- Spółka zapewnia niektórym pracownikom (kadrze menadżerskiej – członkom zarządu, dyrektorom, kierownikom) samochody służbowe. Jest to jeden z elementów polityki personalnej. Spółka posiada regulamin, w którym uregulowane są kwestie związane z przyznawaniem samochodów służbowych. Z uwagi na znaczne koszty nabycia i utrzymania aut (m.in. paliwo, ubezpieczenia, naprawy) spółka wprowadziła do regulaminu możliwość rezygnacji przez pracowników z przyznania samochodu służbowego, w zamian za wypłatę określonej kwoty (nazywanej w regulaminie wewnętrznym ryczałtem). Rezygnujący z auta pracownik składa w tej sprawie pisemne oświadczenie. Kwota ryczałtu wypłacana jest w okresach miesięcznych jako przychód ze stosunku pracy dla beneficjenta, podlegający opodatkowaniu i oskładkowaniu ZUS wg zasad ogólnych. Średnio są to kwoty rzędu 800 – 2000 zł miesięcznie w zależności od funkcji pełnionej w spółce przez daną osoę. Z kolei średnie miesięczne koszty nabycia (odpisy amortyzacyjne) i utrzymania pojazdu wynoszą 1000 zł – 3000 zł.
Jednocześnie pracownik jest zobowiązany do zapewnienia transportu (w dowolnej formie) we własnym zakresie, jeśli musi wykonać czynności służbowe poza firmą. Spółka nie wypłaca żadnych zwrotów związanych z podróżami odbywanymi przez pracownika, w szczególności nie zawiera umów o używanie samochodów prywatnych do celów działalności spółki. Czy spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów całą kwotę wypłaconą pracownikom z tytułu rezygnacji z samochodu służbowego? – pyta czytelnik.
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT (art. 15 ust. 1 zdanie pierwsze ustawy o CIT).
Aby wydatek poniesiony przez podatnika mógł być dla niego kosztem uzyskania przychodów, muszą zaistnieć łącznie następujące przesłanki:
- koszt został poniesiony przez podatnika,