Rozliczanie jazd prywatnych służbowym autem czasem z ewidencją

Przychód w postaci ryczałtu przypisywanego podwładnym za prywatne jazdy autami firmowymi nie obejmuje – zdaniem fiskusa – pokrywanych przez zakład pracy kosztów paliwa, opłat parkingowych oraz za przejazdy autostradą. Dlatego firmy niekiedy wymagają ewidencji przebiegu pojazdu, aby ustalić dodatkowy dochód.

Publikacja: 12.10.2017 06:15

Rozliczanie jazd prywatnych służbowym autem czasem z ewidencją

Foto: 123RF

- Pracodawca przydzielił mi samochód służbowy o pojemności powyżej 1600 cm3 z prawem korzystania z niego w celach prywatnych. Z tego tytułu co miesiąc uzyskuję przychód w wysokości 400 zł. Koszty paliwa niezbędnego do prywatnych przejazdów ww. pojazdem pokrywam ze swoich środków. Mimo to przełożony poprosił mnie o przedkładanie wykazów przejechanych w danym miesiącu kilometrów. Czy mam obowiązek sporządzania takich wykazów, skoro z własnych pieniędzy kupuję paliwo wykorzystywane do pozasłużbowego poruszania się firmowym autem? Innego przychodu niż 400 zł nie powinien mi chyba przypisywać? – pyta czytelnik.

Zasadniczo przy ryczałtowym rozliczaniu prywatnego korzystania przez pracownika z zakładowego samochodu nie ma konieczności sporządzania ewidencji przebiegu pojazdu. Możliwe, że w analizowanym przypadku pracodawca chce mieć możliwość precyzyjnego określania, jakie są rzeczywiste i całkowite miesięczne koszty paliwa zużywanego w trakcie jazd służbowym samochodem. Na tej podstawie będzie mógł np. stwierdzić, czy paliwo zakupywane przez zakład pracy w istocie służy jedynie wykonywaniu obowiązków pracowniczych, a kwoty wydatkowane przez zatrudnionego pokrywają w pełni wartość paliwa potrzebnego do przejazdów pozasłużbowych.

Ryczałtowe naliczanie przychodu

Od początku 2015 r. wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia z tytułu udostępnienia auta firmowego pracownikowi do załatwiania jego osobistych spraw ustala się ryczałtowo, biorąc pod uwagę pojemność pojazdu i liczbę dni jego wykorzystania na prywatny użytek.

Zryczałtowany przychód przypisywany pracownikowi z tytułu poruszania się pojazdem pracodawcy poza godzinami pracy wynosi:

- 250 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm3,

- 400 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm3.

W przypadku przejazdów samochodem firmowym w celach innych niż służbowe przez część miesiąca, wartość przysporzenia majątkowego ustala się za każdy dzień, w którym miały miejsce prywatne przejazdy, w wysokości 1/30 wskazanych kwot.

Uwzględniane koszty

Wprowadzenie przez ustawodawcę ryczałtowego rozliczania prywaty pracowników w korzystaniu z firmowych aut zrodziło jedną poważną wątpliwość. Jej istota sprowadza się do tego, że pracodawcy nie mają pewności, czy kwota ryczałtu wynoszącego odpowiednio 250 zł i 400 zł obejmuje wszystkie koszty związane z udostępnianiem służbowych pojazdów zatrudnionym osobom. Niejasności w tej materii dotyczą przede wszystkim pokrywanych przez zakłady pracy wydatków na paliwo spalane podczas prywatnych przejazdów podwładnych.

Resort finansów konsekwentnie stoi na stanowisku, iż nieodpłatne świadczenie w postaci zasponsorowania zatrudnionej osobie gazu, benzyny czy ropy jest osobnym świadczeniem generującym u pracownika dodatkowe przysporzenie majątkowe do opodatkowania. Jego wartość należy określić, stosując cenę zakupu paliwa poniesioną przez pracodawcę.

Powyższe znajduje potwierdzenie m.in. w interpretacjach indywidualnych:

- Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 20 kwietnia 2015 r. (IBPBII/1/4511-51/15/AŻ),

- Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 15 listopada 2016 r. (IPPB4/4511-1040/16-3/JM),

- Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 11 sierpnia 2017 r. (0113-KDIPT2-3.4011.154. 2017.1.IS), w której czytamy, że:

„(...) ryczałtowo określona wartość przedmiotowego nieodpłatnego świadczenia obejmuje wyłącznie koszty pracodawcy wynikające z udostępnienia pracownikom samochodu służbowego do celów prywatnych, obejmujące m.in. opłaty związane z utrzymaniem i ogólnym użytkowaniem samochodu, tj. ubezpieczenie, wymianę opon, bieżące naprawy, materiały eksploatacyjne, przeglądy okresowe, wymianę oleju i innych płynów oraz zużywających się części w wyniku korzystania z pojazdu, które zakład pracy – jako właściciel samochodu – musi ponieść, aby samochód był sprawny i mógł uczestniczyć w ruchu drogowym. Używanie tak udostępnionego samochodu wiąże się jednak z dodatkowymi kosztami, podobnie jak w sytuacji, gdy samochód jest np. wypożyczany. Te koszty to koszty zużytego paliwa, opłat parkingowych, czy opłat za przejazdy autostradą. Takie koszty nie mogą być jednak uznawane za świadczenia objęte kwotą określoną w art. 12 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Ustawodawca wskazał bowiem wyraźnie, że chodzi o świadczenie związane z wykorzystaniem samochodu służbowego (czy z oddaniem do używania – bezpłatnie – dla celów prywatnych), a nie wszelkie pochodne koszty związane z używaniem.

W sytuacji zatem, gdy pracodawca zdecyduje się dodatkowo pokrywać wydatki na paliwo, które będzie wykorzystane na cele inne niż służbowe, wówczas nieodpłatne świadczenie pracodawcy polegające na umożliwieniu wykorzystania zakupionego paliwa do celów prywatnych przez pracownika jest odrębnym świadczeniem stanowiącym opodatkowany przychód pracownika ze stosunku pracy, którego wartość należy ustalić w oparciu o art. 12 ust. 3 ww. ustawy, tj. według zasad określonych w art. 11 ust. 2-2b tej ustawy.

Tym samym, pracodawca oprócz zryczałtowanej kwoty przychodu z nieodpłatnych świadczeń z tytułu wykorzystywania samochodów do celów prywatnych powinien do przychodów pracowników ze stosunku pracy doliczyć dodatkowy przychód z nieodpłatnych świadczeń z tytułu zużywania nabytego przez pracodawcę paliwa do tych samochodów.

Nadmienić przy tym należy, że techniczne trudności w ustaleniu wartości świadczenia, nie mogą stanowić podstawy do uznania, że dana osoba świadczenia nie otrzymała. Jest to tylko problem organizacyjny możliwy do rozwiązania. (...)".

W kontrze z orzecznictwem

W kontrze do poglądu prezentowanego przez fiskus stoją orzeczenia WSA. Zasadniczo stanowią one, iż pracownik poruszający się pojazdami firmowymi w celach osobistych nie powinien płacić dodatkowego podatku za zużyte paliwo zakupione przez zakład pracy.

Warto przywołać tu np.:

- wyrok WSA we Wrocławiu z 23 listopada 2015 r. (I SA/Wr 1595/15),

- wyrok WSA w Warszawie z 5 maja 2016 r. (III SA/Wa 1925/15),

- wyrok WSA w Opolu z 6 maja 2016 r. (I SA/Op 68/16),

- wyroku WSA w Warszawie z 23 września 2016 r. (III SA/WA 2142/15).

Z przywołanym orzeczeń wynika, iż wbrew tezom wygłaszanym przez organy skarbowe, świadczeniem pracodawcy nie jest samo udostępnienie samochodu. Jest nim zapewnienie możliwości jego prawidłowego używania, a także ponoszenie wszystkich niezbędnych wydatków umożliwiających takie używanie, tj. kosztów eksploatacji, w tym materiałów eksploatacyjnych, kosztów związanych z zakupem paliwa czy badań technicznych.

Trudno ustalić paliwowy przychód

Niekorzystne dla podmiotów zatrudniających stanowisko aparatu skarbowego jest źródłem dodatkowego problemu. Chodzi o trudności w ustalaniu ilości firmowego paliwa zużytego przez podwładnego do prywatnych jazd. Firmy nie wiedzą, czy np. powinny tu wskazywać na różnicę między pojemnością baku a ilością paliwa dotankowaną przez pracownika do pełnego baku, czy może odnotowywać dokładną liczbę przejechanych kilometrów (w podziale na przejazdy służbowe i prywatne) i szacować koszt, uwzględniając średnie zużycie paliwa danego pojazdu.

Niestety, z uwagi na brak wskazówek w przepisach, pracodawcy muszą we własnym zakresie obrać optymalną metodologię obliczania przychodu, mając nadzieję, że w razie kontroli uzyska ona aprobatę organów skarbowych.

Przykład

Pełnoetatowy pracownik ma prawo – na podstawie zawartej z pracodawcą umowy powierzenia samochodu służbowego – korzystać z tego auta również do celów prywatnych. W myśl umowy, miesięczny przychód podlegający opodatkowaniu i oskładkowaniu z tego tytułu to 400 zł plus koszty paliwa, które w całości opłaca zakład pracy.

Wartość paliwa stanowiącego w tym przypadku przysporzenie majątkowe jest ustalana w oparciu o składaną co miesiąc w dziale kadr i płac ewidencję przebiegu pojazdu.

We wrześniu 2017 r. wskazany pracownik:

- prywatnie użytkował pojazd firmowy tylko przez 15 dni,

- wypracował wynagrodzenie w wysokości 4000 zł brutto,

- jest uprawniony do podstawowych kosztów uzyskania przychodu i kwoty zmniejszającej miesięczną zaliczkę podatkową w wysokości 46,33 zł,

- przedstawił ewidencję przebiegu pojazdu, w oparciu o którą koszt paliwa zużytego do jazd prywatnych wyliczono na kwotę 200 zł.

Uwzględniając przedstawione informację wrześniowa lista płac powinna zostać skalkulowana jak poniżej.

Na własną odpowiedzialność

Bardzo wskazane byłoby, aby poruszonym zagadnieniem zajął się Naczelny Sąd Administracyjny. Jego rozstrzygnięcie z pewnością pomogłoby rozwiać istniejące w opisanej materii wątpliwości. Póki co podatnicy mają do wyboru dwie opcje – albo postępować zgodnie z oczekiwaniami urzędów skarbowych i opodatkowywać paliwo wykorzystywane do pozasłużbowych jazd pracowników, albo ryzykować spór z fiskusem, uznając, że ryczałt w wysokości 250 zł lub 400 zł obejmuje wszystkie świadczenia z tytułu udostępniania załodze zakładowych pojazdów na prywatny użytek.

- Pracodawca przydzielił mi samochód służbowy o pojemności powyżej 1600 cm3 z prawem korzystania z niego w celach prywatnych. Z tego tytułu co miesiąc uzyskuję przychód w wysokości 400 zł. Koszty paliwa niezbędnego do prywatnych przejazdów ww. pojazdem pokrywam ze swoich środków. Mimo to przełożony poprosił mnie o przedkładanie wykazów przejechanych w danym miesiącu kilometrów. Czy mam obowiązek sporządzania takich wykazów, skoro z własnych pieniędzy kupuję paliwo wykorzystywane do pozasłużbowego poruszania się firmowym autem? Innego przychodu niż 400 zł nie powinien mi chyba przypisywać? – pyta czytelnik.

Pozostało 93% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Kup teraz
ABC Firmy
Sąd Najwyższy wydał wyrok ws. wyjątku od zakazu handlu w niedziele
Praca, Emerytury i renty
Wolne w Wielki Piątek - co może, a czego nie może zrobić pracodawca
Prawo karne
Maria Ejchart: Więźniów w celach będzie o 20 tys. mniej
Spadki i darowizny
Sąd Najwyższy o odwołaniu darowizny. Ważne terminy
Konsumenci
Uwaga na truskawki z wirusem i sałatkę z bakterią. Ostrzeżenie GIS