Rynek outsourcingu księgowego i centrów usług wspólnych jest trudny z wielu powodów. Jednym z nich, szczególnie w większych miastach, jest pogłębiający się niedobór wykwalifikowanej kadry księgowej. Zwiększa się też nacisk na dostarczanie informacji finansowych dla ich klientów na bieżąco do celów zarządczych. W firmach z branży BPO (Business Process Outsourcing), gdzie praca księgowych jest kluczowa, niewykorzystanie możliwości redukcji kosztów poprzez automatyzację księgowań może wpłynąć na być albo nie być na rynku.
Natomiast dla przedsiębiorstw spoza tej branży, nawet jeśli koszty księgowości są mniejszą częścią ich kosztów ogólnych, brak usprawnienia w zakresie przetwarzania danych i dokumentów staje się coraz większym problemem, ponieważ z powodu braków kadrowych na rynku mogą mieć one problemy z terminowym wywiązywaniem się z obowiązków sprawozdawczych. Dodatkowo, działy księgowości często są postrzegane jako „generatory kosztów" w firmie, a zatem redukcja potrzebnego na księgowanie dokumentów czasu i zmniejszenie liczby osób zaangażowanych w ten proces ma coraz większe znaczenie.
W księgowości firm, w których przetwarza się duże ilości dokumentów przychodzących, większość wprowadzanych transakcji jest powtarzalna i manualne wprowadzanie danych, biorąc pod uwagę problemy z rotacją personelu, nie ma dziś sensu. Przed firmą dokonującą wyboru rozwiązań służących do automatyzacji księgowości stoi duże wyzwanie, bo dostępne na rynku aplikacje często podobnie nazywają różne funkcjonalności lub różnie te same mechanizmy.
Dobry system zaksięguje dokumenty
Wybierając program trzeba zatem sprawdzić dokładnie sposób jego działania. Jest wiele systemów na rynku, które udostępniają narzędzie OCR (ang. Optical Character Recognition), które pozwala na odczytanie danych z dokumentów. Jednak różne systemy mogą odczytywać dane z dokumentu w różnym zakresie: niektóre tylko dane z nagłówków, inne zaś również treść, wszystkie elementy z linii faktury – co może mieć znaczenie np. wtedy, gdy faktury składają się z wielu pozycji opodatkowanych różnymi stawkami VAT, czy podlegających odrębnej klasyfikacji do celów księgowych i podatkowych.
Stopień redukcji pracy ręcznej księgowych na etapie procesowania wprowadzonych dokumentów jest istotny. Wiele dostępnych na rynku systemów nadal wymaga, aby księgowa ręcznie zaksięgowała wprowadzone w wyniku OCR dokumenty. Dużo większe korzyści da mechanizm, który bez ingerencji wykwalifikowanej osoby prawidłowo zadekretuje każdą pozycję dokumentu uwzględniając nie tylko przepisy podatkowe, ale również politykę rachunkowości firmy. Jest to możliwe dzięki zaawansowanym algorytmom, których odpowiednia konfiguracja i odpowiednie zasilenie systemu danymi z dokumentu i danymi biznesowymi związanych z procesowaną transakcją może automatycznie podpowiedzieć, jakie są prawidłowe księgowania. Dodatkowo, niektóre z systemów, działając na podstawie algorytmów sztucznej inteligencji, uczą się w trakcie pracy, dzięki czemu są w stanie rozpoznać właściwą klasyfikację rachunkową w przyszłości również dla dokumentu podobnego do przetwarzanego już kiedyś, ale przychodzącego np. od nowego kontrahenta.