PIT: zwrot wydatków na wyjazdy nie jest przychodem dla mobilnego pracownika

Opłaty za hotel czy transport, ponoszone przez zatrudnionego przy realizacji zadań w różnych częściach kraju, są niezbędne do wykonania obowiązków służbowych. Otrzymując ich zwrot, pracownik nie uzyskuje realnych korzyści majątkowych.

Publikacja: 27.06.2018 06:20

PIT: zwrot wydatków na wyjazdy nie jest przychodem dla mobilnego pracownika

Foto: Adobe Stock

Tak uznał Dyrektor Krajowej Izby Skarbowej w interpretacji z 9 maja 2018 r. (0112- KDIL3-1.4011.166.2018.1.AMN).

W przedstawionym w interpretacji zdarzeniu przyszłym podatnik wskazał, że w spółce, na podstawie umowy o pracę, został zatrudniony audytor wewnętrzny, którego zadaniem będzie przeprowadzanie kontroli wewnętrznej sklepów podatnika, znajdujących się w różnych częściach Polski. Tym samym, wysoce prawdopodobne jest, iż ze względu na wielkość obszaru pracy i rozległy zakres zadań zleconych przez pracodawcę, pracownik zmuszony będzie do częstego pozostawania na nocleg poza miejscem zamieszkania, celem należytego wykonywania obowiązków służbowych. Wyjazdy, pomimo że będą nieodłącznym i stałym elementem wykonywania pracy przez tego pracownika, nie mogą być uznane za podróż służbową w rozumieniu przepisów kodeksu Pracy. Niemniej jednak, ponoszone przez pracownika wydatki związane z noclegiem lub dojazdem do miejsca wykonywania zadania (takie jak paliwo, bilety PKP, przejazdy płatnymi drogami lub płatne parkingi), stanowiące jednocześnie warunek konieczny do wykonywania tych zadań i mające bezpośredni związek z ich wykonywaniem będą każdorazowo potwierdzane przez pracownika za pomocą rachunków oraz faktur, a następnie zwracane mu, po uprzedniej akceptacji działu księgowego oraz bezpośredniego przełożonego.

Czytaj też:

PIT: Nocleg w trasie jest przychodem pracownika mobilnego

Noclegi pracowników mobilnych bez PIT

Stanowisko korzystne dla firmy...

Na tle tak przedstawionego zdarzenia przyszłego podatnik zadał pytanie o prawidłowość wskazanego przez siebie stanowiska, zgodnie z którym opisane powyżej wydatki nie będą stanowiły przychodu podlegającego opodatkowaniu i podatnik nie jest płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych, a tym samym nie nalicza, nie pobiera i nie odprowadza PIT od zwróconych pracownikowi wydatków, związanych z wykonywanymi przez niego czynnościami służbowymi.

... potwierdził organ

Dyrektor KIS uznał stanowisko spółki za prawidłowe. Przypomniał, że zgodnie z wyrokiem Trybunału Konstytucyjnego (TK) z 8 lipca 2014 r. (K 7/13) za przychód pracownika mogą być uznane świadczenia, które:

- zostały spełnione za zgodą pracownika,

- zostały spełnione w jego interesie, a nie w interesie pracodawcy i przyniosły mu korzyści w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść, przy czym,

- korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi.

W uzupełnieniu Dyrektor KIS wskazał również na wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego, w których to, w nawiązaniu do wyroku TK, stwierdzono, że pomimo, iż skorzystanie ze świadczenia w postaci noclegu wykupionego przez pracodawcę następuje za zgodą pracownika, to nie jest spełnione w jego interesie, ale w interesie pracodawcy obowiązanego do właściwego zorganizowania pracy (II FSK 2280/12). Co więcej, Dyrektor KIS wskazał również, że obowiązek zapewnienia prawidłowej organizacji pracy nie może być utożsamiany tylko z zapewnieniem biurka, materiałów biurowych, czy pokryciem kosztów eksploatacji samochodu służbowego i kosztów zużytej energii elektrycznej. Obowiązek ten należy odnosić i analizować w kontekście konkretnych obowiązków pracowniczych i wynikających z tych obowiązków oczekiwań pracodawcy (II FSK 2387/12).

W konsekwencji organ uznał, że wynikające z konieczności wykonywania czynności służbowych wydatki ponoszone przez pracownika na nocleg i koszty dojazdu, zwracane przez podatnika na podstawie faktur/rachunków, nie będą stanowić dla tego pracownika przychodu ze stosunku pracy podlegającego opodatkowaniu PIT. Spółka, działając jako płatnik, nie będzie więc miała obowiązku obliczenia, pobrania i odprowadzenia do urzędu skarbowego zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od kwoty przedmiotowego świadczenia. ?

Komentarz eksperta

Sonia Mango, starsza konsultantka w dziale Doradztwa Podatkowego Deloitte

Stanowisko Dyrektora KIS jest bez wątpienia korzystne dla podatników i dowodzi zarazem, że organy podatkowe złagodziły swoje stanowisko w sprawie wydatków ponoszonych przez pracowników mobilnych. Zaprezentowany w interpretacji pogląd jest zbieżny z prezentowaną w ostatnim czasie, pozytywną dla pracowników przemieszczających się, linią orzeczniczą, zgodnie z którą zwrot przez pracodawcę kosztu noclegu i wydatków będących nieodłącznym elementem prawidłowego i efektywnego wykonywania obowiązków pracowniczych nie jest przychodem ze stosunku pracy.

Tym samym, nie sposób nie zgodzić się zarówno ze stanowiskiem organu, jak i przywołanym przez niego orzecznictwem. Warto też zwrócić uwagę na dwie wypływające z nich konkluzje. Przede wszystkim, w przypadku pracownika mobilnego to właśnie nocleg, a nie biurko czy materiały biurowe stanowią swego rodzaju narzędzie pracy. Po drugie, przypadek, w którym w odpowiedzi na konkretne obowiązki służbowe pracodawca zapewnia pracownikowi nocleg, znacznie różni się od sytuacji zapewnienia pracownikowi dodatkowych świadczeń, takich jak pakiety medyczne lub karnety sportowe.

Niewątpliwie jednak, w celu uniknięcia sporów z organami podatkowymi, przedsiębiorcy za każdym razem powinni przeprowadzić dogłębną analizę przypadku, m.in. z uwzględnieniem wytycznych zawartych w wyroku TK z 8 lipca 2014 r. (K 7/13) i na tej podstawie określić, czy dany wydatek może być przychodem pracownika ze stosunku pracy, jak również rozważyć wystąpienie z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej w tym zakresie. ?

Tak uznał Dyrektor Krajowej Izby Skarbowej w interpretacji z 9 maja 2018 r. (0112- KDIL3-1.4011.166.2018.1.AMN).

W przedstawionym w interpretacji zdarzeniu przyszłym podatnik wskazał, że w spółce, na podstawie umowy o pracę, został zatrudniony audytor wewnętrzny, którego zadaniem będzie przeprowadzanie kontroli wewnętrznej sklepów podatnika, znajdujących się w różnych częściach Polski. Tym samym, wysoce prawdopodobne jest, iż ze względu na wielkość obszaru pracy i rozległy zakres zadań zleconych przez pracodawcę, pracownik zmuszony będzie do częstego pozostawania na nocleg poza miejscem zamieszkania, celem należytego wykonywania obowiązków służbowych. Wyjazdy, pomimo że będą nieodłącznym i stałym elementem wykonywania pracy przez tego pracownika, nie mogą być uznane za podróż służbową w rozumieniu przepisów kodeksu Pracy. Niemniej jednak, ponoszone przez pracownika wydatki związane z noclegiem lub dojazdem do miejsca wykonywania zadania (takie jak paliwo, bilety PKP, przejazdy płatnymi drogami lub płatne parkingi), stanowiące jednocześnie warunek konieczny do wykonywania tych zadań i mające bezpośredni związek z ich wykonywaniem będą każdorazowo potwierdzane przez pracownika za pomocą rachunków oraz faktur, a następnie zwracane mu, po uprzedniej akceptacji działu księgowego oraz bezpośredniego przełożonego.

2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
ZUS
ZUS przekazał ważne informacje na temat rozliczenia składki zdrowotnej
Materiał Promocyjny
Wykup samochodu z leasingu – co warto wiedzieć?
Prawo karne
NIK zawiadamia prokuraturę o próbie usunięcia przemocą Mariana Banasia
Aplikacje i egzaminy
Znów mniej chętnych na prawnicze egzaminy zawodowe
Prawnicy
Prokurator Ewa Wrzosek: Nie popełniłam żadnego przestępstwa
Prawnicy
Rzecznik dyscyplinarny adwokatów przegrał w sprawie zgubionego pendrive'a