Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Przepisu tego nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp online do tych faktur.
Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
Podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 112 ustawy o VAT), zgodnie z warunkami określonymi w ustawie o rachunkowości (art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy o VAT).
W odniesieniu do dowodów księgowych dotyczących sprzedaży detalicznej, a dokładnie paragonów fiskalnych – jeśli podatnik stosuje kasę rejestrującą z kopią papierową, to paragony fiskalne dokumentujące sprzedaż po 1 stycznia 2013 r. należy przechowywać przez pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Termin przechowywania faktur elektronicznych jest taki sam jak termin przechowywania faktur w formie papierowej, to znaczy do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli przez pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
—Beata Dzierżanowska, biegły rewident
