Podatek dochodowy

Kiedy wydatki za przejazd taksówką mogą być zaliczane do kosztów?

Adobe Stock
Przedsiębiorca nie może wpisać do księgi wydatku za przejazd taksówką, jeżeli dysponuje jedynie paragonem wydanym przez kierowcę auta.

- Przedsiębiorca często korzysta z taksówek zarówno w mieście siedziby, jak i poza siedzibą firmy. Zazwyczaj wydatki te są dokumentowane fakturami, lecz często z braku czasu na oczekiwanie na wystawienie faktury przedsiębiorca rezygnuje z niej i otrzymuje jedynie paragon fiskalny. Czy wydatki za przejazd taksówką, udokumentowane paragonami, mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, czy trzeba mieć fakturę? Przedsiębiorca prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. – pyta czytelnik.

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT). Warunkiem zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest m.in. jego właściwe udokumentowanie. Ponieważ z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że przedsiębiorca prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów, reguł odnoszących się do sposobu dokumentowania poniesionych przez niego wydatków należy szukać w rozporządzeniu ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie).

Podstawa zapisów

Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są m.in.:

- faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami (zob. § 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia),

- inne dowody, wymienione w § 13 i 14 rozporządzenia, stwierdzające fakt przeprowadzenia operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dotyczy dowód,

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres przeprowadzenia operacji gospodarczej, której dotyczy dowód, z tym że jeżeli data operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, to wystarcza podanie jednej daty,

c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

Dowody te muszą być oznaczone numerem lub w inny sposób, który umożliwi powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie (zob. § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia).

Co jeszcze może być dowodem księgowym

Stosownie do § 13 rozporządzenia, za dowody księgowe uważa się również:

1) dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;

2) noty księgowe sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;

3) dowody przesunięć;

4) dowody opłat pocztowych i bankowych;

5) inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia.

Dokument sporządzony we własnym zakresie

Z kolei, stosownie do § 14 ust. 1 rozporządzenia, na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku). W § 14 ust. 2 rozporządzenia zawarty jest zamknięty katalog przypadków, w których mogą być wystawiane dowody wewnętrzne. Niestety nie wymieniono w nim zakupu usług taksówkowych udokumentowanych wyłącznie paragonami. Dowody wewnętrzne należą do dowodów własnych wystawionych przez podatnika w celu zaewidencjonowania operacji gospodarczej nieudokumentowanej innym dowodem.

Aby zatem wydatki poniesione na przejazd taksówkami mogły stanowić koszty uzyskania przychodu, powinny być udokumentowane fakturami. Natomiast otrzymywane przez przedsiębiorcę paragony za przejazd taksówkami nie będą mogły stanowić podstawy do dokonania zapisu w prowadzonej przez niego podatkowej księdze przychodów i rozchodów (por. interpretację Izby Skarbowej w Katowicach z 23 września 2011 r., IBPBI/1/415-699/11/KB).

Marcin Szymankiewicz, doradca podatkowy

Kiedy wystarczy paragon fiskalny

1. Zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych może być, z zastrzeżeniem § 14 ust. 2 pkt 4 rozporządzenia, dokumentowany paragonami zaopatrzonymi w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon – określającymi ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru (zob. § 14 ust. 4 rozporządzenia).

2. Ponadto paragonami fiskalnymi można udokumentować wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów (zob. § 14 ust. 5 rozporządzenia).

Źródło: Rzeczpospolita

REDAKCJA POLECA

NAJNOWSZE Z RP.PL