Kiedy prezent od kontrahenta trzeba rozliczyć z fiskusem

Przekazanie prezentów kontrahentom wywołuje skutki podatkowe zarówno u przedsiębiorcy, jak i u obdarowanego – w podatkach dochodowych, ale także w VAT. Przedsiębiorca, który decyduje się na wręczenie upominku, zastanawia się z czego sfinansować zakup prezentów i jak powiązać ten wydatek ze swoim przychodem. Z kolei obdarowani kontrahenci nie zawsze są świadomi tego, że otrzymanie prezentu może wiązać się z powstaniem po ich stronie przychodu, który trzeba opodatkować.

Podatki dochodowe

Mogłoby się wydawać, że przekazanie prezentu kontrahentowi jest raczej obojętne podatkowo. Nic bardziej mylnego, gdyż zdarzenie to wiąże się z powstaniem przychodu, który podlega opodatkowaniu PIT. Co powoduje powstanie przychodu? Jest to nieodpłatne świadczenie, którym w tym przypadku jest otrzymanie prezentu. Jest to tzw. przychód z innych źródeł. W zależności od tego, co jest przedmiotem prezentu i jakie stosunki łączą przedsiębiorcę z osobą, która otrzymała prezent, przychód z tego tytułu może być zwolniony z obowiązku zapłaty podatku.

Prezent prezentowi nierówny

Przedsiębiorca powinien się przede wszystkim zastanowić czy prezent ma być neutralny, czy raczej wiązać się z działalnością jego firmy i ją promować. Podjęcie właściwej decyzji ma daleko idące konsekwencje, ponieważ przychód może być objęty zwolnieniem podatkowym po spełnieniu trzech warunków.

1. Wręczenie przez przedsiębiorcę prezentu świątecznego musi się wiązać z promocją lub reklamą jego firmy. Najczęściej do spełnienia tego warunku dochodzi wówczas, gdy na prezentach znajdzie się firmowe logo.

2. Jednorazowa wartość prezentu nie może przekroczyć kwoty 200 zł.

3. Odbiorcą prezentu nie może być pracownik przedsiębiorcy lub osoba pozostająca z nim w stosunku cywilnoprawnym, np. współpracująca z nim na podstawie umowy zlecenia.

Przykład

Przedsiębiorca przekazał swoim kontrahentom paczki świąteczne, w których znalazły się gadżety reklamowe jego firmy, m.in. długopisy i kalendarze z logo jego firmy, a także zestaw do herbaty, na którym również znalazło się jego logo. Wartość tak skomponowanej paczki wyniosła 117 zł. Oznacza to, że u kontrahenta, który ją otrzymał, powstał przychód podatkowy, lecz ze względu na rodzaj prezentów i ich wartość, jest on zwolniony z opodatkowania.

W praktyce oznacza to tyle, że jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na podarowanie np. książek i zestawów zapachowych, które nie będą kojarzyły się z jego firmą, to kontrahent nie skorzysta ze zwolnienia. Wartość nieodpłatnego świadczenia zwiększy więc wysokość jego przychodu w danym roku podatkowym.

Nieodpłatne świadczenie

W ustawie o PIT precyzyjnie wskazano jak ustalić wartość nieodpłatnego świadczenia w zależności od tego, co jest jego przedmiotem. Gdy prezentem świątecznym są usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej przedsiębiorcy, wartość tę ustala się według cen stosowanych wobec innych odbiorców. Jeśli natomiast obdarowujący je kupił – według cen zakupu.

Przykład

Przedsiębiorca prowadzący wypożyczalnię samochodów obdarował swoich kontrahentów prezentami w postaci możliwości bezpłatnego udostępnienia im na jeden dzień najdroższego samochodu znajdującego się w jego flocie. Cena za dobę korzystania z samochodu wynosi 550 zł. Taka jest też wartość nieodpłatnego świadczenia.

Wydatek jako koszt

Pod pojęciem kosztów uzyskania przychodów rozumie się takie wydatki, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przez przedsiębiorcę przychodu z danego źródła lub po to, by źródło przychodów zostało zabezpieczone albo zachowane, a jednocześnie nie znajdują się w katalogu wydatków nieuznawanych za koszty.

Aby móc zakwalifikować do kosztów podatkowych wydatek poniesiony na zakup prezentów dla swoich kontrahentów, przedsiębiorca musi wykazać, że chociaż pośrednio wpływa on na przychód wypracowany przez jego firmę. Zasada ta nie obowiązuje wtedy, kiedy z przepisów wprost wynika, że dany wydatek jest kosztem podatkowym. Tak dzieje się m.in. w przypadku wydatków związanych z promocją i reklamą przedsiębiorcy. Artykuł 23 ust. 1 pkt 43 ustawy o PIT pozwala na zaliczenie do kosztów wydatków w wysokości VAT należnego w przypadku przekazania lub zużycia przez podatnika towarów lub świadczenia usług na potrzeby reprezentacji i reklamy. Jeśli jednak wydatek został poniesiony na reprezentację, to zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT, nie stanowi kosztu podatkowego.

Przykład

W ramach prezentu świątecznego przedsiębiorca zaprosił swoich kontrahentów na spotkanie wigilijne, podczas którego zapewnił katering i napoje alkoholowe. W takim przypadku wydatki, jakie poniósł na zakup usługi kateringowej i napojów, w tym alkoholu, nie mogą być przez niego rozliczone jako koszty podatkowe, gdyż są to dla niego koszty reprezentacji, a te z mocy ustawy o PIT nie mogą być kosztem uzyskania przychodów.

Podatek od towarów i usług

Przekazanie na rzecz kontrahentów upominków świątecznych, mimo że jest czynnością nieodpłatną, podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, pod warunkiem, że przedsiębiorcy przysługiwało w całości lub w części prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia prezentów lub ich wytworzenia.

Jako wyjątek od tej zasady traktuje się przekazanie przez przedsiębiorcę prezentów o małej wartości, jeśli są one przekazywane na cele związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą. W tym przypadku bez znaczenia jest, czy przedsiębiorcy przysługiwało prawo do odliczenia VAT >patrz ramka.

Przedsiębiorca nie wykazuje VAT należnego tylko wtedy, gdy wręczył prezent o małej wartości, bo czynność ta w ogóle nie podlega opodatkowaniu.

Kiedy przysługuje prawo do odliczenia

Przedsiębiorcy przysługuje prawo do odliczenia podatku w zakresie, w jakim wręczone upominki są wykorzystywane do wykonywania czynności związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Związek między wręczeniem prezentu kontrahentowi a jego firmą jest wprawdzie jedynie pośredni, gdyż wręczenie prezentu ma na celu budowanie dobrych relacji i zwiększenie zainteresowania jego firmą. Nie stoi to jednak na przeszkodzie, aby przedsiębiorca skorzystał z przysługującego mu prawa do odliczenia.

Uwaga na kasę fiskalną

Przedsiębiorcy, którzy decydują się na wręczenie swoim kontrahentom bardziej ekskluzywnych i droższych prezentów w postaci alkoholu, perfum, czy kubańskich cygar, muszą liczyć się z tym, że jeśli są one przekazywane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, to sprzedaż należy wykazać na kasie fiskalnej. Towary te nie zostały bowiem zwolnione przez ministra finansów z obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej. —Agnieszka Hałaczkiewicz jest prawnikiem w Departamencie Doradztwa Podatkowego i Prawnego w Mariański Group Kancelarii Prawno-Podatkowej

podstawa prawna: art. 5 ust. 1, art. 7 ust. 4 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. DzU z 2017 r. poz. 1221 ze zm.)

podstawa prawna: art. 11 ust. 2a oraz art. 23 ust. 1 pkt 23, 43 i 68a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2016 r., poz. 2032 ze zm.)

podstawa prawna: rozporządzenie ministra rozwoju i finansów z 16 grudnia 2016 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (DzU z 2016r. poz. 2177)

Prezenty o małej wartości z ewidencją albo bez

W przypadku prezentów o małej wartości ważne jest czy przedsiębiorca prowadzi ewidencję przekazanych upominków. Jeśli tak się dzieje, to opodatkowaniu nie będzie podlegało przekazanie jednej osobie prezentów o łącznej wartości nieprzekraczającej 100 zł netto w danym roku podatkowym. W razie braku ewidencji obdarowanie drobnymi upominkami nie będzie się wiązało z obowiązkiem zapłaty VAT pod warunkiem, że jednostkowa wartość prezentu nie przekroczy 10 zł.