Rachunkowość

Rynek outsourcingu księgowego - Elektroniczna księgowa? To się już dzieje

Adobe Stock
Sztuczna inteligencja pracująca dla ludzi to już nie futurystyczna wizja, ale rzeczywistość.

Rynek outsourcingu księgowego i centrów usług wspólnych jest trudny z wielu powodów. Jednym z nich, szczególnie w większych miastach, jest pogłębiający się niedobór wykwalifikowanej kadry księgowej. Zwiększa się też nacisk na dostarczanie informacji finansowych dla ich klientów na bieżąco do celów zarządczych. W firmach z branży BPO (Business Process Outsourcing), gdzie praca księgowych jest kluczowa, niewykorzystanie możliwości redukcji kosztów poprzez automatyzację księgowań może wpłynąć na być albo nie być na rynku.

Natomiast dla przedsiębiorstw spoza tej branży, nawet jeśli koszty księgowości są mniejszą częścią ich kosztów ogólnych, brak usprawnienia w zakresie przetwarzania danych i dokumentów staje się coraz większym problemem, ponieważ z powodu braków kadrowych na rynku mogą mieć one problemy z terminowym wywiązywaniem się z obowiązków sprawozdawczych. Dodatkowo, działy księgowości często są postrzegane jako „generatory kosztów" w firmie, a zatem redukcja potrzebnego na księgowanie dokumentów czasu i zmniejszenie liczby osób zaangażowanych w ten proces ma coraz większe znaczenie.

W księgowości firm, w których przetwarza się duże ilości dokumentów przychodzących, większość wprowadzanych transakcji jest powtarzalna i manualne wprowadzanie danych, biorąc pod uwagę problemy z rotacją personelu, nie ma dziś sensu. Przed firmą dokonującą wyboru rozwiązań służących do automatyzacji księgowości stoi duże wyzwanie, bo dostępne na rynku aplikacje często podobnie nazywają różne funkcjonalności lub różnie te same mechanizmy.

Dobry system zaksięguje dokumenty

Wybierając program trzeba zatem sprawdzić dokładnie sposób jego działania. Jest wiele systemów na rynku, które udostępniają narzędzie OCR (ang. Optical Character Recognition), które pozwala na odczytanie danych z dokumentów. Jednak różne systemy mogą odczytywać dane z dokumentu w różnym zakresie: niektóre tylko dane z nagłówków, inne zaś również treść, wszystkie elementy z linii faktury – co może mieć znaczenie np. wtedy, gdy faktury składają się z wielu pozycji opodatkowanych różnymi stawkami VAT, czy podlegających odrębnej klasyfikacji do celów księgowych i podatkowych.

Stopień redukcji pracy ręcznej księgowych na etapie procesowania wprowadzonych dokumentów jest istotny. Wiele dostępnych na rynku systemów nadal wymaga, aby księgowa ręcznie zaksięgowała wprowadzone w wyniku OCR dokumenty. Dużo większe korzyści da mechanizm, który bez ingerencji wykwalifikowanej osoby prawidłowo zadekretuje każdą pozycję dokumentu uwzględniając nie tylko przepisy podatkowe, ale również politykę rachunkowości firmy. Jest to możliwe dzięki zaawansowanym algorytmom, których odpowiednia konfiguracja i odpowiednie zasilenie systemu danymi z dokumentu i danymi biznesowymi związanych z procesowaną transakcją może automatycznie podpowiedzieć, jakie są prawidłowe księgowania. Dodatkowo, niektóre z systemów, działając na podstawie algorytmów sztucznej inteligencji, uczą się w trakcie pracy, dzięki czemu są w stanie rozpoznać właściwą klasyfikację rachunkową w przyszłości również dla dokumentu podobnego do przetwarzanego już kiedyś, ale przychodzącego np. od nowego kontrahenta.

Ile czasu można zyskać

Ważny jest komfort i prostota zaczytywania danych do systemu, ale najważniejsze jest to, w jakiej postaci te dane „wchodzą" do systemu i ile pracy księgowa musi jeszcze dodatkowo „włożyć" w ten proces. Czy księgowa musi wykonać wiele „kliknięć" w systemie FK i ile czasu musi poświęcić na każdą transakcję? Czy musi sprawdzać wszystkie transakcje, czy może system pozwala na ustawienie indywidualnych kontroli pozwalających na wylistowanie tylko tych dokumentów, które są wątpliwe lub które muszą być sprawdzone np. z uwagi na obowiązujące w firmie procedury?

Najbardziej zaawansowane technologie eliminują udział specjalistów w przetwarzaniu dokumentów przychodzących dla około 70-80 proc. transakcji, z uwagi na ich powtarzalność lub podobieństwo.

Pozytywnym efektem ubocznym wprowadzenia dobrego systemu do automatyzacji często bywa uporządkowanie procedur w firmie i skorygowanie nieprawidłowości, które zwykle ujawniają się na etapie wdrożenia. Dodatkowo, konieczność zdefiniowania procesów i ustalenia reguł, według których mają być generowane wpisy do ewidencji rachunkowych, pozwala na ujednolicenie księgowań i uspójnienie obowiązujących zasad.

Niektóre z systemów umożliwiają analizę danych w czasie rzeczywistym dzięki przeliczaniu dostępnych danych na bieżąco i z uwzględnieniem kategorii zarządczych. Jest to korzystne głównie dla przedsiębiorców, gdzie ścisły monitoring budżetów jest istotny, np. w przypadku konieczności kontroli wyników dla prowadzonych projektów.

Decyzja biznesowa

Podjęcie decyzji o wdrożeniu usprawnień w zakresie przetwarzania danych dotyczących transakcji to ważna decyzja biznesowa – w szczególności dla branży BPO, gdyż może zadecydować o przewadze konkurencyjnej organizacji lub jej braku. Dlatego ważne jest, aby podejmując ją, starannie przeanalizować funkcjonalności dostępnych na rynku programów i wybrać ten, który najbardziej odpowiada potrzebom i który jest perspektywiczny. ?

Magdalena Brzuszczyńska Accounting Robots Implementation Manager CYBER PRODUCTIVITY SA

Źródło: Rzeczpospolita

REDAKCJA POLECA

NAJNOWSZE Z RP.PL