Pracownicy spółki z o.o. w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych używają prywatnych samochodów osobowych. Pracownicy używający swoich aut na firmowe potrzeby wykonują pracę na terenie miasta, w którym jest siedziba spółki. Zgodnie z wewnętrznymi regulacjami spółki, pracownicy są uprawnieni do używania prywatnych samochodów osobowych do celów służbowych po akceptacji przez prezesa zarządu wniosku o takie używanie, w którym określony jest miesięczny limit kilometrów przyznany pracownikowi, oraz po zawarciu umowy cywilnoprawnej w tym zakresie. Pracownicy wykorzystujący swoje auta do celów służbowych sami pokrywają niezbędne do tego koszty. Zwrot pracownikowi kosztów używania jego prywatnego samochodu do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu, obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr (ustalonej przez zarząd spółki) i miesięcznego, przyznanego przez prezesa, limitu kilometrów, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia dotyczącego używania auta. Pracownicy używający samochodów prywatnych do celów służbowych, wykonujący obowiązki wynikające z umowy o pracę, nie są w podróży służbowej. Czy koszty zwracane pracownikom w opisany sposób są ich przychodem i czy podlegają opodatkowaniu PIT? – pyta czytelniczka.
Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c ustawy o PIT oraz dochodów, od których na podstawie przepisów ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku (zob. art. 9 ust. 1 ustawy o PIT). Zatem, wszelkie dochody podatnika, za wyjątkiem zwolnionych z podatku lub od których zaniechano poboru podatku, podlegają opodatkowaniu PIT. Przychodami są natomiast otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń (zob. art. 11 ust. 1 ustawy o PIT).
Jednym ze źródeł przychodów, wymienionym w art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT, jest stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta. Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (art. 12 ust. 1 ustawy o PIT).
Preferencje – dla kogo i za co
Zwolnienie od podatku dochodowego dotyczy m.in. zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących jego własność, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw. Zwolnienie przysługuje do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra (jest to rozporządzenie ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy; DzU nr 27, poz. 271 ze zm.), jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika (art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o PIT, art. 23 ust. 7 ustawy o PIT stosuje się odpowiednio).
Odrębne, czyli jakie
W przepisach wskazano, że zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących jego własność, dla potrzeb zakładu pracy, jest wolny od podatku dochodowego, jeżeli samochód jest wykorzystywany w jazdach lokalnych, a obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów odrębnych ustaw.