Izba Skarbowa w Katowicach rozstrzygnęła w interpretacji z 6 października 2016 r. (2461-IBPB-1-3.4510.838. 2016.1.KB), w jaki sposób powinny być archiwizowane faktury zakupu i inne dokumenty księgowe.
Sprawa dotyczyła banku, który posiada rozległą sieć placówek i oddziałów na terytorium całego kraju. Bank otrzymuje bardzo dużo faktur zakupu od kontrahentów oraz innych dokumentów księgowych, których archiwizacja staje się coraz bardziej czasochłonna i kosztowna w związku z koniecznością zapewnienia odpowiednich warunków (lokalowych, logistycznych) niezbędnych do przechowywania dokumentów w formie papierowej. Bank planuje uproszczenie procedury archiwizacji. Chce zrezygnować z przechowywania faktur zakupu i innych dokumentów księgowych w obecnej formie i zastąpić je skanami. Dowody papierowe podlegałyby digitalizacji, czyli wprowadzeniu do pamięci komputera w postaci danych cyfrowych metodą skanowania.
Bank zastrzegł, że elektroniczne wersje dokumentów będą zawierały dokładnie tę samą treść, która zawarta była w ich papierowych odpowiednikach. W szczególności, dokumenty będą zabezpieczone przed niedozwolonymi zmianami (na nośnikach jednokrotnego trwałego zapisu) i uszkodzeniem oraz całkowitym zniszczeniem. Będą przechowywane w wersji elektronicznej przez okres wymagany przez odpowiednie przepisy prawa podatkowego, tj. co najmniej przez pięć lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Bank zapytał, czy dokumentowanie wydatków wyłącznie za pomocą skanów dokumentów papierowych i przechowywanie ich w formie elektronicznej nie będzie przesłanką wykluczającą możliwość ujęcia danego wydatku jako kosztu podatkowego.
Przepisy bilansowe się nie sprzeciwiają
Organ przypomniał, że zgodnie z art. 20 ust. 5 ustawy o rachunkowości, przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach. Warunkiem jest m.in., aby podczas rejestrowania zapisy te uzyskały trwale czytelną postać, zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych, oraz aby możliwe było stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie.
