Bieżące utrzymanie składników majątku uznawanych według ustaw o PIT i o CIT za środki trwałe wymaga ponoszenia nakładów zarówno na ich eksploatację, jak i konserwację oraz naprawy. Nierzadko jednak przedsiębiorcy decydują się na wydatki o charakterze inwestycyjnym, których celem jest zmodernizowanie wykorzystywanego w firmie środka trwałego. Właściwa kwalifikacja wydatków związanych z nakładami na środki trwałe decyduje o sposobie rozliczenia tych kosztów w rachunku podatkowym. Inaczej bowiem rozliczane są te koszty, które związane są z bieżącą eksploatacją środka trwałego czy nawet jego remontem, inaczej natomiast te, które uznawane są za ulepszenie.
Regulacje ustawy o PIT i ustawy o CIT wyłączają możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kwot poniesionych na ulepszenie środków trwałych. Powiększają one wartość środków trwałych stanowiącą podstawę dokonywania odpisów amortyzacyjnych. Wydatki takie, pomniejszone o sumę odpisów amortyzacyjnych są jednak kosztem uzyskania przychodów w przypadku odpłatnego zbycia środków trwałych, bez względu na czas ich poniesienia. Dlatego dla prawidłowego rozliczenia podatku dochodowego tak ważne jest właściwe zidentyfikowanie nakładów na środek trwały.
Zgodnie z art. 22g ust. 17 ustawy o PIT (art. 16g ust. 13 ustawy o CIT) środki trwałe uważa się za ulepszone, gdy suma wydatków poniesionych na ich przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza 3500 zł (w przyszłym roku ta kwota wzrośnie do 10 000 zł) i wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania, mierzonej w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych i kosztami ich eksploatacji. W efekcie, aby uznać poniesione nakłady na modernizację lub adaptację środka trwałego za jego ulepszenie, konieczny jest efekt tych nakładów polegający na wzroście wartości użytkowej środka trwałego w stosunku do wartości pierwotnej.
Wskazane wyznaczniki wzrostu wartości użytkowej środka trwałego mają charakter przykładowy. Oznacza to, że wzrost ten może być mierzony każdym miernikiem, którego zastosowanie pozwala na racjonalne wykazanie, że w wyniku poniesionych nakładów doszło do wzrostu wartości użytkowej środka trwałego. Nie sposób zatem uznać za ulepszenie takich nakładów, które służą jedynie odtworzeniu jego pierwotnej wartości użytkowej. Przykładowo, za ulepszenie będącego środkiem trwałym budynku firmowego będzie uznana jego nadbudowa, w wyniku której powstanie dodatkowa powierzchnia użytkowa. Natomiast ulepszeniem nie będzie wymiana okiem w tym budynku, nawet gdy podatnik montuje okna nowocześniejsze od tych, które były zamontowane pierwotnie. Taka inwestycja będzie miała bowiem charakter odtworzeniowy. Pogląd taki potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 31 grudnia 2011 r. (IBPBI/2/423-1155/11/MS).
Jeżeli jednak w wyniku przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji środki trwałe zostały ulepszone, a wartość poniesionych nakładów przekracza ustalony dla roku podatkowego limit 3500 zł (od 1 stycznia – 10 000 zł), to przedsiębiorca nie ma możliwości bezpośredniego odniesienia wydatków na ulepszenie w ciężar kosztów podatkowych. W takim przypadku wartość początkową środków trwałych powiększa się o sumę wydatków na ich ulepszenie, w tym także o wydatki na nabycie części składowych lub peryferyjnych, których jednostkowa cena nabycia przekracza 3500 zł (od 1 stycznia – 10 000 zł). ?
