Koszty i przychody, zarówno w myśl ustawy o rachunkowości (dalej: uor), jak i ustawy o CIT ujmowane są co do zasady memoriałowo. Różnica pomiędzy ujęciem bilansowym i podatkowym ujęciem dotyczy momentu ich rzeczywistego poniesienia.
Niezależnie od terminu zapłaty
W ramach zamykania okresów sprawozdawczych jednostki ujmują w księgach rachunkowych koszty i przychody w celu ustalenia wyniku finansowego podmiotu. Obydwie ustawy wymagają, aby w księgach rachunkowych ująć wszelkie koszty oraz przychody dotyczące danego okresu sprawozdawczego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Jednak dla celów rozliczeń podatkowych nie rozpoznamy kosztów wymienionych w art. 16 pkt 1 ustawy o CIT, które jednocześnie mogą być dla podmiotu kosztami rachunkowymi.
Z ustawy o rachunkowości oraz krajowych standardów rachunkowości wynika, że koszty, jakie należy wliczyć do wyniku okresu sprawozdawczego, obejmują wszelkie koszty, bezpośrednio oraz pośrednio związane z przychodami okresu sprawozdawczego poniesione przez jednostkę, niezależnie od terminu ich zapłaty. Koszty ujmowane są w księgach rachunkowych na podstawie rachunków, faktur, dowodów wewnętrznych (np. amortyzacja środków trwałych, koszty prenumerat rozliczanych w czasie) i innych, które uor dopuszcza jako dowód księgowy. Koszty należy ująć w księgach i wykazać w wyniku finansowym również wtedy, gdy jednostka nie otrzymała jeszcze faktury ani rachunku oraz gdy nie jest pewna ostatecznej wartości poniesionego kosztu, jednak koszt ten dotyczy bieżącego okresu sprawozdawczego.
W księgach rachunkowych należy ująć również te koszty, które dotyczą okresu sprawozdawczego, ale które nie zostały jeszcze zapłacone, lub świadczenia z nimi związane, które nie zostały jeszcze wykonane. Takie koszty ujmuje się w księgach w postaci rezerw >patrz ramka i pomniejszają one wynik jednostki.
Przykład
Poprzez rezerwy jednostka ujmie w kosztach m.in. odprawy emerytalne lub świadczenia gwarancyjne, koszty audytu za bieżący rok obrotowy, ekwiwalenty urlopowe, odprawy emerytalne i inne.