Kiedy pracownik nie zapłaci PIT od dofinansowania wakacji

W okresie wakacji wielu pracowników otrzymuje od pracodawców dodatkowe świadczenia wynikające z przyjętego w danej firmie regulaminu wynagrodzeń lub zasad prowadzenia polityki socjalnej. Chodzi o tzw. wczasy pod gruszą. Na płatniku (zakładzie pracy), stosownie do art. 31 ustawy o PIT, ciąży obowiązek obliczania i poboru w ciągu roku zaliczek na podatek dochodowy z tytułu osiąganych przez pracowników od tych zakładów przychodów ze stosunku pracy. Obowiązek poboru zaliczki nie wystąpi jednak wtedy, gdy osiągany przez pracownika przychód korzysta ze zwolnienia z podatku. Pracodawcy wypłacający środki finansowe jako dofinansowanie wypoczynku powinni więc przeanalizować warunki stosowania zwolnień z podatku dochodowego w tym zakresie.

Czytaj także: Wypoczynek dzieci zwolniony z podatku

Odrębne instytucje, odmienne skutki

Chociaż z pozoru świadczenie urlopowe i dofinansowanie wypoczynku z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (zfśs) popularnie zwane wczasami pod gruszą kojarzą się jako rozwiązania tożsame, to jednak z punktu widzenia ustawy o zfśs są to dwie odrębne instytucje. Co więcej, wywołują one odmienne skutki w PIT.

Wypłata świadczenia urlopowego nie jest obowiązkowa. Pracodawca zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty może zamieścić postanowienie o niewypłacaniu świadczenia urlopowego w układzie zbiorowym pracy, a w przypadku nieobjęcia pracowników takim układem - w regulaminie wynagradzania. Z kolei w przypadku ich braku pracodawca informuje pracowników o niewypłacaniu tego świadczenia w pierwszym miesiącu roku kalendarzowego. W konsekwencji, o ile dofinansowanie wypoczynku pracownika ze środków zfśs stanowi przejaw działalności socjalnej pracodawcy w rozumieniu art. 2 pkt 1 ustawy o zfśs, o tyle świadczenie urlopowe wypłacane zazwyczaj przez mniejszych pracodawców, chociaż jest przewidziane regulacjami zfśs, to jednak nie jest kwalifikowane jako działalność socjalna pracodawcy.

Warunki skorzystania z preferencji

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT za przychody m.in. ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. Natomiast na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT zwolniona od podatku jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej (o której mowa w przepisach o zfss) rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1000 zł. Rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi. Zastosowanie zwolnienia możliwe jest zatem w sytuacji, w której łącznie są spełnione poniższe warunki:

1. świadczenie na rzecz pracownika jest związane z finansowaniem działalności socjalnej,

2. świadczenie jest sfinansowane w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych,

3. łączna wysokość tych świadczeń nie przekracza w roku podatkowym 1000 zł.

Przykład

Pracodawca (spółka A) zatrudniający 10 pracowników nie utworzył dobrowolnie zfśs. Jednak w roku 2018 postanowił wypłacać swoim pracownikom świadczenie urlopowe na zasadach wskazanych w art. 3 ust. 4 ustawy o zfśs. W związku z rozpoczęciem 10 lipca 2018 r. urlopów przez pracowników spółki A, dzień wcześniej wypłacono tym pracownikom świadczenia urlopowe. Czy świadczenia te korzystają ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych?

Niestety nie. Świadczenie urlopowe, pomimo iż zostało uregulowane w przepisach ustawy o zfśs, jest wypłacane ze środków innych niż fundusz świadczeń socjalnych czy funduszy związków zawodowych (zazwyczaj ze środków obrotowych firmy). Oznacza to, że nie są dochowane warunki zwolnienia, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT. W konsekwencji, niezależnie od wartości wypłaconego pracownikowi przez spółkę A świadczenia urlopowego, ten przychód pracownika podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Inna kwalifikacja znajdzie zastosowanie w sytuacji, w której świadczenie pieniężne wypłacane pracownikowi pochodzi ze środków funduszu zfśs (wczasy pod gruszą). W takim przypadku w granicach obowiązującego limitu (1000 zł w ciągu roku) może ono korzystać ze zwolnienia z opodatkowania, oczywiście jeżeli dochowane zostaną łącznie warunki z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT.

Warto podkreślić, że ww. kwotowy limit wartości świadczeń socjalnych mogących korzystać z przedmiotowego zwolnienia został od 1 stycznia 2018 r. podwyższony z 380 zł do 1000 zł.

Działalność socjalna

Stosownie do art. 2 pkt 1 ustawy o zfśs działalność socjalna oznacza usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Przykład

Spółka z o.o. zatrudniająca w przeliczeniu na pełne etaty 90 pracowników utworzyła zfśs stosownie do obowiązujących przepisów. Zgodnie z regulaminem tego funduszu, z jego środków wypłacane jest pracownikom dofinansowanie wypoczynku organizowanego we własnym zakresie pod warunkiem wykorzystania co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych urlopu wypoczynkowego. Wysokość dofinansowania przyznawanego poszczególnym pracownikom uzależniona jest od ich sytuacji życiowej, materialnej i rodzinnej, co spełnia warunki działalności socjalnej przewidziane w art. 8 ust. 1 ustawy o zfśs. Czy takie dofinansowanie w granicach limitu 1000 zł rocznie korzysta ze zwolnienia z podatku?

Dofinansowanie samodzielnie organizowanego wypoczynku pracownika ze środków zfśs wg zasad określonych w regulaminie tego funduszu przy zachowaniu warunków uzależnienia świadczeń od sytuacji życiowej, materialnej i rodzinnej zatrudnionego mieści się w zakresie działalności socjalnej w rozumieniu regulacji ustawy o zfśs. Stąd, przy dochowaniu warunków wskazanych w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT, opisane świadczenie korzysta ze zwolnienia z podatku. Kwalifikację taką potwierdził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 30 sierpnia 2017 r. (0114-KDIP3-3.4011.285.2017.1.GF).

Co ze składkami ZUS

Aspekt, na który warto także zwrócić uwagę w kontekście omawianego zagadnienia, to kwestia oskładkowania otrzymywanych przez pracownika wakacyjnych świadczeń od pracodawcy. Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, podstawy wymiaru składek nie stanowią świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Świadczenia finansowane z zfśs stanowiące działalność socjalną pracodawcy, a za takie należy uznać wypłacane ze środków funduszu socjalnego wczasy pod gruszą, są wolne od składek na ZUS.

Podobnie jest w przypadku świadczenia urlopowego wypłacanego ze środków obrotowych pracodawcy. W tym zakresie obowiązuje art. 3 ust. 6 ustawy o zfśs, zgodnie z którym świadczenie urlopowe nie podlega składce na ubezpieczenie społeczne pracowników. Uwaga! Stosownie do § 2 pkt 21 ww. rozporządzenia podstawy wymiaru składek nie stanowią świadczenia urlopowe (wypłacane na podstawie art. 3 ust. 4 ustawy o zfśs) do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego określonej w tej ustawie >patrz ramka.

Przykład

Pracodawca zatrudniający 15 pracowników w pełnym wymiarze czasu pracy (praca w normalnych warunkach) wypłaca swoim pracownikom świadczenie urlopowe (finansowane ze środków obrotowych). Zgodnie z obowiązującym wewnętrznym zakładowym regulaminem wynagradzania przyjęto, że świadczenie urlopowe wypłaca się w wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę (w roku 2018 – 2100 zł). Czy takie świadczenie korzysta w całości ze zwolnienia ze składek ZUS?

Od wypłacanego zgodnie z art. 3 ust. 4 ustawy o zfśs świadczenia urlopowego nie nalicza się składek ZUS, jednak wyłącznie do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego na zfśs. W przypadku wypłaty świadczenia urlopowego w wysokości wyższej niż ta wartość, nadwyżka będzie podlegała składkom na ubezpieczenie. Ponieważ jednak w opisanym przypadku wartość wypłacanego pracownikom świadczenia urlopowego przekracza wartość odpisu podstawowego na zfśs, tak ustalona nadwyżka nie korzysta z wyłączenia z oskładkowania.

Marek Piotrowski jest doradcą podatkowym

podstawa prawna: art. 9 ust. 1, art 12 ust. 1, art 21 ust. 1 pkt 67 i art. 31 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2018 r., poz. 200 ze zm.)

podstawa prawna: art. 2 ust. 1 pkt 1, art. 3 i art. 5 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 2017 r. poz. 2191 ze zm.)

podstawa prawna: § 2 ust. 1 pkt 19 i 21 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn. DzU z 2017 r. poz. 1949)

Kiedy tworzy się zakładowy fundusz

Zgodnie z ustawą o zfśs obowiązek tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych występuje w odniesieniu do pracodawców zatrudniających według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, a także pracodawców prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników.