Powszechnym zjawiskiem w działalności gospodarczej są podróże służbowe pracowników, zarówno te krajowe, jak i zagraniczne. Wyzwaniem dla wielu przedsiębiorców jest odróżnienie oddelegowania pracownika od podróży służbowej. Wbrew pozorom różnica między tymi dwoma bardzo podobnymi zagadnieniami nie jest tylko kwestią akademickiego sporu, lecz ma swoje konsekwencje zarówno w rozliczeniach pracodawcy, jak i pracownika.
Dwie różne kategorie
Z oddelegowaniem pracownika mamy do czynienia, gdy przedsiębiorca wyśle (przydzieli) pracownika do wykonywania pracy na określony czas do miejscowości innej niż wskazana w umowie o pracę, co wiąże się ze zmianą wskazanego w umowie miejsca wykonywania pracy. Zmiana taka następuje poprzez podpisanie aneksu do umowy o pracę, zmieniającego warunki pracy. Co istotne, w przepisach prawa nie ma definicji oddelegowania, co często jest przyczyną sporów z organami kontroli w zakresie zachowania wymogów formalnych związanych ze stosunkiem pracy. Pewną podpowiedź w tym zakresie może dać analiza orzecznictwa sądowego, zgodnie z którym o oddelegowaniu możemy mówić w sytuacji długotrwałej zmiany miejsca wykonywania pracy przez pracownika. Jednak wciąż będzie to tylko pewne przybliżenie, a nie zdefiniowanie pojęcia „oddelegowanie".
Natomiast podróż służbowa to taka podróż, którą pracownik odbywa na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy lub stałe miejsce jego pracy.
Jedną z podstawowych różnic pomiędzy oddelegowaniem a podróżą służbową jest to, że oddelegowanie wiąże się z czasową zmianą miejsca wykonywania pracy, która (przynajmniej w przypadku, gdy oddelegowanie jest dłuższe niż trzy miesiące) wymaga zmiany umowy o pracę lub jej odpowiedniego aneksowania. Zmianę taką można wprowadzić na podstawie wypowiedzenia warunków pracy (art. 42 kodeksu pracy) lub – wobec zgodniej woli obu stron – w drodze porozumienia zmieniającego. W przypadku oddelegowania, pracownikowi nie przysługują dodatkowe należności. Pracodawca może natomiast (nie ma takiego obowiązku) wypłacić dodatek za rozłąkę lub innego rodzaju dodatki, np. związane z ponoszeniem przez pracownika kosztów zamieszkania poza jego stałym miejscem pobytu. Dodatki wypłacone pracownikowi w związku z oddelegowaniem nie będą mogły jednak korzystać ze zwolnienia podatkowego oraz zwolnienia z oskładkowania. Będą one przychodem pracownika i jako takie będą podlegać opodatkowaniu.
Druk z wytycznymi
Dokumentem stwierdzającym odbycie podróży służbowej jest tzw. polecenie wyjazdu służbowego. Polecenie wyjazdu służbowego powinno określać miejsce i cel wyjazdu służbowego, czas trwania, środek transportu, wysokość otrzymanej zaliczki na pokrycie kosztów wyjazdu, datę rozliczenia się z wydatków poniesionych podczas delegacji oraz podpis przełożonego lub innej upoważnionej osoby. Polecenie wydane na piśmie nie jest wymagane, ale żeby uniknąć nieporozumień, warto sporządzić taki druk. Osobą wydającą polecenie wyjazdu jest pracodawca. Jeśli pracownik odmówi wykonania polecenia, czyli nie pojedzie w podróż służbową, pracodawca może wobec niego wyciągnąć odpowiednie konsekwencje. Nie dotyczy to kobiet w ciąży oraz jednego z rodziców opiekujących się dzieckiem do czwartego roku życia.