Wszystkie opisane powyżej działania generują co do zasady dodatkowe koszty dla przedsiębiorstwa, przy czym koszty te są na ogół dużo wyższe na etapie wdrażania tych rozwiązań niż w kolejnych okresach, za które można skorzystać z ulgi.
Ważna jest spójność działań
Warto mieć również na uwadze pozapodatkowe aspekty działalności badawczo-rozwojowej. Przykładowo, w interpretacji z 27 grudnia 2016 r. (2461-IBPB-1-3.4510. 816.2016.2.AW) Izba Skarbowa w Katowicach stwierdziła, że tworzenie i rozwój audycji telewizyjnych nie mieści się w definicji działalności badawczo-rozwojowej, przy czym – nie uzasadniając właściwie swojego stanowiska – wskazała, że wnioskująca spółka w istocie też tak uważa, ponieważ nie deklarowała takiej działalności w sprawozdaniach o działalności badawczo-rozwojowej składanych do Głównego Urzędu Statystycznego. Chociaż taki sposób argumentacji nie zasługuje na aprobatę choćby z uwagi na autonomię prawa podatkowego, to jednak warto mieć na względzie, że w praktyce często istotny jest całokształt okoliczności i spójność działań podatnika. Szczególnego znaczenia może to nabrać wówczas, gdy czynniki subiektywne muszą być brane przy kwalifikowaniu danych prac jako działalności badawczo- -rozwojowej, ponieważ ze względu na specyfikę działalności danego podatnika trudno jest wyznaczyć obiektywne kryteria takiej działalności.
Z tych powodów należy więc zwrócić uwagę m.in. na działalność PKD przedsiębiorcy (zarówno tę w akcie założycielskim, jak i tę zrejestrowaną w KRS), politykę rachunkowości, regulaminy wewnętrzne, umowy o pracę i pozostałe dokumenty dotyczące zatrudnienia pracowników zajmujących się działalnością badawczo-rozwojową oraz dokumentację związaną z partycypowaniem podmiotów trzecich w koszach działalności badawczo-rozwojowej (dofinansowanie, granty, rozliczanie w relacjach z podmiotami powiązanymi itp.).
Kalkulacja oszczędności
Kalkulację opłacalności ulgi należy rozpocząć od obliczenia potencjalnych korzyści poprzez:
- ustalenie jaka część wydatków na działalność badawczo-rozwojową spełnia kryteria kosztów kwalifikowanych;
- wyodrębnienie z powyższych wydatków kosztów osobowych oraz kosztów pozostałych przypadających na działalność badawczo-rozwojową (ten krok może być pominięty, jeśli ten sam limit znajduje zastosowanie do wszystkich kosztów);