Czy rachunek pobrany ze strony zagranicznego kontrahenta daje koszty

- Na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej (usługi reklamy) przedsiębiorca nabywa za pośrednictwem Internetu od zagranicznych firm prawa do wykorzystywania zdjęć zamieszczanych w portalach tych firm. Po uiszczeniu wpłaty zagraniczny kontrahent generuje na swojej stronie internetowej rachunek w formacie pdf, który przedsiębiorca może pobrać i wydrukować. Zagraniczny kontrahent nie wystawia już żadnego innego dokumentu potwierdzającego wykonanie usługi. Twierdzi, że zamieszczony na jego stronie internetowej rachunek, który przedsiębiorca może pobrać i wydrukować, pełni funkcję faktury. Czy taki dokument jest dowodem księgowym, dającym podstawę do ujęcia wydatku jako kosztu uzyskania przychodów w prowadzonej przez przedsiębiorcę podatkowej księdze przychodów i rozchodów? – pyta czytelnik.

Aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, musi spełniać następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż on sam, nie są kosztem uzyskania przychodu podatnika),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Związek z przychodami

O tym, co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący taką działalność gospodarczą, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa zatem obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z działalnością gospodarczą, w tym okoliczności, że ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów – zwłaszcza w sytuacji wystąpienia sporu w tej kwestii. Gdy nabyte prawa do wykorzystywania zdjęć zamieszczanych w portalach zagranicznych kontrahentów są niezbędne do świadczenia usług reklamowych, to poniesione z tego tytułu przez przedsiębiorcę wydatki mogą stanowić dla niego koszt uzyskania przychodów, pod warunkiem ich właściwego udokumentowania.

Katalog dokumentów z rozporządzenia

Ustawa o PIT nie określa sposobu dokumentowania poniesionych wydatków, odsyłając w tym zakresie do odrębnych przepisów. Przedsiębiorca prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. Szczegółowe zasady prowadzenia tego rodzaju ewidencji określają przepisy rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 728; dalej: rozporządzenie). Podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów mogą być wyłącznie dowody księgowe spełniające warunki określone w rozporządzeniu.Są nimi m.in. faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane „fakturami", wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami (zob. § 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia).

Czy spełnia warunki

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że przedsiębiorca może pobrać ze strony internetowej zagranicznego kontrahenta rachunek w formacie pdf. Gdy plik ten jest fakturą zgodnie z przepisami kraju, z którego pochodzi sprzedawca, to dla przedsiębiorcy kupującego jest on podstawą do ujęcia wydatków na zakup praw do zdjęć jako kosztu uzyskania przychodów w prowadzonej przez niego podatkowej księdze przychodów i rozchodów.