Wielu drobnych przedsiębiorców prowadzących działalność w formie jednoosobowych firm wykorzystuje dla celów tej działalności swój prywatny, często rodzinny samochód osobowy. Powstaje więc pytanie o zasady rozliczeń wydatków związanych z wykorzystywaniem niestanowiącego środka trwałego prywatnego samochodu przedsiębiorcy dla celów służbowych.
Do kosztów uzyskania przychodów mogą zostać zaliczone tylko te wydatki, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania lub zabezpieczenia jego źródła z wyjątkiem tych kosztów, które – chociaż spełniają powyższe warunki – wymienione zostały w treści ustawy o PIT jako wydatki nieuznawane za koszty uzyskania przychodu. I tak zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT do kosztów podatkowych nie mogą zostać zaliczone wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego stanowiące- go własność przedsiębiorcy w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu (obecnie 0,8358 zł za 1 km przebiegu samochodu o pojemności silnika powyżej 900 cm sześc. oraz 0,5214 zł w przypadku samochodu wyposażonego w silnik o pojemności poniżej 900 cm sześc.). Wydatki związane z używaniem prywatnego samochodu, które przedsiębiorca może ująć w kosztach podatkowych, zostały więc ograniczone do wysokości wyliczeń wynikających z przyjętego wskaźnika. W efekcie przepis ten nakłada na podatników rozliczających podatkowo tego typu koszty obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Zarówno jej wymagana treść, jak i zasady sporządzania zostały określone w art. 23 ust. 5 i 7 ustawy o PIT.
Przepisy określają także następstwa braku prowadzenia tego wykazu. Otóż w razie braku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu ponoszone przez podatnika wydatki z tytułu używania samochodu nie stanowią kosztów uzyskania przychodu.
Wydatki, które mogą zostać zaliczone do kosztów, powinny być poniesione w związku z wykorzystaniem samochodu dla potrzeb działalności gospodarczej. Co więcej, powinny być w sposób należyty udokumentowane. Tego typu wydatkami nie mogą więc być np. koszty paliwa ponoszone i zużyte w trakcie urlopu przedsiębiorcy.
W treści ewidencji przebiegu pojazdu, zgodnie z art. 23 ust. 7 ustawy o PIT, obok innych wymaganych elementów, przedsiębiorca musi wykazać nie tylko przebieg trasy (skąd–dokąd), ale też cel wyjazdu, który pozwoli na uznanie, że dany przejazd odbył się w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Tym samym, w treści prowadzonej ewidencji przebiegu mogą być wykazywane tylko te przejazdy, które mają związek z prowadzeniem firmy. Za takie mogą zostać również uznane przejazdy z miejsca zamieszkania przedsiębiorcy do miejsca, w którym działalność gospodarcza jest faktycznie prowadzona, jeżeli przejazdy te służą prawidłowemu funkcjonowaniu firmy. Potwierdziła to m.in. Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 12 czerwca 2008 r. (ITPB1/415-221/08/DP). Przedsiębiorca wykorzystujący do firmowych celów swój prywatny samochód osobowy może zatem w ewidencji przebiegu ująć zarówno przejazd z miejsca zamieszkania do miejsca prowadzonej działalności, jak i przejazd powrotny, oczywiście jeżeli wykonywane są dla potrzeb prowadzonej aktywności gospodarczej.
