Otrzymanie od kontrahenta zabezpieczenia w postaci kaucji gwarancyjnej to zdarzenie, które powoduje wątpliwości w zakresie jego kwalifikacji podatkowej. Praktyka ta jest często stosowana, zwłaszcza na rynku usług wynajmu (zarówno nieruchomości, jak i rzeczy ruchomych), gdzie zawarcie umowy wiąże się z koniecznością zapłaty przez najemcę określonej sumy o charakterze zwrotnym. Ma ona co do zasady stanowić zabezpieczenie wynajmującego w zakresie zaistnienia ewentualnych szkód w przedmiocie najmu. Jeśli w okresie używania przedmiotu najmu takie szkody nie zaistnieją, to jest zwracana najemcy po wygaśnięciu umowy.

Pierwszym zagadnieniem, budzącym podatkowe wątpliwości, jest ewentualne uznanie otrzymanej kaucji gwarancyjnej za przychód podatkowy w rozumieniu ustaw o PIT i o CIT. Za przychody z działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy o PIT uznaje się przychody należne choćby nie zostały faktycznie uzyskane (art. 14 ust. 1 ustawy o PIT). Z kolei w ustawie o CIT regułą jest, że przychodami są m.in. otrzymane pieniądze (art. 12 ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT). Otrzymana kaucja gwarancyjna, z uwagi na jej zwrotny charakter, nie ma jednak charakteru definitywnego przysporzenia majątkowego. Dlatego otrzymanie tytułem zabezpieczenia zobowiązania kaucji o charakterze zwrotnym nie prowadzi do powstania przychodu z chwilą jej otrzymania.

Kolejne zagadnienie, na które warto zwrócić uwagę, to dopuszczalność zaliczenia w ciężar kosztów uzyskania przychodów zapłaconej kaucji gwarancyjnej. Zasadą wynikającą z treści zarówno ustawy o PIT, jak i ustawy o CIT jest, że za podatkowe koszty uzyskania przychodów uznaje się koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu bądź zabezpieczenia albo zachowania jego źródła, z wyjątkiem kosztów, które nie są uznawane za koszty podatkowe, a zostały wskazane w obu wymienionych ustawach. Istotną cechą kosztu w kontekście dopuszczalności jego zaliczenia w ciężar kosztów uzyskania przychodów jest więc jego poniesienie. Prowadzi to do wniosku, że kosztem podatkowym będzie wyłącznie taki koszt, który definitywnie obciąża podatnika. Takim natomiast niewątpliwie nie jest zapłacona tytułem zabezpieczenia kaucja, która ma charakter zwrotny. Podobnie jak otrzymanie kaucji o charakterze zwrotnym nie determinuje powstania przychodu, tak i zapłata takiej kwoty nie prowadzi do możliwości rozpoznania kosztu podatkowego. Pogląd w zakresie neutralności podatkowej kaucji gwarancyjnej potwierdzają organy podatkowe, m.in. Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 29 kwietnia 2011 r. (IBPBI/1/ 415-96/11/RM).

Jeżeli otrzymana kaucja o charakterze zwrotnym jest wykorzystywana dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej podatnika, który ją otrzymał, to w istocie przedsiębiorca taki otrzymuje świadczenie w postaci nieodpłatnego korzystania z powierzonych mu środków finansowych. Przedsiębiorca korzystający z takich środków osiąga korzyść o charakterze nieodpłatnym, która jest przychodem podatkowym, odpowiadającym wartości koniecznych kosztów pozyskania środków finansowych w drodze umowy pożyczki lub kredytu. Jest to bowiem przychód ze świadczeń o charakterze nieodpłatnym. Opinię taką potwierdził m.in. NSA wyrokiem z 30 kwietnia 2015 r. (II FSK 917/13).

Autor jest doradcą podatkowym