Taki wymóg nie wynika z przepisów. Pojawił się natomiast w interpretacjach podatkowych wydawanych w pierwszej połowie 2017 r. Ministerstwo Finansów wyjaśniało jednak te kwestie w piśmie z 18 maja br. Wskazało, że ustawy podatkowe nie wymagają wskazywania w umowie o pracę, iż dana osoba została zatrudniona w celu wykonywania B+R. O tym, czy wynagrodzenie podlega odliczeniu, decyduje faktyczne wykonywanie takiej działalności. Takie stanowisko znajduje potwierdzenie w najnowszych interpretacjach. Organy wskazują, że jeśli pracownik wykonuje również inne obowiązki, to firma powinna wyodrębnić tę część wynagrodzenia, która nie jest związana z realizacją B+R.
Jak można ograniczyć ryzyko sporów?
Przede wszystkim przedsiębiorcy powinni zadbać o taki sposób dokumentowania wydatków, który zapewni im odpowiedni poziom bezpieczeństwa, a jednocześnie nie zaburzy procesu pracy. Trudność polega na tym, że przepisy nie określają, jaki sposób dokumentacji jest właściwy. Ulga obowiązuje natomiast na tyle krótko, że nie wiemy, jakie podejście zaprezentują w praktyce organy administracji skarbowej w trakcie ewentualnych kontroli.
Z dotychczas wydanych interpretacji wynika, że wybór sposobu ewidencjonowania czasu pracy, który został poświęcony na działalność B+R, należy do firm korzystających z ulgi. Fiskus akceptuje różnego rodzaju systemy elektroniczne i informatyczne. Ważne jest, by firma prowadziła taką ewidencję na bieżąco, a na pewno nie rzadziej niż raz w miesiącu.
Czy nowelizacja, która wejdzie w życie z początkiem 2018 r. rozwiąże dotychczasowe problemy?
Nowelizacja jest krokiem w dobrym kierunku. Projekt, który został skierowany do Sejmu 12 października br., zakłada zwiększenie wysokości limitu odliczeń do 100 proc. (a nawet 150 proc. w przypadku centrów badawczo-rozwojowych). Firmy odliczą nie tylko pensje osób zatrudnionych na umowę o pracę, ale również na podstawie umów zlecenia i o dzieło. Doprecyzowano, że wynagrodzenie będzie kosztem kwalifikowanym w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację B+R pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu. Nadal jednak będą wątpliwości dotyczące odliczenia kosztów za czas urlopu czy zwolnienia lekarskiego.