Prenumerata 2018 ju˜ż w sprzedża˜y - SPRAWD˜!

Rachunkowoœć

Rynek outsourcingu księgowego - Elektroniczna księgowa? To się już dzieje

Adobe Stock
Sztuczna inteligencja pracujšca dla ludzi to już nie futurystyczna wizja, ale rzeczywistoœć.

Rynek outsourcingu księgowego i centrów usług wspólnych jest trudny z wielu powodów. Jednym z nich, szczególnie w większych miastach, jest pogłębiajšcy się niedobór wykwalifikowanej kadry księgowej. Zwiększa się też nacisk na dostarczanie informacji finansowych dla ich klientów na bieżšco do celów zarzšdczych. W firmach z branży BPO (Business Process Outsourcing), gdzie praca księgowych jest kluczowa, niewykorzystanie możliwoœci redukcji kosztów poprzez automatyzację księgowań może wpłynšć na być albo nie być na rynku.

Natomiast dla przedsiębiorstw spoza tej branży, nawet jeœli koszty księgowoœci sš mniejszš częœciš ich kosztów ogólnych, brak usprawnienia w zakresie przetwarzania danych i dokumentów staje się coraz większym problemem, ponieważ z powodu braków kadrowych na rynku mogš mieć one problemy z terminowym wywišzywaniem się z obowišzków sprawozdawczych. Dodatkowo, działy księgowoœci często sš postrzegane jako „generatory kosztów" w firmie, a zatem redukcja potrzebnego na księgowanie dokumentów czasu i zmniejszenie liczby osób zaangażowanych w ten proces ma coraz większe znaczenie.

W księgowoœci firm, w których przetwarza się duże iloœci dokumentów przychodzšcych, większoœć wprowadzanych transakcji jest powtarzalna i manualne wprowadzanie danych, bioršc pod uwagę problemy z rotacjš personelu, nie ma dziœ sensu. Przed firmš dokonujšcš wyboru rozwišzań służšcych do automatyzacji księgowoœci stoi duże wyzwanie, bo dostępne na rynku aplikacje często podobnie nazywajš różne funkcjonalnoœci lub różnie te same mechanizmy.

Dobry system zaksięguje dokumenty

Wybierajšc program trzeba zatem sprawdzić dokładnie sposób jego działania. Jest wiele systemów na rynku, które udostępniajš narzędzie OCR (ang. Optical Character Recognition), które pozwala na odczytanie danych z dokumentów. Jednak różne systemy mogš odczytywać dane z dokumentu w różnym zakresie: niektóre tylko dane z nagłówków, inne zaœ również treœć, wszystkie elementy z linii faktury – co może mieć znaczenie np. wtedy, gdy faktury składajš się z wielu pozycji opodatkowanych różnymi stawkami VAT, czy podlegajšcych odrębnej klasyfikacji do celów księgowych i podatkowych.

Stopień redukcji pracy ręcznej księgowych na etapie procesowania wprowadzonych dokumentów jest istotny. Wiele dostępnych na rynku systemów nadal wymaga, aby księgowa ręcznie zaksięgowała wprowadzone w wyniku OCR dokumenty. Dużo większe korzyœci da mechanizm, który bez ingerencji wykwalifikowanej osoby prawidłowo zadekretuje każdš pozycję dokumentu uwzględniajšc nie tylko przepisy podatkowe, ale również politykę rachunkowoœci firmy. Jest to możliwe dzięki zaawansowanym algorytmom, których odpowiednia konfiguracja i odpowiednie zasilenie systemu danymi z dokumentu i danymi biznesowymi zwišzanych z procesowanš transakcjš może automatycznie podpowiedzieć, jakie sš prawidłowe księgowania. Dodatkowo, niektóre z systemów, działajšc na podstawie algorytmów sztucznej inteligencji, uczš się w trakcie pracy, dzięki czemu sš w stanie rozpoznać właœciwš klasyfikację rachunkowš w przyszłoœci również dla dokumentu podobnego do przetwarzanego już kiedyœ, ale przychodzšcego np. od nowego kontrahenta.

Ile czasu można zyskać

Ważny jest komfort i prostota zaczytywania danych do systemu, ale najważniejsze jest to, w jakiej postaci te dane „wchodzš" do systemu i ile pracy księgowa musi jeszcze dodatkowo „włożyć" w ten proces. Czy księgowa musi wykonać wiele „kliknięć" w systemie FK i ile czasu musi poœwięcić na każdš transakcję? Czy musi sprawdzać wszystkie transakcje, czy może system pozwala na ustawienie indywidualnych kontroli pozwalajšcych na wylistowanie tylko tych dokumentów, które sš wštpliwe lub które muszš być sprawdzone np. z uwagi na obowišzujšce w firmie procedury?

Najbardziej zaawansowane technologie eliminujš udział specjalistów w przetwarzaniu dokumentów przychodzšcych dla około 70-80 proc. transakcji, z uwagi na ich powtarzalnoœć lub podobieństwo.

Pozytywnym efektem ubocznym wprowadzenia dobrego systemu do automatyzacji często bywa uporzšdkowanie procedur w firmie i skorygowanie nieprawidłowoœci, które zwykle ujawniajš się na etapie wdrożenia. Dodatkowo, koniecznoœć zdefiniowania procesów i ustalenia reguł, według których majš być generowane wpisy do ewidencji rachunkowych, pozwala na ujednolicenie księgowań i uspójnienie obowišzujšcych zasad.

Niektóre z systemów umożliwiajš analizę danych w czasie rzeczywistym dzięki przeliczaniu dostępnych danych na bieżšco i z uwzględnieniem kategorii zarzšdczych. Jest to korzystne głównie dla przedsiębiorców, gdzie œcisły monitoring budżetów jest istotny, np. w przypadku koniecznoœci kontroli wyników dla prowadzonych projektów.

Decyzja biznesowa

Podjęcie decyzji o wdrożeniu usprawnień w zakresie przetwarzania danych dotyczšcych transakcji to ważna decyzja biznesowa – w szczególnoœci dla branży BPO, gdyż może zadecydować o przewadze konkurencyjnej organizacji lub jej braku. Dlatego ważne jest, aby podejmujšc jš, starannie przeanalizować funkcjonalnoœci dostępnych na rynku programów i wybrać ten, który najbardziej odpowiada potrzebom i który jest perspektywiczny. ?

Magdalena Brzuszczyńska Accounting Robots Implementation Manager CYBER PRODUCTIVITY SA

ródło: Rzeczpospolita

WIDEO KOMENTARZ

REDAKCJA POLECA

NAJNOWSZE Z RP.PL