- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
- został poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
- został właściwie udokumentowany,
- nie jest kosztem wymienionym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.
Katalog wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, pomimo ich związku z przychodami i prowadzoną działalnością gospodarczą, zawarty został w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Należy jednak mieć na uwadze, że samo wyliczenie w tym przepisie kosztów, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, nie stwarza domniemania, że wszelkie pozostałe koszty, które nie są w nim wymienione, zostaną ex lege uznane za koszty mające wpływ na podstawę opodatkowania.
Stosownie do art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o PIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kar umownych i odszkodowań z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad albo zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.