Prenumerata 2018 już w sprzedaży - SPRAWDŹ!

Podatek dochodowy

Prezent na mikołajki w firmowych kosztach

123RF
Bony podarunkowe? Pomoc finansowa? A może klasyczne podarunki? Wybór formy upominku jest o tyle ważny, że jego zakup i wręczenie może wywierać różne skutki i wpływać na możliwość ujęcia zakupu w kosztach podatkowych.

Grudzień kojarzy się przedsiębiorcom przede wszystkim z obowiązkami związanymi z zamknięciem roku podatkowego. Jednak w wielu firmach pracodawca decyduje się na kultywowanie także w pracy tradycji obdarowywania prezentami w okresie świątecznym. Nie jest to zjawisko powszechne, choć coraz częściej spotykane.

Nie każdy wydatek można rozliczyć

W ustawach o podatkach dochodowych ustawodawca wyraźnie wskazał, co rozumie pod pojęciem kosztów uzyskania przychodów i o jakie wydatki podatnik nie może pomniejszyć swojego przychodu. Mimo – jak mogłoby się wydawać – jasnego zdefiniowana tych pojęć, ustalenie, czy dany wydatek można zakwalifikować jako koszt podatkowy, nie zawsze jest łatwe. Nieprawidłowe zaliczenie wydatku jako kosztu uzyskania przychodów i pomniejszenie o niego podstawy opodatkowania może zostać zakwestionowane przez fiskusa >patrz ramka na str. >D2.

Ważne jest źródło finansowania

Prezenty dla pracowników mogą zostać kupione za pieniądze zgromadzone na koncie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (zfśs) albo ze środków obrotowych przedsiębiorstwa. Przed podjęciem ostatecznej decyzji pracodawca powinien się zastanowić, który wybór będzie korzystniejszy pod względem podatkowym zarówno dla niego, jak i dla jego pracowników.

O ile to, czy wydatki na prezenty świąteczne przeznaczone dla pracowników firmy mogą być finansowane ze środków obrotowych pracodawcy jest oczywiste, o tyle wątpliwości mogą pojawić się, jeśli podejmie on decyzję o nabyciu prezentów za środki zgromadzone na koncie funduszu.

Związek z przychodem pracodawcy

Wykazanie związku między wydatkiem na zakup prezentu a uzyskaniem przychodu lub zabezpieczeniem albo zachowaniem jego źródła to jeden z warunków, który pozwoli na zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Związek ten może mieć charakter bezpośredni albo pośredni.

Z zakładowego funduszu

W pierwszej kolejności należy się zastanowić, czy przepisy prawa w ogóle pozwalają na zakup prezentów gwiazdkowych, jeśli mają być one finansowane z zfśs. Trzeba mieć na uwadze, że głównym celem tworzenia funduszu, zgodnie z przepisami ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, jest finansowanie działalności socjalnej, pod pojęciem której rozumie się m.in. pomoc rzeczową lub finansową dla pracowników ze względu na ich sytuację materialną. Obdarowanie pracownika prezentem w formie rzeczowej czy gotówkowej może być kwalifikowane jako przyznanie pomocy materialnej, jeśli w regulaminie funduszu, obowiązującym u danego pracodawcy, przewidziano możliwość przyznawania takiej pomocy. Podejmując decyzję o przyznaniu pomocy socjalnej, pracodawca musi kierować się kryterium, jakim jest indywidualna sytuacja majątkowa (rodzinna) konkretnego pracownika. Oznacza to, że wartość i rodzaj prezentów nie powinny być takie same dla wszystkich pracowników. W przeciwnym razie przyznane prezenty należy ocenić nie jako świadczenie z zfśs, lecz jako przychód pracownika ze stosunku pracy (wyrok SN z 16 września 2009 r., I UK 121/09).

Przykład

Pracodawca zdecydował się na przekazanie wszystkim pracownikom paczek o jednakowej wartości, a wydatki na ich zakup pokrył ze środków zgromadzonych na koncie zfśs. Przychód uzyskany przez pracowników nie będzie kwalifikowany jako świadczenie z funduszu, lecz jako świadczenie ze stosunku pracy.

W tym przypadku nie można bowiem mówić o finansowaniu działalności socjalnej, gdyż pomoc świadczona w jej ramach powinna być zindywidualizowana wobec każdego z pracowników pod względem jego sytuacji majątkowej, socjalnej, rodzinnej.

W kontekście środków pochodzących z zfśs, należy zwrócić uwagę na art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o CIT, który stanowi, że za koszty uzyskania przychodów nie uznaje się wydatków pracodawcy na działalność socjalną. Pracodawca nie może zatem pomniejszyć o nie swojego przychodu. To wyłączenie jest jednak uzasadnione tym, że pracodawca może zaliczyć (zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b ustawy o CIT) do kosztów uzyskania przychodów odpisy i zwiększenia na zfśs pod warunkiem, że środki pieniężne stanowiące ich równowartość zostały rzeczywiście wpłacone na rachunek funduszu.

Jeżeli pracodawca, który zaliczył wydatki na odpisy i zwiększenia na fundusz do kosztów uzyskania przychodów, zdecyduje się pokryć wydatki na zakup prezentów dla pracowników z tego funduszu, to nie może uznać ich za koszty uzyskania przychodów.

Ze środków obrotowych

Inaczej jest gdy prezenty zostały kupione ze środków obrotowych przedsiębiorcy. Mimo że wydatek ten nie jest zawarty w katalogu wyłączeń, to aby zakwalifikować go jako koszt podatkowy, należy przeanalizować jaki jest jego związek z przychodem pracodawcy.

Po stronie pracodawcy istnieje przekonanie, że obdarowanie pracownika ma na celu umocnienie istniejących pomiędzy nimi relacji, polepszenie atmosfery w firmie, a co za tym idzie – zwiększenie zaangażowania pracownika w wykonywanie powierzonych mu zadań, czego konsekwencją może być wpływ na wysokość przychodu osiągniętego przez pracodawcę. Powiązanie wydatku z przychodem w pierwszej chwili można uznać za niemożliwe, jednak jeśli bliżej przyjrzeć się temu związkowi, to można dojść do wniosku, że wydatek związany z zakupem prezentów stanowi pośredni koszt uzyskania przychodów, co daje pracodawcy prawo do odliczenia go od przychodu.

Przykład

Pracownik otrzymał prezent sfinansowany ze środków własnych pracodawcy. Pracownik czuje się doceniony i ma większą motywację do pracy, a tym samym pracuje efektywniej, co z kolei może przełożyć się np. na pozyskanie nowych klientów i tym samym zabezpieczenie źródła przychodów pracodawcy.

Przysporzenie u pracownika

Za przychody ze stosunku pracy, zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń przekazanych na rzecz pracownika.

Wręczenie pracownikowi prezentu gwiazdkowego w postaci bonu podarunkowego czy paczki bądź gotówki, a także jego uczestnictwo w imprezie wigilijnej, wiąże się z powstaniem po jego stronie przychodu podatkowego. Jednak w pewnych przypadkach przychód ten może skorzystać ze zwolnienia. Wszystko zależy od tego, skąd pochodziły środki na pokrycie wydatków związanych z kupnem prezentów.

Zwolnieniem z opodatkowania objęty jest przychód osiągnięty przez pracownika na skutek otrzymania prezentu, ale tylko wtedy, gdy pracodawca kupił go za środki zgromadzone na koncie zfśs i jeśli nie miał on postaci bonów, talonów i innych znaków, uprawniających do ich wymiany na towary lub usługi >patrz ramka.

Przykład

Pracownik w danym roku podatkowym otrzymał od swojego pracodawcy świadczenia opłacone z zfśs, których łączna wartość wyniosła 600 zł. Opodatkowaniu podlega jedynie nadwyżka ponad kwotę 380 zł, czyli 220 zł.

Wybranie tego źródła finansowania niesie za sobą wiele korzyści. Jedną z nich – oprócz zwolnienia z opodatkowania – jest to, że przychód z tego tytułu nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 1949).

Przywileje te nie obejmują przychodu, który pojawił się w majątku pracowników na skutek przekazania na ich rzecz prezentów świątecznych nabytych ze środków obrotowych firmy. Uzyskany przychód powiększa podstawę ustalenia wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne.

Przykład

Pracodawca przygotował paczkę żywnościową dla swojego pracownika, lecz część rzeczy wchodzących w jej skład opłacił ze środków własnych jego firmy, a część z pieniędzy zgromadzonych na koncie zakładowego funduszu. Przychód po stronie pracownika będzie opodatkowany jako przychód ze stosunku pracy.

Dlaczego tak jest? Otóż, w tym przypadku, pracodawca nie spełnił warunku, jakim jest to, że prezent ma być w całości zakupiony za środki wpłacone na zfśs.

Paczka dla emeryta

W niektórych zakładach pracy pracodawcy obdarowują prezentami gwiazdkowymi również swoich byłych pracowników, którzy przeszli na emeryturę. W takim przypadku źródło finansowania zakupu prezentów jest bez znaczenia dla skutków w podatku dochodowym u obdarowanego, gdyż w art. 21 ust. 1 pkt 38 ustawy o PIT ustawodawca przewidział zwolnienie z opodatkowania dla przychodów uzyskanych przez emerytów w związku z łączącym ich uprzednio z zakładem pracy stosunkiem pracy, pod warunkiem, że w danym roku podatkowym wysokość przyznanych świadczeń nie przekroczy 2280 zł.

Przykład

Pracodawca podarował swojemu byłemu pracownikowi w ramach prezentu gwiazdkowego paczkę żywnościową o wartości 300 zł i bon podarunkowy do sklepu o wartości 250 zł. Przychód z tego tytułu w wysokości 550 zł będzie w całości zwolniony z PIT.

Jeśli jednak w danym roku podatkowym emeryt otrzymał jeszcze inne prezenty, np. paczki z okazji Wielkanocy, a łączna wartość otrzymanych świadczeń od byłego pracodawcy przekroczy wartość 2280 zł, to wówczas opodatkowaniu zryczałtowanym podatkiem dochodowym w wysokości 10 proc. należności będzie podlegała jedynie nadwyżka ponad tę kwotę.

Dorota Tarnowska, Agnieszka Hałaczkiewicz

Wydatek jest kosztem gdy spełnia ustawowe warunki

Z ustawowej definicji kosztów uzyskania przychodów wynika, że wydatek stanowiący koszt podatkowy to taki, który został poniesiony przez podatnika w celu osiągnięcia przez niego przychodu z danego źródła lub po to, by źródło przychodów zostało zabezpieczone albo zachowane, a jednocześnie nie znajduje się w katalogu wydatków nieuznawanych za koszty. Innymi słowy, aby móc zakwalifikować konkretny wydatek jako koszt podatkowy, podatnik musi przede wszystkim ustalić, czy nie znajduje się on w tzw. katalogu kosztów zabronionych, a także wykazać, że pomiędzy jego poniesieniem a osiągniętym przychodem istnieje bezpośredni lub pośredni związek. Samo przypisanie danego wydatku do określonego źródła przychodów nie wystarczy. Podatnik, oprócz indywidualnej kwalifikacji prawnej danego wydatku, musi dodatkowo wykazać, że został on poniesiony z jego własnego majątku, a także, że wydatek ten jest definitywny, tzn. nie został w żaden sposób zwrócony oraz że jego poniesienie zostało prawidłowo udokumentowane.

Przychód, ale zwolniony z PIT

Przychód z tytułu otrzymania prezentu sfinansowanego z zfśs jest zwolniony z opodatkowania, jeśli:

- wydatek został w całości sfinansowany ze środków zgromadzonych na koncie zakładowego funduszu,

- przekazanie prezentu służy realizacji celu, jakim jest finansowanie działalności socjalnej,

- prezent ma postać rzeczową lub finansową,

- wartość prezentów i innych świadczeń w danym roku podatkowym nie przekracza 380 zł w odniesieniu do danego pracownika.

Zdaniem autorki

Trzeba wybrać najlepsze rozwiązanie - Dorota Tarnowska, radca prawny, doradca podatkowy, młodszy partner w Mariański Group Kancelarii Prawno-Podatkowej

Jeśli pracodawca ma zamiar zapoczątkować nową tradycję w swojej firmie i corocznie obdarowywać pracowników prezentami świątecznymi, to najlepszym i najkorzystniejszym rozwiązaniem jest utworzenie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i zapisanie w jego regulaminie zasad przyznawania pomocy socjalnej w formie rzeczowej lub materialnej. Taki wybór pozwala przedsiębiorcy na zaliczenie w koszty uzyskania przychodów odpisów i zwiększeń na konto zfśs, natomiast po stronie pracowników – do osiągniecia przychodu objętego zwolnieniem podatkowym, który dodatkowo nie wpływa na wymiar składek ubezpieczeniowych. Warto jednak pamiętać, że z korzyści tych można skorzystać tylko wtedy, gdy wartość i rodzaj prezentu są indywidualnie dopasowane do sytuacji majątkowej każdego z pracowników, a ich wartość w danym roku podatkowym nie przekracza 380 zł.

Źródło: Rzeczpospolita

REDAKCJA POLECA

NAJNOWSZE Z RP.PL