Amortyzacja: jak księgować wydatki na przystosowanie budynku pod wynajem

Prowadząc działalność gospodarczą, przedsiębiorcy często decydują się wprowadzenie do firmy elementów prywatnego majątku, np. nieruchomości. Ponosząc koszty związane ze zmianą przeznaczenia nieruchomości zadają sobie pytanie, czy wydatki poniesione na przystosowanie budynku pod wynajem mogą stanowić koszty uzyskania przychodów oraz czy lokal powinien zostać wprowadzony do ewidencji środków trwałych firmy. Co zrobić, aby nie narazić się na przykre konsekwencje w rozliczeniach z fiskusem?

Co można uznać za środek trwały...

Przed wprowadzeniem prywatnego majątku do firmy należy zwrócić szczególną uwagę, czy może on zostać uznany za środek trwały. Zgodnie z art. 22a ust. 1 ustawy o PIT do środków trwałych można zaliczyć składnik majątku, który spełnia jednocześnie pięć warunków:

1. stanowi własność lub współwłasność podatni- ka,

2. został nabyty lub wytworzony we własnym zakresie,

3. jest kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do używania,

4. jego przewidywany okres używania w działalności przekracza rok,

5. jest wykorzystywany przez podatnika w związku z prowadzoną działalnością lub jest oddany do używania na podstawie umowy leasingu, najmu czy dzierżawy.

Dodatkowo, wartość składnika majątku powinna przekraczać 3500 zł, aby ten musiał zostać wykazany w ewidencji środków trwałych.

... podlegający amortyzacji

Zgodnie z art. 22a ust. 2 ustawy o PIT „amortyzacji podlegają również, (...), niezależnie od przewidywanego okresu używania:

1. przyjęte do używania inwestycje w obcych środkach trwałych (...),

2. budynki i budowle wybudowane na cudzym gruncie,

3. składniki majątku, wymienione w ust. 1, niestanowiące własności lub współwłasności podatnika, wykorzystywane przez niego na potrzeby związane z prowadzoną działalnością na podstawie umowy określonej w art. 23a pkt 1 [umowy leasingu – przyp. autora], zawartej z właścicielem lub współwłaścicielami tych składników – jeżeli zgodnie z przepisami rozdziału 4a odpisów amortyzacyjnych dokonuje korzystający (...)".

Co do zasady, przedsiębiorca może wprowadzić do ewidencji środków trwałych, a tym samym poddać amortyzacji budynki, nawet w sytuacji, gdy będą wykorzystywane w działalności przez okres krótszy niż rok. W związku z tym, przedsiębiorca może ująć w ewidencji prywatną nieruchomość, która przed wprowadzeniem do firmy była wykorzystywana do celów prywatnych. Nieruchomość taką należy wykazać jako środek trwały w miesiącu przekazania jej do użytkowania w prowadzonej działalności.

Mieszkalny czy niemieszkalny

Wprowadzając prywatną nieruchomość do środków trwałych firmy, przedsiębiorca ma prawo do ujmowania w kosztach podatkowych odpisów amortyzacyjnych. Należy zwrócić szczególną uwagę na wybór stawki amortyzacyjnej, ponieważ jej wysokość uzależniona jest od przeznaczenia nieruchomości. Budynki mieszkalne to budynki, w których co najmniej połowa całkowitej powierzchni jest przeznaczona do celów mieszkaniowych. Jeśli mniej niż połowa powierzchni budynku wykorzystywana jest do celów mieszkalnych, nieruchomość sklasyfikowana jest jako budynek niemieszkalny.

Nieruchomości mieszkalne podlegają amortyzacji z zastosowaniem 1,5-proc. stawki amortyzacyjnej. W przypadku nieruchomości niemieszkalnych, właściwą stawką amortyzacji jest 2,5 proc.

Co do zasady, odpisy amortyzacyjne mogą zostać ujęte w kosztach podatkowych dopiero w miesiącu następującym po miesiącu, w którym nieruchomość została wprowadzona do ewidencji środków trwałych.

Uwaga! W przypadku budynków możliwe jest zastosowanie wyłącznie amortyzacji liniowej, metoda degresywna jest niedostępna.

Remont lub modernizacja

Decydując się na przekazanie prywatnej nieruchomości na cele firmowe, przedsiębiorca może ponieść dodatkowe koszty związane z przeprowadzonymi pracami modernizacyjnymi w związku z przystosowaniem nieruchomości pod wynajem. Wydatki związane z remontem lub modernizacją lokalu mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów pod warunkiem, że ich poniesienie będzie uzasadnione. Jednym z powodów przeprowadzonych prac może być np. konieczność modernizacji w celu przystosowania lokalu pod wynajem lub wykorzystywania go w prowadzonej działalności. Jak podatkowo rozliczyć poniesione wydatki? Jeżeli wydatki zostały poniesione przed wprowadzeniem nieruchomości do ewidencji środków trwałych, to czynni podatnicy VAT mogą odliczać VAT na bieżąco w okresie ich poniesienia. Dla celów podatku dochodowego przedsiębiorca powinien przechowywać faktury dokumentujące wydatki związane z przeprowadzonymi pracami, ponieważ po ich zakończeniu wartość netto (w przypadku czynnych podatników VAT mających prawo do odliczenia) z faktur będzie powiększać wartość początkową lokalu, a tym samym zostanie ujęta w kosztach podatkowych w postaci comiesięcznych odpisów amortyzacyjnych.

Warto podkreślić, że jeżeli przed zakończeniem remontu nieruchomość nie była zdatna do użytku, to nie należy wprowadzać jej do ewidencji środków trwałych. Dopiero po zakończeniu remontu lub prac modernizacyjnych przedsiębiorca powinien ująć lokal w majątku firmowym.

Na podstawie oświadczenia

Przed wprowadzeniem prywatnej nieruchomości do firmy, przedsiębiorca powinien sporządzić oświadczenie o przekazaniu prywatnego majątku na cele firmowe. Dokument ten jest podstawą ujęcia prywatnego majątku podatnika w ewidencji środków trwałych.

Nie tylko cena z aktu notarialnego

Ustalając wartość początkową nieruchomości należy potwierdzoną (np. aktem notarialnym) wartość nabycia powiększyć o poniesione koszty związane z przeprowadzonymi pracami modernizacyjnymi lub remontem lokalu. Wraz z nieruchomością, przedsiębiorca przekazuje również na cele firmowe grunt nabyty wraz z budynkiem. Należy jednak pamiętać, że grunty nie podlegają amortyzacji.

W celu ustalenia wartości początkowej nieruchomości mieszkalnej, przedsiębiorca może skorzystać z tzw. amortyzacji uproszczonej 988 zł/m2. Metoda ta ma zastosowanie wyłącznie dla budynków lub lokali mieszkalnych wynajmowanych, wydzierżawianych albo używanych przez podatnika na cele prowadzonej działalności gospodarczej. Amortyzacja 988 zł/m2 polega na przyjęciu w każdym roku podatkowym podstawy odpisów amortyzacyjnych w wartości stanowiącej iloczyn metrów kwadratowych użytkowanej przez właściciela części nieruchomości oraz kwoty 988 zł.

Uwaga! Za powierzchnię użytkową przyjmuje się powierzchnię, która została przyjęta dla celów podatku od nieruchomości.

Indywidualna stawka

Wprowadzając po raz pierwszy do ewidencji środków trwałych budynek, który może zostać uznany za używany lub ulepszony (>patrz ramka), podatnik przy ustalaniu wartości odpisów amortyzacyjnych, może zastosować indywidualne stawki amortyzacyjne. Należy pamiętać, że górna granica stawki dla ulepszonych lub używanych budynków mieszkalnych nie może przekraczać 10 proc. ?

Autor jest specjalistą ds. prawa gospodarczego i podatkowego, wfirma.pl

Budynek ulepszony lub używany z wyższą stawką

Budynki mieszkalne uznaje się za:

używane – jeżeli podatnik wykaże, że przed ich nabyciem były wykorzystywane co najmniej przez okres 60 miesięcy,