odpisu
Wn „Odpisy aktualizujące wartość należności"
Ma „Rozrachunki z pracownikami"
2. Spisanie należności w ciężar kosztów
Wn „Pozostałe koszty operacyjne"
Ma „Rozrachunki z pracownikami".
Podobnie należy ująć w księgach nieściągalną od pracownika wierzytelność z tytułu niedoborów (pomimo wygrania sprawy w sądzie), po otrzymaniu od komornika postanowienia o umorzeniu postępowania egzekucyjnego, z uwagi na niedysponowanie przez dłużnika majątkiem, z którego można byłoby odzyskać należność. Co istotne, jeżeli majątek dłużnika nie wystarcza na pokrycie kosztów egzekucji, to wydatki te obciążają wierzyciela:
Wn „Pozostałe koszty operacyjne"
Ma „Pozostałe rozrachunki" (w analityce: rozrachunki z komornikiem).
Kiedy wolno kompensować
Jeżeli jednostki prowadzą jedynie ewidencję wartościową zapasów (np. punkty sprzedaży detalicznej towarów i opakowań), to nie kompensują ich ewentualnych niedoborów i nadwyżek. Kompensata różnic inwentaryzacyjnych jest przeprowadzana w razie ewidencjonowania zapasów techniką ilościowo-wartościową (i pod warunkiem, że niedobory mają charakter niezawiniony, zaś nadwyżki są bezsporne). Ponadto, dla skuteczności kompensaty muszą zostać spełnione następujące przesłanki:
- niedobory i nadwyżki zostały ujawnione w obrębie jednego (tego samego) spisu z natury, w podobnych składnikach aktywów,
- można je przypisać tej samej osobie (osobom) materialnie odpowie- dzialnym za powierzony im majątek firmy.
Przeprowadzając kompensatę różnic należy kierować się regułą niższej ceny i ilości. Zgodnie z tą zasadą, wartość i ilość kompensowanych niedoborów/nadwyżek ustalana jest na podstawie niższej ceny danego składnika zapasów, do którego odnoszą się różnice inwentaryzacyjne, oraz mniejszej ilości niedoboru lub nadwyżki. Potencjalne różnice pozostałe po kompensacie i uwzględnieniu ubytków naturalnych (o charakterze ilościowo-wartościowym, tylko ilościowym lub tylko wartościowym) należy rozliczyć według reguł ogólnych.
